В выпускной квалификационной работе определены направления совершенствования организации кадрового документооборота (на примере организации Арт Купе).
Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:
1. Рассмотрено понятие и функции кадрового документооборота в системе управления персоналом организации.
2. Определены нормативно-информационные характеристики и классификация типовой кадровой документации.
3. Рассмотрены правила организации кадрового документооборота.
4. Проведен анализ практики организации бумажного и электронного кадрового документооборота и выявлены в нем недостатки.
5. Разработаны рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.
Персонал (кадры) - весь штатный состав работников организации, выполняющих различные производственно-хозяйственные функции. В настоящее время целесообразно рассматривать персонал как основное богатство любой организации. Это важнейший потенциал хозяйственной системы. От его качества и полноты реализации зависит в значительной степени успех в достижении поставленных перед организацией целей. Умелое управление персоналом должно быть направлено на максимально возможную реализацию персонала как потенциала.
Управление персоналом — вид деятельности по руководству сотрудниками, направленный на достижение целей предприятия, путем использования труда, опыта, таланта этих сотрудников с учетом их удовлетворенности результатами своего труда.
Для любого юридического лица важно правильно организовать кадровый документооборот. Успех бизнеса – планы на долгие годы вперед, а планы – это, прежде всего, порядок в документации. Грамотно оформленная кадровая документация – залог эффективной деятельности сотрудников во благо предприятия.
Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевается широкий круг документов, содержащих сведения о работниках организации и деятельности самой кадровой службы.
Данная группа документов очень своеобразна по своему составу, т. к. объединяет отдельные виды документов, входящие в разные унифицированные системы документации, например: из организационно-распорядительной документации сюда вошли положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, приказы, протоколы, служебные записки, заявления, справки и др.; из первичной учетной документации по учету труда и его оплаты - штатное расписание, приказы (распоряжения) по личному составу, личная карточка работника, график отпусков и др.
Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового делопроизводства.
Впоследствии, при найме кадровика или бухгалтера, которому будет поручена работа с кадрами, директор сможет передать ему обязанности по ведению кадрового учета и документооборота. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.
Кадровое делопроизводство должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. В случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства на виновное лицо налагаются дисциплинарные взыскания.
Этапы организации кадрового делопроизводства на предприятии:
1. Создание нормативной и информационной базы.
2. Оформление на работу руководителя.
3. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.
4. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.
При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют на ведение бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.
5. Назначение ответственного лица ведение и учет трудовых книжек.
6. Прием сотрудников на работу.
ООО «Арт Купе» (Москва; ИНН 7709081588) зарегистрировано 30 мая 1995 года регистрирующим органом Филиал № 3 Московской регистрационной палаты. Уставный капитал компании по состоянию на 23.05.2015 - 50000 руб.
Основные виды деятельности ООО «Арт Купе»: прочая розничная торговля в специализированных магазинах.
ООО «Арт Купе» прибыльное предприятие. Однако, за анализируемый период снижается эффективность его деятельности. В 2014 году прибыль предприятия снизилась на 9162 тыс. руб., а в 2015 году снизилась на 6314 тыс. руб. За анализируемый период происходит снижение эффективности использования основных фондов. Об этом свидетельствует снижение показателя фондоотдачи. Фондоотдача ОПФ снизилась в 2015 году на 0,87 коп.
За анализируемы период, валовая прибыль предприятия снизилась на 9162 тыс. руб. в 2013 году, и на 6314 тыс. руб. в 2015 году.
Это связано со снижением выручки предприятия. Снижение себестоимости позволило предприятию получить валовую прибыль. Однако высокие управленческие расходы привели к тому, что в 2015 году предприятие получило убыток от реализации в размере 1751 тыс. руб.
Проведенные анализ позволяет сделать вывод о том, что в 2015 году предприятие находится в кризисной финансовой ситуации.
Организационная структура организации относится к линейно-функциональным.
Эффективное и целенаправленное использование кадрового потенциала, управление им с целью повышения конкурентоспособности предприятия невозможно без осуществления целенаправленной кадровой политики.
В 2015 году численность работников ООО «Арт Купе» составляла 23 человека. Такое количество работников на данный момент является оптимальным и позволяет предприятию эффективно реализовывать основные виды деятельности. Предприятие за три года увеличило численность работников на 9 человек. Прирост численности работников в 2013 году составил 35,7 %, а в 2014 году 21 %.
На долю руководителей в 2015 году приходилось 4 % от общей численности, на долю специалистов – 17 %, а на долю рабочих 79 %.
На основе данного анализа можно сделать вывод о том, что рост среднесписочной численности свидетельствует об экстенсивном наращивании трудового потенциала предприятия.
ООО «Арт Купе» эффективно использует свои трудовые ресурсы. Однако следует отметить, что за анализируемый период эффективность использования трудовых ресурсов ООО «Арт Купе» существенно снизилась. Этот вывод подтверждает снижение выработки одного работника на 504,9 тыс. руб./чел. в 2015 году по сравнению с 2014 годом. Рентабельность персонала снизилась в 2015 году на 347,7 по сравнению с 2014 годом.
Проанализировав деятельность ООО «Арт Купе», можно сделать вывод о том, что в целом организация имеет достаточно эффективный кадровый потенциал и возможности к дальнейшему его развитию и совершенствованию. Об этом свидетельствуют показатели состава персонала, увеличение численности работников, увеличение образовательного уровня персонала что косвенно свидетельствует об удовлетворенности персонала условиями работы.
ООО «Арт Купе» в соответствии с действующим законодательством создает следующие кадровые документы:
? приказы (распоряжения);
? инструкции;
? договоры;
? акты;
? протоколы;
? письма;
? должностные инструкции.
Все виды организационно-распорядительных документов в организации оформляются на бланках установленного (фирменного) образца.
В ООО «Арт Купе» отсутствует номенклатура дел.
Правильная организация работы с документами зависит от четкого разделения функций и исходящих из них обязанностей работников предприятия. Когда работник точно осведомлен о своих обязанностях, то это способствует повышению его ответственности и в это же время делает невозможным повторение операций при работе с документами.
В ООО «Арт Купе» нет четкого порядка регистрации документов (приказы по личному составу фиксируются с приказами по основной деятельности); имеются нарушения правил подготовки и оформления документов; нет номенклатуры дел компании.
Ошибки при издании приказов ООО «Арт Купе». Не соблюдаются требования к содержанию распоряжения. Особенно касается это приказов о приёме, перемещении или увольнения работника. Неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, забывают указать информацию об испытательном сроке, с которым принимается кандидат.
Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например, ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в наименовании должности, на которую принимается или с которой увольняется сотрудник.
Были выявлены ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной ошибкой в этом случаи, является заключения договора на основе ненадлежаще оформленных документов или отсутствие одного из них, который включён в перечень обязательных к предъявлению.
Ошибки при ведении трудовых книжек. При получении трудовой от будущего работника, её серию и номер необходимо внести в книгу учёта движения трудовых книг, но этому правилу ООО «Арт Купе» не следует.
Не допускаются зачёркивания, неверно внесённых данных во вкладыше трудовой. Недопустимо внесение записи о работе в разделе «сведения о наградах», оформление вкладыша ненадлежащим образом и так далее.
Для своевременного и правильного выполнения всех процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску кадровых документов и перехода к автоматизированным технологиям обработки кадровой документации представляется целесообразным ООО «Арт Купе» максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и процессы работы с ними за счет создания комплекса нормативных актов по кадровому делопроизводству.
В поиске ответов на организационные и технические вопросы документооборота в ООО «Арт Купе», можно попытаться найти решения, не одной, а сразу всех перечисленных проблем.
Помочь в увеличении эффективности организации документооборота может внедрение системы электронного документооборота. Назначение электронной системы документооборота заключается в следующем:
? увеличение эффективности документооборота;
? создание единого хранилища электронных документов;
? стандартизация документопотока;
? контроль исполнительской дисциплины.
Для экономичности времени документооборота распространенным на данный момент используется электронный документооборот.
Актуальность внедрения системы электронного документооборота ООО в «Арт Купе» обусловлена следующим:
? низкая исполнительская дисциплина и проблемы контроля сотрудников;
? отсутствие возможности оперативного поиска информации;
? слабая информатизация процессов;
? ручная передача и регистрация документов;
? отсутствие единого электронного архива документов;
? невозможность коллективной работы с документами;
? невозможность прослеживания полного жизненного цикла документа.
Основными статьями расходов на внедрение электронной системы документооборота в ООО «Арт Купе» можно считать:
? Стоимость лицензии программного обеспечения;
? Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД; Стоимость работ по внедрению системы;
? Затраты на обучение сотрудников;
? Расходы на администрирование и сопровождение системы.
Таким образом, с использованием системы электронного документооборота организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях - в условиях информационного общества.
75 страниц
74% уникальность
2016 год
170 просмотров
