Контроль и его виды

Фото: Kandinsky

Понятие и виды контроля

🤔 Определение

Контроль — это процесс наблюдения, проверки и оценки деятельности, задач или процессов с целью обеспечения их соответствия установленным стандартам, планам или целям

Контроль является важной функцией управления, обеспечивающей достижение целей организации и своевременную корректировку действий при необходимости.

Виды контроля:

1. Предварительный контроль: Осуществляется до начала выполнения работ или задач. Цель предварительного контроля — обеспечить правильное планирование и подготовку, чтобы минимизировать возможные ошибки в дальнейшем. Например, проверка качества материалов перед началом производства.
2. Текущий контроль: Проводится в процессе выполнения работы или реализации проекта. Текущий контроль позволяет выявлять отклонения от плана на ранних этапах и вносить необходимые корректировки. Примеры включают ежедневное или еженедельное мониторинг выполнения задач, контроль качества продукции в процессе её изготовления.
3. Заключительный контроль: Осуществляется после завершения работы или проекта. Его цель — оценка достигнутых результатов, выявление отклонений и их причин, а также оценка эффективности работы в целом. Примеры включают финальный отчет по проекту или проверку готовой продукции перед отправкой клиенту.
4. Административный контроль: Включает в себя процедуры, направленные на обеспечение соответствия организационной деятельности законодательным требованиям и внутренним политикам. Примеры включают контроль соблюдения правил безопасности, учет рабочего времени и другие административные процессы.
5. Финансовый контроль: Направлен на проверку правильности ведения финансовой документации и использование финансовых ресурсов. Этот вид контроля помогает предотвратить финансовые риски, мошенничество и неправильное распределение ресурсов.
6. Технический контроль: Связан с проверкой технических параметров и стандартов, таких как качество продукции, соответствие техническим условиям или стандартам безопасности.
7. Стратегический контроль: Осуществляется на уровне высшего руководства организации и направлен на оценку реализации долгосрочных стратегических целей и соответствие текущих действий компании общей стратегии.

Контроль позволяет организации поддерживать дисциплину, эффективно использовать ресурсы и достигать поставленных целей, обеспечивая гибкость в управлении и возможность своевременно реагировать на изменения во внешней и внутренней среде.

Мониторинг и оценка результатов

Мониторинг и оценка результатов — это важные процессы управления, направленные на отслеживание прогресса и оценку достижения целей, что позволяет принимать обоснованные управленческие решения.

🤔 Определение

Мониторинг представляет собой непрерывный процесс сбора, анализа и использования информации для отслеживания прогресса выполнения задач или проектов

Он осуществляется на всех этапах выполнения проекта и служит для своевременного выявления отклонений от плана, что позволяет вносить коррективы в реальном времени.

Основные цели мониторинга — это обеспечение соответствия деятельности установленным стандартам, соблюдение сроков и бюджетов, а также выявление проблем на ранних стадиях.

🤔 Определение

Оценка результатов — это процесс анализа и интерпретации данных, полученных в результате мониторинга, с целью определения степени достижения поставленных целей и эффективности выполненных действий

Оценка проводится после завершения основных этапов или всего проекта и служит для подведения итогов, выявления успешных практик и выявления проблемных областей.

Основные задачи оценки включают:

• Измерение эффективности. Оценка показывает, насколько успешно достигнуты цели и задачи проекта или процесса.
• Изучение воздействия. Оценка анализирует, какое влияние оказала деятельность на окружающую среду, заинтересованные стороны или целевые группы.
• Коррекция и улучшение. На основе оценки разрабатываются рекомендации для корректировки стратегий и улучшения процессов в будущем.

Мониторинг и оценка результатов обеспечивают обратную связь в системе управления, способствуя повышению эффективности и достижению устойчивого развития организации или проекта.

Предварительный контроль

🤔 Определение

Предварительный контроль — это процесс оценки и проверки условий, ресурсов и планов до начала выполнения задач или проектов с целью предотвращения возможных ошибок и обеспечения соответствия установленным стандартам

Этот вид контроля осуществляется на этапе планирования и подготовки, что позволяет заранее выявить потенциальные проблемы и внести необходимые коррективы.

Основная цель предварительного контроля — создать прочную основу для успешного выполнения проекта или задачи. Это включает в себя проверку:

• Качества и достаточности ресурсов. Убедиться, что необходимые материалы, оборудование и трудовые ресурсы соответствуют требованиям и стандартам.
• Состояния оборудования и технологий. Проверка готовности технических средств к эксплуатации, что позволяет избежать сбоев и поломок в п
• Соответствия документов и планов. Анализ планов, схем, графиков и других докумен
• Соответствия правовым и нормативным требованиям. Проверка соответствия проектных решений и планов законодательным требованиям и стандартам, что позволяет избежать юридических проблем.

Примеры предварительного контроля включают проверку проектной документации перед началом строительства, аудит ресурсов перед запуском производственного процесса или тестирование оборудования перед вводом его в эксплуатацию.

Эффективный предварительный контроль снижает риск неудач, минимизирует затраты на исправление ошибок в дальнейшем и способствует успешному выполнению задач в рамках установленного бюджета и графика.

Процесс контроля и его этапы

🤔 Определение

Процесс контроля — это систематическая деятельность, направленная на обеспечение соответствия выполняемой работы установленным стандартам и планам

Контроль помогает организации достигать поставленных целей, минимизировать ошибки и эффективно использовать ресурсы. Процесс контроля можно разделить на несколько ключевых этапов:

1. Установление стандартов и критериев: Первый этап контроля заключается в установлении четких стандартов и критериев, с которыми будет сравниваться фактическое выполнение задач. Эти стандарты могут быть количественными, например, производственные объемы, сроки, или качественными, например, стандарты качества продукции. Важно, чтобы стандарты были реалистичными, достижимыми и соответствовали целям организации.
2. Измерение фактических результатов: На этом этапе собираются данные о фактическом состоянии дел или результатах работы. Это может включать сбор информации о производительности, качестве продукции, затратах, сроках выполнения задач и других аспектах деятельности. Методы измерения могут быть различными: от наблюдений и отчетов до автоматизированных систем мониторинга.
3. Сравнение фактических результатов с установленными стандартами: После сбора данных фактические результаты сравниваются с установленными стандартами. Это позволяет выявить отклонения от плана и определить, насколько эффективно были выполнены задачи. На этом этапе определяется, достигнуты ли цели, и выявляются потенциальные проблемы.
4. Анализ отклонений и принятие корректирующих мер: Если обнаружены отклонения, важно провести анализ их причин. Это может включать выяснение, почему стандарты не были достигнуты, и что конкретно пошло не так. На основе этого анализа разрабатываются и внедряются корректирующие меры, которые могут включать изменения в процессах, перераспределение ресурсов или обучение сотрудников.
5. Оценка и пересмотр стандартов: Контроль — это циклический процесс. После внедрения корректирующих мер и получения новых данных может возникнуть необходимость пересмотра стандартов и критериев. Если цели были достигнуты, стандарты могут быть обновлены или усилены, чтобы поддерживать высокий уровень производительности.

Этот последовательный процесс контроля обеспечивает системный подход к управлению организацией, помогает своевременно выявлять и устранять проблемы, повышать эффективность работы и достигать поставленных целей.

Какими признаками характеризуется контроль и в каких формах он осуществляется

Контроль характеризуется несколькими ключевыми признаками, которые определяют его эффективность и роль в управлении. Эти признаки помогают обеспечить успешное выполнение задач и достижение целей организации.

Признаки контроля:

1. Целесообразность. Контроль всегда направлен на достижение конкретных целей. Он должен быть связан с основными задачами организации и способствовать их выполнению.
2. Систематичность. Контроль проводится регулярно и на всех уровнях управления. Это позволяет своевременно выявлять отклонения и реагировать на них.
3. Объективность. Контроль основан на точных и достоверных данных. Результаты контроля должны быть объективными и отражать реальное состояние дел.
4. Гибкость. Контроль должен быть адаптивным и учитывать изменения в внешней и внутренней среде. Гибкость позволяет корректировать процессы в зависимости от ситуации.
5. Превентивность. Контроль направлен на предупреждение возможных отклонений, а не только на выявление уже произошедших ошибок. Это позволяет минимизировать риски и предотвратить проблемы до их возникновения.
6. Эффективность. Контроль должен быть экономически обоснованным, т.е. затраты на его проведение не должны превышать выгоды, получаемые от его результатов.

Формы контроля:

1. Административный контроль. Осуществляется руководителями организации и направлен на обеспечение соблюдения внутренних регламентов, правил и процедур. Этот контроль может включать проверку выполнения рабочих инструкций, соблюдение трудовой дисциплины и норм безопасности.
2. Финансовый контроль. Включает проверку финансовых показателей организации, таких как расходы, доходы, прибыль и убытки. Он помогает обеспечивать финансовую устойчивость компании и предотвращать финансовые нарушения.
3. Производственный контроль. Направлен на контроль качества продукции, сроков выполнения заказов и эффективности использования ресурсов. Включает мониторинг технологических процессов и соблюдение стандартов качества.
4. Стратегический контроль. Осуществляется на уровне высшего руководства и направлен на оценку реализации долгосрочных целей и стратегии организации. Этот контроль помогает корректировать стратегию в зависимости от изменений во внешней среде и внутренней ситуации.
5. Функциональный контроль. Проводится в рамках отдельных функциональных областей, таких как маркетинг, HR или логистика. Он направлен на оценку выполнения задач в конкретных функциях организации.

Эти формы контроля помогают обеспечивать комплексный подход к управлению организацией, что способствует эффективному достижению поставленных целей и успешному функционированию бизнеса.

Методы контроля сотрудников

Методы контроля сотрудников варьируются в зависимости от целей, задач и специфики деятельности компании. Вот основные методы контроля, которые могут применяться для оценки и управления производительностью сотрудников:

1. Наблюдение: Прямое наблюдение за работой сотрудников позволяет руководителям и менеджерам оценивать их производительность в реальном времени. Этот метод может быть неформальным, например, периодические посещения рабочих мест, или более структурированным, например, регулярные проверки.
2. Отчетность: Требование от сотрудников регулярных отчетов о выполненной работе позволяет руководителям отслеживать их деятельность. Отчеты могут включать информацию о выполненных задачах, достигнутых результатах и времени, затраченном на выполнение работы. Этот метод особенно полезен в проектах, где важен прогресс по времени.
3. Анализ KPI (ключевых показателей эффективности): Использование KPI позволяет объективно оценивать производительность сотрудников по заранее установленным критериям. KPI могут включать показатели продаж, выполнение плана, качество работы, соблюдение сроков и другие параметры, которые важны для компании.
4. Анкетирование и обратная связь: Регулярное проведение анкетирования среди сотрудников и получение обратной связи помогает выявлять проблемы в работе и оценивать уровень удовлетворенности и мотивации сотрудников. Это позволяет не только контролировать, но и улучшать условия труда.
5. Программное обеспечение для мониторинга: Современные технологии позволяют использовать специализированное ПО для мониторинга активности сотрудников на компьютерах, анализа использования рабочего времени, отслеживания выполнения задач и даже оценки качества взаимодействия с клиентами. Это может включать трекинг времени, мониторинг использования программ и интернет-ресурсов.
6. Оценка эффективности на основе результатов: Этот метод фокусируется на конечных результатах работы сотрудника, таких как выполнение плана продаж, завершение проектов, качество выполненной работы и т.д. Оценка проводится на основе сравнения достигнутых результатов с установленными целями и планами.
7. Периодические оценки и аттестации: Регулярные оценки (ежегодные, полугодовые) или аттестации сотрудников позволяют оценивать их профессиональные навыки, знания и соответствие занимаемой должности. Аттестации могут включать тестирование, интервью и оценку по заранее установленным критериям.
8. Метод 360 градусов: Метод 360 градусов предполагает сбор обратной связи о сотруднике от различных источников: коллег, подчиненных, руководителей и даже клиентов. Этот метод дает многогранное представление о работе сотрудника и его взаимодействии с другими.
9. Коучинг и наставничество: Коучинг и наставничество позволяют контролировать процесс профессионального развития сотрудника и своевременно вносить коррективы. Наставник или коуч помогает сотруднику развивать навыки и улучшать результаты работы.
10. Тайный покупатель (для клиентских позиций): Этот метод используется в сферах, где важен уровень обслуживания клиентов. Тайный покупатель оценивает качество работы сотрудника при взаимодействии с клиентами, что позволяет выявлять недостатки и улучшать клиентский сервис.

Эти методы помогают руководителям не только контролировать работу сотрудников, но и поддерживать высокий уровень мотивации и вовлеченности, что способствует достижению общих целей компании.

Системы для автоматического контроля сотрудников

Система управления персоналом помогает организациям выстраивать безукоризненные кадровые и административные процессы.

• Внедрение правильного программного обеспечения системы управления персоналом имеет решающее значение для обеспечения удовлетворенности сотрудников на вашем рабочем месте.
• ProofHub предлагает систему управления сотрудниками, укомплектованную отличными приложениями для повышения производительности для команд, работающих в офисе или удаленно. Это улучшает способность сотрудников к сотрудничеству и общению друг с другом.
• Connecteam — лучшее универсальное приложение для управления сотрудниками для мобильных команд. 
• BambooHR — лучший инструмент для адаптации, управления производительностью и расчета заработной платы в одном флаконе. 
• Leapsome — лучшее для поддержки и обучения людей.
• Rippling — лучшая универсальная платформа для эффективного управления персоналом, расчетом заработной платы и ИТ-потребностями. 
• Paycor — лучшая комплексная система с гибкими вариантами оплаты.
• Trinet — лучшее средство для управления производительностью и обучения сотрудников. 
• Eloomi — лучшее средство для обучения сотрудников и организации тренингов.

Ошибки в контроле персонала

Несмотря на свои преимущества, мониторинг сотрудников может иметь следующие недостатки:

• Вторжение в частную жизнь сотрудников. В ходе опроса, проведенного Обществом управления человеческими ресурсами, 45% сотрудников сообщили, что считают, что мониторинг их онлайн-активности работодателем является вторжением в частную жизнь.
• Негативное влияние на моральный дух сотрудников. Вероятно, очевидно, что чрезмерный контроль может привести к снижению морального духа сотрудников.
• Повышенный стресс и тревожность. Осознание того, что за ними постоянно следят, может вызвать стресс и беспокойство у сотрудников.
• Возможность нарушения доверия сотрудников. Чрезмерный контроль за сотрудниками может подорвать доверие между работодателями и наемными работниками.