Организация работы помощника руководителя и направления ее совер-шенствования в ГАУЗ СО "Свердловская областная клиническая психиат-рическая больница

Помощник руководителя — это не столько «специальность», сколько «особый статус», им награждается не просто высокопрофессиональный помощник, а «доверенное лицо» директора фирмы. В условиях жесточайшей конкуренции, царящей сегодня на рынке, благополучие любой компании зависит от принятия руководителем свое-временных и правильных решений. Поэтому так важно, чтобы рядом с ним находился опытный личный помощник, с одной стороны, готовый взять на себя ведение отдельных проектов, а с другой — умеющий приспо-собиться к особенностям характера своего руководителя. По данным компании HeadHunter , на российском кадровом рынке на протяжении последних нескольких лет наблюдается явный дефицит со-трудников, выполняющих административные обязанности, в том числе и представителей административного персонала — личных помощников ру-ководителя. Между тем сегодня любой руководитель как никогда нуждает-ся в надежном и ответственном помощнике, способном взять на себя орга-низационные и информационные обязанности, освободить от нерацио-нальной траты времени, умеющем поддерживать высокий авторитет руко-водителя, самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющи-еся проблемы. В известном смысле помощник руководителя — это не столько «специальность», сколько «особый статус», им награждается не просто высокопрофессиональный помощник, а «доверенное лицо» дирек-тора фирмы. «Чтобы занимать должность персонального помощника руководите-ля, — делится опытом Елена Владимировна Комендант, помощник руко-водителя ООО «Южная строительная коммуникационная компания», — мало в совершенстве владеть базовым набором профессиональных знаний и умений, необходимо обладать еще и определенными человеческими ка-чествами — иметь хороший вкус, развитое эстетическое чувство, внутрен-нюю культуру, преданность корпоративным интересам, доброжелатель-ность и тактичность. При этом необходимо сочетать в себе, с одной сторо-ны, готовность находиться в зависимости, умение приспособиться к тонко-стям характера руководителя, а с другой стороны — способность управ-лять: организовать сотрудников (в том числе и первых лиц компании, например, замов), курировать отдельные проекты.

---

Не понимаете, сколько стоит дипломная работа ? Спросите на Work5.

---

Есть еще одна труд-ность — мера ответственности: сделать больше — значит, принять реше-ние вместо руководителя, а меньше — переложить часть своей работы на плечи шефа. Как вы понимаете, найти соответствующего этой должности человека бывает очень непросто, поэтому толковыми личными помощни-ками руководители дорожат не меньше, чем топ-менеджерами». Несмотря на обилие и разнообразие различных учебных заведений, занимающихся профессиональной подготовкой делопроизводителей и по-мощников руководителя, вопрос недостатка полноценного образования, а также повышения квалификации личных помощников руководителя по-прежнему остается одним из самых насущных. Так, 10 ноября 2007 года, обсуждению этой темы была посвящена проходившая в Санкт-Петербурге конференция «Вопросы кадрового обеспечения государственной, муници-пальной службы, организаций всех форм собственности. Секретарь, рефе-рент, офис-менеджер, личный помощник». Одна из целей данной конфе-ренции была сформулирована так: «Привлечь внимание общественности к необходимости взаимодействия общества, государства и бизнеса в направ-лении решения проблем подготовки квалифицированных кадров». Говоря о смежных профессиях в первую очередь, конечно, необхо-димо назвать профессию секретаря — из нее в соответствии с требованием времени и выросла специализация «персональный ассистент» или «личный помощник руководителя». Деятельность помощника руководителя на сегодняшний день являет-ся распространенной темой для изучения. Наиболее общие вопросы дея-тельности помощника руководителя, которая включает в себя вопросы правового регулирования в работе данной сферы, уровня коммуникаци-онной и информационной культур и т.п., хорошо рассмотрены Т.А. Алек-синой . Вопросы по направлению использования новых технологий в дея-тельности помощника руководителя рассматривались в публикациях Н. Клочковой . Работа помощника руководителя с документооборотом в современ-ной организации была рассмотрена и проанализирована в работах В.И. Андреевой , О.С. Грозовой , Н.Н. Шувалова и др. Работы перечисленных выше исследователей содержат фундамен-тальные основы по работе помощника руководителя в организации. Но степень изученности технологии ведения деятельности помощника руково-дителя недостаточно проработан и обобщен из-за постоянно меняющихся условий работы организаций, которые постоянно трансформируются и адаптируются под условия, что диктует современный профессиональный мир. Все выше сказанное определило актуальность исследования. Объектом исследования работы являются особенности работы по-мощника руководителя. Предмет исследования: организация работы помощника руководи-теля ГАУЗ СО «Свердловская областная клиническая психиатрическая больница» и ее совершенствования. Цель исследования: анализ работы помощника руководителя, вне-сение предложений по повышению эффективности деятельности помощни-ка руководителя и оценка эффективности предложенных мероприятий. Задачи исследования: 1. Изучение научной и специальной литературы, нормативных и ло-кальных документов; 2. Раскрытие понятия, целей, задач и особенностей работы помощ-ника руководителя; 3. Анализ основных направлений деятельности и функций помощни-ка руководителя ГАУЗ СО «Свердловская областная клиническая психиатрическая больница»; 4. Анализ организации работы помощника руководителя по доку-ментационному и бездокументному обслуживанию; 5. Выявление проблем, внесение предложений по повышению эффек-тивности деятельности помощника руководителя и оценка эффек-тивности предложенных мероприятий. При написании работы в качестве нормативно – правовой базы ис-пользуются Конституция РФ, Федеральные законы РФ, Трудовой кодекс РФ, постановления Правительства РФ, которые касаются делопроизвод-ства, ГСДОУ и прочие правовые акты. Их изучение позволит проанализи-ровать и сделать определенные выводы о теоретической и практической важности нормативной базы, на которую опирается помощник руководи-теля бюджетной организации в своей непосредственной профессиональной деятельности. Для решения поставленных задач в работе были использованы сле-дующие методы: 1. Теоретические (метод восхождения от абстрактного к конкретно-му). 2. Эмпирические: − метод сравнения (используется для полного представления видов работы помощника руководителя на практике); − метод наблюдения (используется для определения содержания дея-тельности помощника руководителя в организации); − анкетирование используется для составления статистических пред-ставлений сотрудников бюджетной организации (в частности ГАУЗ СО «Свердловская областная клиническая психиатрическая больница») о спе-циалистах-коллегах, занимаемых должность помощника руководителя. 3. Теоретико-эмпирические: − метод анализа и синтеза (используется при рассмотрении техноло-гии работы с документами, разработке рекомендаций по совершенствова-нию деятельности помощника руководителя); − анализ документов, контент-анализ (используется при изучении ли-тературы по теме исследования, изучении документации, регламентирую-щей деятельность помощника руководителя, систему управленческой до-кументации, потоков документации). Практическая значимость исследования заключается в повышении эффективности деятельности помощника руководителя за счет совершен-ствования технологии ее ведения в ГАУЗ СО «Свердловская областная клиническая психиатрическая больница». Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав основной части, заключения, списка использованных источников и литера-туры, а также приложений.

Деятельность помощника руководителя очень разнообразна, до-вольно сложна, но интересна. Она формируется из многообразных твор-ческих, логических, технических и информационных операций, которые постоянно трансформируются и адаптируются под условия современного профессионального мира. Обзор современной литературы показывает, что исполнительные помощники так или иначе занимаются высокоинтеллекту-альной работой, от которой зависит успех компании, организации или предприятия. Качества, необходимые современному помощнику руководителя, включают способность быстро понимать природу событий и явлений, об-щительность и коммуникабельность, рациональную осмотрительность в принятии решений, артистизм. Качества, помогающие помощнику руково-дителя, такие как преодоление личных чувств ради дела, способность к са-мообучению и расширению кругозора. Кроме того, следует отметить, что помощники руководителя должны быть ухоженными, поддерживать порядок на рабочем месте, уметь поль-зоваться оргтехникой и придерживаться делового этикета. А главная составляющая деятельности помощника руководителя – это информационно-документационное обеспечение. Деятельность ГАУЗ СО «Свердловская областная клиническая пси-хиатрическая больница» обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. ГАУЗ СО «СОКПБ» использует в своей деятельности, следующие организационные документы, такие как: устав организации, коллективный договор, структура и штатная численность штатное расписание, долж-ностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, ин-струкцию по делопроизводству. Документы в ГАУЗ СО «СОКПБ» запол-няются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформ-лению документов». Проведенное исследование документооборота на базе ГАУЗ СО «СОКПБ» позволяет сделать вывод о том, что документооборот осуществляется по всем правилам и стандартам. Обязанности помощника главного врача ГАУЗ СО «СОКПБ» мож-но поделить на работу по документному и бездокументному обслужива-нию. К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль выполне-ния, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление документов на компьютере. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение техниче-ских функций по обеспечению управляющего, подготовка заседаний и со-вещаний, организация приема гостей, подготовка командировок, планиро-вание собственной работы. Несмотря на достаточно высокий уровень профессиональной подго-товки помощника главного врача и отработанную систему документаци-онного обеспечения управления, в его деятельности есть что улучшать. Анализ деятельности помощника руководителя ГАУЗ СО «СОКПБ» показал, что в работе службы документационного обеспечения, в которой работает помощник руководителя, есть следующие недостатки: Существу-ющая на сегодняшний день информационная сеть несколько лет назад могла бы считаться одной из самых передовых, но сегодня её возможно-стей не достаточно и она требует расширения. Локальная сеть связывает не все структуры управления, что требует дополнительного размножения до-кументов, их рассылки и затем обработки полученных результатов, что значительно увеличивает время подготовки документа, кроме того, увели-чивает расходование материальных средств – бумаги, компьютерных и ксероксных картриджей. Вхождение в новую экономическую среду требует новых знаний для специалистов всех уровней, включая помощников руководителей. Необхо-димо отлично владеть ПК и быть знакомым с новейшими информацион-ными технологиями. Именно с учетом этих требований, было предложено совершенствовать деятельность помощника руководителя через внедрение новой технологии – Notion. А также организацию работы с использовани-ем метода Эйзенхауэра, с целью выполнения задач в соответствии с их важностью и срочностью. Таким образом, внедрение Notion в работу помощника руководителя главного врача ГАУЗ СО «СОКПБ» может значительно упростить, уско-рить и повысить эффективность работы помощника и ее качественное вы-полнение. В ходе написания дипломной работы была достигнута поставленная цель: анализ работы помощника руководителя, внесение предложений по повышению эффективности деятельности помощника руководителя ГАУЗ СО «Свердловская областная клиническая психиатрическая больница» и оценка эффективности предложенных мероприятий. Достижение этой цели стало возможным благодаря решению следующих задач: Изучение науч-ной и специальной литературы, нормативных и локальных документов; раскрытие понятия, целей, задач и особенностей работы помощника руко-водителя; анализ основных направлений деятельности и функций помощ-ника руководителя ГАУЗ СО «Свердловская областная клиническая пси-хиатрическая больница»; анализ организации работы помощника руково-дителя по документационному и бездокументному обслуживанию; выявле-ние проблем, внесение предложений по повышению эффективности дея-тельности помощника руководителя.

Нормативно – правовые акты 1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным го-лосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. 2014. № 31. Ст. 4398. 2. Гражданский кодекс РФ. Часть первая: Федеральный закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 1994. № 32. Ст. 3301. 3. Трудовой кодекс Российской Федерации. Федеральный закон от 30.12. 2001 № 197-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2002. № 1. Ст. 3. 4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / Главархив СССР, ВНИИДАД документоведения и архивного дела. – М., 1991. – 78 с. 5. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141 98 «Делопроиз-водство и архивное дело. Термины и определения»: Постановление Гос-стандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28.- Доступ из справ.-правовой системы «Гарант». 6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росар-хивом 06.10.2000).- Доступ из справ.-правовой системы «Гарант». 7. Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. Ст. 127. 8. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной докумен-тации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 16 с. 9. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный за-кон от 22.10. 2004 № 125-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2004. № 43. Ст. 4169. 10. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных ор-ганах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры РФ № 536 от 08.11.2005) // Собрание законодательства РФ. 2005. № 4. Ст. 305. 11. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Фе-дерации. Федеральный закон от 02.05.2006 г. №59-ФЗ. 12. Об информации, информационных технологиях и о защите ин-формации: Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2006. № 31 (часть I). Ст. 3448. 13. Правила делопроизводства в федеральных органах исполни-тельной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) // Собрание законодательства РФ. 2009. № 25. Ст. 3060. Литература 14. Алексина Т.А. Деловая этика: учебник для среднего професси-онального образования/ Т.А. Алексина. – М.: Юрайт, 2023. 384с. 15. Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизвод-ства. Учебное пособие. / А.М. Асалиев. - М.: Инфра-М, 2017. 148 с. 16. Болотова А.К. Социальные коммуникации. Психология обще-ния: учебник и практикум для среднего профессионального образования / А.К. Болотова, Ю.М. Жуков, Л.А. Петровская. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: Юрайт, 2023. 272с. 17. Быкова Т. А. Документационное обеспечение управления. Де-лопроизводство. /Т.А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. - М.: Ин-фра-М, 2018. 304 с. 18. Воржаева Н.В. Роль секретаря-референта в структуре докумен-тационного обеспечения управления. /Н.В. Воржаева, И.М. Фролова, Н.Л. Епифанцева -М.: Попурри, 2007. 602 с. 19. Грозова О. С. Делопроизводство. / О.С. Грозова. - М.: Юрайт, 2020. 127 с. 20. Кибанова А.Я. Делопроизводство в кадровой службе / А.Я. Кибанова М.: Проспект, 2021. 80 с. 21. Корягина Н.А. Психология общения: учебник и практикум для среднего профессионального образования / Н.А. Корягина, Н.В. Анто-нова, С.В. Овсянникова. – М.: Юрайт, 2023. 437с. 22. Кузнецов И. Н. Делопроизводство. Учебно-справочное посо-бие. 10-е изд./ И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и Ко, 2021. 405 с. 23. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство./ И.Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2020. 463 с. 24. Ловчева М.В. Делопроизводство в кадровой службе. / М.В. Ловчева, Е. Н. Галкина, Е. В. Гурова - М.: Проспект, 2019. 80 с. 25. Павловская О. Ю. Правовое обеспечение кадрового делопро-изводства./ О.Ю. Павловская - М.: Юрайт, 2020. 214 с. 26. Рогожин М. Ю. Типичные ошибки кадрового делопроизвод-ства. / М.Ю. Рогожин. - М.: Юрайт, 2021. 160 с. 27. Чернова О. А. Делопроизводство и режим секретности. Учеб-ник. / О.А. Чернова. - М.: КноРус, 2021. 28. Шувалова Н. Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. / Н.Н. Шувалов. - М.: Юрайт, 2020. 429 с. Интернет ресурсы 29. Консультант Плюс: Квалификационный справочник должно-стей руководителей, специалистов и других служащих [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.consultant.ru/popular/spravochnik-dolzhnostej/#info. – (Дата обращения:2023) 30. Приказное делопроизводство. Томский политехнический уни-верситет. Доцент Роготнева Е.Н. Презентация к лекции. 18 слайдов. 2014г. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.studmed.ru/istoriya-i-razvitie-professii-sekretarya_48fe0576b33.html – (Дата обращения: 16.01.2015) 31. Н.Клочкова. Современный арсенал персонального асси-стента./ Клочкова Н. // Делопроизводство и документооборот на пред-приятии - № 6 - 2018г. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://delo-press.ru/journals/documents/informatsionnye-tekhnologii/47611-sovremennyy-arsenal-personalnogo-assistenta/ – (Дата обращения: 01.06.2018) 32. Э.Чеснокова. Как стать незаменимым личным помощни-ком руководителя [Электронный ресурс] / Всё здорово – Режим досту-па: https://vsezdorovo.com/2012/08/kak-stat-nezamenimym-lichnym-pomoshhnikom-rukovoditelya/ .- (Дата обращения: 16.02.2022).