Функциональная структура управления компанией: элементы в составе, цель и особенности применения, виды, преимущества и недостатки

Под функциональной организационной структурой предполагается такая форма управления, где сотрудники разделены на подгруппы, на каждую из которых возложено выполнение главных или второстепенных задач в работе компании. Как правило, эти подразделения занимаются производством, финансовыми операциями, торговлей выпускаемой продукции. Если разделение функций сотрудников частичное, выполнение определенных функций происходит на высоком иерархическом уровне управления. Иерархия будет единой для нескольких подразделений (клиентских, продуктовых, региональных). Из-за этого возникают гибридные формы организационных структур линейно-функционального типа.

Что такое организационная структура управления? Какие элементы в составе

Организационная структура управления (ОСУ) в менеджменте — это взаимно связанные между собой элементы, которые образуют упорядоченную комбинацию, благодаря чему компания работает и развиваться, как единое целое. Таким образом, это форма, в соответствии с которой между членами компании распределяются действия для обеспечения работы, между ними строятся связи подчинения, что способствует формированию иерархических уровней управленческого процесса.

Функциональная структура управления состоит из таких элементов:

• подразделений или звеньев — должности сотрудника или функций;
• управленческих уровней — положение, которое занимает подразделение в иерархии управленческого процесс в отношении подчиненных и сотрудника, которое стоит выше;
• вертикальных и горизонтальных связей — представление о том, как функционально взаимодействуют подразделения по регламенту.

Какой должна быть функциональная организационная структура?

Структура большинства компаний состоит из многочисленных отделов, каждый из которых занимается решением поставленных задач. Работа выполняется сотрудниками подразделений, при этом задачи распределяются на узкие специализированные должности. Таким образом, компания обладает функциональной организационной структурой. Но сотрудники не группируются, чтобы работать над одним проектом,  группировка осуществляется в зависимости от сферы деятельности, например, обслуживают клиентов, занимаются маркетинговой работой, проводят финансовые операции и др.

К примеру, сотрудники маркетингового подразделения создают рекламу, организуют рекламные кампании в социальных сетях, придумывают новую продукцию, которую впоследствии будет выпускать компания. Финансовое подразделение занимается отслеживанием денежных средств, оплатой счетов, сборами налогов. Производственное подразделение, где работают инженера, отвечает за выпуск продукции компании.

Функциональная структура управления компанией становится такой, чтобы сотрудники, которые имеют похожие профессиональные знания и умения, объединялись, помогая друг другу, перенимая опыт. Возможна стандартизация, к примеру, процедур финансового характера, для подразделения.

Внедрение функциональной организационной структуры повысит производительность  подразделений, потому что специалисты смогут найти ответы в своем отделе. Одновременно с тем возникают сложности во взаимодействии разных отраслей, когда реализуется крупный проект и требуется больше опыта. Также возможна потеря связи между отдельными подразделениями компании, что негативно отразиться на работе.

Функциональную структуру управления рационально использовать в компаниях, где есть четкое определение  процессов. Однако руководству потребуется найти такие способы, чтобы на межведомственном уровне объединить сотрудников для предотвращения их работы сверх собственных усилий.

С какой целью внедряется?

Внедрение такого формата управления позволяет эффективно сочетать централизованную и децентрализованную формы. Для решения данной задачи создаются автономные блоки, на каждом из которых лежит ответственность за конкретное направление в работе компании. Благодаря этому подразделения могут самостоятельно и в пределах своей компетенции принимать решения. Что касается стратегических решений, от которых зависит работа всей компании, они принимаются на верхнем уровне иерархии управления.

Классификация

Существуют разные критерии, которые используются для формирования подразделений в функциональной структуре:

• на каждом подразделении компании лежит ответственность за конкретный регион;
• организация происходит вокруг разных продуктов или их линеек;
• организация подразделений происходит в зависимости от разных рыночных сегментов, групп потребителей.

Руководство каждой компании при выборе функциональной структуры управления самостоятельно выбирает критерий.

Когда целесообразно применять?

Функциональная система управления больше всего подходит для таких видов компаний:

• узкой специализации;
• научно-исследовательских;
• небольших с ограниченным ассортиментом;
• выпускающих продукцию одного вида.

Подобная форма управления редко используется сама по себе, потому что сложно координировать потоки информации узкой специализации, оперативно реагировать при изменениях. Поэтому функциональную структуру нередко сочетают с линейной для упорядочивания иерархии управленческого процесса и формализации коммуникаций в компании.

Преимущества и недостатки

Внедрение функциональной структуры управления позволяет добиться высокой эффективности работы компании. Это достигается совместной работой и выполнением схожих функций сотрудниками, имеющими общие навыки и знания. Значительно повышается качество деятельности компании, каждый участник команды становится экспертом в своей отрасли, его работа будет более качественной и эффективной.

Основные плюсы

Нужно выделить такие преимущества функциональной структуры управления:

• специализация — сосредоточенность отделов на работе в одном направлении;
• повышенная производительность, когда у каждого сотрудника есть опыт решения задач, которые на него возложены;
• подотчетность, наличие четких управленческих линий;
• точность, когда каждый сотрудник понимает поставленные задачи, как собственные, так и других работников.

Преимуществом считается и то, что улучшается взаимодействие между подразделениями, как следствие, повышается производительность компании.

Основные минусы

Функциональная структура управления отличается такими минусами, как:

1. Снижается гибкость. Процесс согласования между подразделениями занимает больше времени, что приводит к снижению гибкости компании.
2. Ограничивается ответственность. Из-за этого между подразделениями не исключены конфликтные ситуации и отсутствие координации.
3. Принимаемые решения не эффективны. Функциональные руководители не могут гарантировать принятие решений, отражающихся на компании, потому что не владеют информацией о работе других подразделений в достаточном объеме.
4. Сложно координировать функции. Это объясняется независимым функционированием каждого подразделения. 

Кроме этого, сотрудники могут понять, что ограничением  профессионального роста становится конкретная область знаний.

Основа функциональной структуры управления

В основе функциональной структуры управления принцип разделения работы на функции, в результате чего на каждом сотруднике компании лежит ответственность за то, чтобы выполнялись определенные функции. 

Основные принципы:

• Повышение профессиональных навыков. Сотрудники могут осваивать некоторые функции, что способствует повышению профессионализма и более эффективной работе.
• Улучшение координации. Работа отделов становится более координированной, потому что все сотрудники знают свои задачи и функциональные обязанности.
• Снижение затрат на управленческую деятельность. У каждого сотрудника своя функция, поэтому не требуется координирование разных подразделений.
• Повышение эффективности работы компании. Каждый сотрудник сосредоточен непосредственно на одном направлении работы.

Таким образом, при внедрении функциональной системы управления в компании создаются подразделения, каждое из которых занимается своей работой.

Особенности внедрения системы

Перед внедрением требуется тщательная подготовка и разгрузка подразделений, а не просто постановка перед специалистами сложных задач и ожидание их мгновенного и качественного исполнения. Вся ответственность за распределения задач и контроль их выполнения ложится на руководителя. 

Методы преодоления проблем в работе функциональной структуры управления

Для совершенствования работы функциональной структуры требуется:

1. Задействовать в проект представителей различных направлений, что способствует налаживанию контактами между отделами компании.
2. Ориентироваться на общие цели компании, которые будут поддерживаться коллективом.
3. Объединить задачи, которые дублируются между подразделениями, чтобы работа выполнялась совместно, а не каждым из них в отдельности.
4. Организовывать встречи, чтобы сотрудники могли сообщить друг другу о происходящем.
5. Внедрять интерсети, обмен документацией, приложения для управления проектами для облегчения координации при совместной работе персонала компании.
6. Обеспечить гибкость ротации, чтобы сотрудники могли поработать в другом подразделении для понимания специфики и выработки разных позиций по конкретным проблемам.
7. Оценивать работу сотрудников в команде, не только отдельные достижения в работе, а  производительность в целом.

Также требуется обеспечить поощрение взаимодействия работников, чтобы при необходимости отдел мог обратиться за помощью к другому подразделению.

Пример функциональной организационной структуры

Для понимания функциональной структуры управления следует рассмотреть, как она организована в компании, которая производит и реализует одежду. Возможны следующие подразделения:

• Производственное. Изготавливает одежду, обеспечивает поставки материалов и сырья;
• маркетинговое. Исследует рынок, разрабатывает рекламные кампании, продвигает продукцию компании.
• Финансовое. Осуществляет контроль финансовых средств и операций, выполняет разработку мер, чтобы снизить затраты.
• По продажам. Организовывает реализацию продукцию, занимается предоставление товаров компании потребителю.
• По работе с персоналом. Отвечает за деятельность всех отраслей, занимается принятием важных решений в обеспечении компании кадровым составом.

Только при правильном внедрении функциональной структуры управления можно оценить ее преимущества в собственной компании. Это позволит соблюдать порядок во время принятия решений, избежать разногласий, определить лидера проектов, понять, как работает организация. Функциональная структура управления — это не только распределение сотрудников по подразделениям и выдача заданий. Поэтому подходит такое решение только для руководителей с большим опытом.