Автоматизация внутреннего документооборота на примере производственного предприятия является актуальной темой в связи с тем, что позволяет решать такие задачи, как повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Электронный документооборот обеспечивает организацию и контроль всех деловых процессов предприятия.
На сегодняшний день большое количество компаний – от малых предприятий до крупных организаций – испытывают трудности с внутренним документооборотом. Очень часто документы теряются, о них забывают или же приходят в негодность. Помимо этого, проблемой многих организаций является согласование документов: последовательность, с которой должен согласовываться документ, а также зачастую это касается и расположения офисов предприятия. Иногда, чтобы согласовать документ с контрагентом, офис которого находится за несколько километров от главного офиса предприятия, сотруднику приходится тратить на дорогу свое рабочее время, соответственно, на это уходит оплачиваемое время работника, которое он мог бы проводить с большей пользой на своем рабочем месте, выполняя свои прямые обязанности. Соответственно, возрастают издержки в виде оплаты транспорта и рабочего времени сотрудника, которое прошло впустую.
В настоящее время, с точки зрения системной концепции все компании, независимо от области их деятельности, достаточно сильно похожи друг на друга. В структуру каждой из них входят многочисленные подразделения, непосредственно выполняющие тот или иной вид детальности.
Если вам нужна презентация заказать её можно, перейдя на сайт Work5.
. Подразделения организации пронизаны, как вертикальными, так и горизонтальными связями, выполняют свои бизнес-процессы в рамках единого бизнес-процесса компании и обмениваются различными потоками данных, как материальными, так и информационными. Таким образом, любая компания – это совокупность элементов, взаимодействующих между собой, и выполняющих тот или иной вид деятельности, в рамках стратегии компании. Учитывая, что последние десятилетия развитие компании протекает в ракурсе применения информационных технологий в автоматизации деятельности компаний, нельзя упускать из виду важность использования информационных технологий в оптимизации и совершенствовании деятельности компании.
Документооборот в организации представляет собой движение документов по какому-то фиксированному маршруту. С ростом организации увеличивается и количество документов, соответственно растет и бумажный документооборот. Рост бумажного документооборота влечет за собой большое количество проблем, связанных с путаницей документов и прочими подобными проблемами. Конечно же есть и плюсы в том, чтобы вести бумажный документооборот. В первую очередь, из-за отсутствия затрат на приобретение компьютеров и программного обеспечения. Не стоит забывать и об обучении сотрудников предприятия, которое может стоить немалое количество денег. Небольшие компании просто не могут себе позволить приобрести систему электронного документооборота, не говоря уж о самих компьютерах (а они, к слову, тоже должны быть хорошо укомплектованы, чтобы система могла полноценно работать без каких-либо задержек). Во-вторых, в некоторых случаях бумажный документооборот надежнее электронного. Например, данные, которые были занесены в журнал регистрации, не могут быть взломаны и скопированы компьютерными мошенниками.
Электронный документ – это информация, представленная в электронной форме. Электронный документ может восприниматься человеком с использованием компьютеров, а также для передачи по средствам сети интернет или обработки в информационных системах.
Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному — придает его содержимое и подписи.
Электронный документооборот – это своеобразное движение электронного документа в системе с момента его создания или получения до момента завершения исполнения или отправления. Электронный документооборот существует как внутренний, так и внешний.
Внутренний документооборот, о котором говорится в данной работе, касается внутренних документов предприятия. Например, приказы, служебные записки, заявления или распоряжения. То есть электронный документ не выходит за пределы предприятия в ходе полного прохождения своего маршрута.
Внешний документооборот представляет собой обмен документами между предприятиями. Например, исходящие и входящие письма. В этом случае, если система электронного документооборота установлена только у одного предприятия, а у второго она отсутствует, то приходится документ из электронного вида распечатывать в бумажный, как и в обратном случае - входящее письмо сканировать или заносить в систему вручную.
В настоящее время сфера применения электронного документооборота неуклонно расширяется и в любых организация большого и среднего масштаба каждый день выполняется множество операций с электронными документами. Эффективный и прозрачный документооборот во многом определяется его организацией и налаженностью в корпоративной информационной системе.
Прямым решением проблем такого типа является внедрение системы электронного документооборота (СЭД), которая будет настроена под конкретное предприятие. Разумеется, помимо решения вышеперечисленных проблем, система включает в себя огромное количество полезных функций, которые будут рассмотрены в работе.
Группа «Акрон» входит в число крупнейших мировых производителей минеральных удобрений. Четкая стратегия развития и эффективная бизнес-модель обеспечивают компании рост и широкие перспективы. Осуществление инвестиционной программы Группы в будущем позволит компании стать одним из самых конкурентоспособных производителей сложных удобрений в мире. В основе устойчивого развития Группы «Акрон» лежит принцип корпоративной ответственности, руководствуясь которым компания выстраивает свой бизнес в соответствии с самыми высокими этическими и социально-экономическими стандартами. В 2011 году Группа «Акрон» приняла программу «За достойный труд», которая направлена на формирование штата высококвалифицированных работников с высоким уровнем мотивации, защиту их прав и интересов и построение эффективной системы экологической и социальной ответственности бизнеса. Поэтапная реализация программы – основная составляющая стратегии долгосрочного развития Группы «Акрон».
Основным направлением деятельности Группы «Акрон» является производство аммиака, азотных и сложных минеральных удобрений.
Минеральные удобрения играют чрезвычайно важную роль в сельском хозяйстве. В процессе аграрного использования почвы истощаются: в них снижается содержание отдельных питательных элементов, необходимых растениям для полноценного роста. Минеральные удобрения содержат необходимые для растений элементы питания и позволяют повысить урожайность любых культур.
Данная дипломная работа имеет практическое применение, которое заключается во внедрении СЭД на конкретном производственном предприятии.
Объектом исследования являются процессы внутреннего документооборота производственного предприятия.
Предметом исследования является процесс автоматизации документооборота.
Цель работы заключается в анализе автоматизированной системы документаоборота в организации производственного предприятия.
Помимо перехода с бумажного документооборота на электронный документооборот, улучшение работы предприятия также будет происходить за счет усовершенствования его бизнес-процессов и, как следствие, грамотно спроектированной схемы документооборота, что позволит сократить время полного прохождения документа по всему маршруту.
Для достижения поставленной цели были сформулированы такие задачи, как:
изучение деятельности компании;
проведение анализа систем электронного документооборота;
изучение функциональных возможностей системы электронного документооборота;
изучение нормативной и методической документации предприятия;
формирование предложений по усовершенствованию процессов предприятия.
Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.
70 страниц
82% уникальность
2016 год
136 просмотров
