Государственные архивы субъектов РФ

Архив – вид учреждения или структурного подразделения, основной деятельностью которого является комплектование, хранение, учет и использование архивных документов. Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия. Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации — исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов. Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов. Под архивным фондом понимается комплекс документов, имеющих историческое, научное, социальное, политическое и культурное значение и составляющих часть историко-культурного наследия Архивного фонда Российской Федерации. Государственный архив является государственным учреждением, финансируемым из федерального бюджета, бюджета субъекта Российской Федерации. Архив выполняет социально-культурные и другие функции некоммерческого характера во взаимодействии с органами власти, государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также гражданами. В пределах, установленных законом, архив осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет их постоянное хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей. В этих целях архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства. Архивный документ – документ, подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и имеющий одинаковую значимость для собственника. Под архивным делом предполагается деятельность по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов.

Организация сохранности документов – комплекс мер, включающий в себя правильное размещение документов, контроль за их движением и сохранностью в соответствии с нормативной документацией, создание страхового фонда и фонда для использования. Обеспечение сохранности материала осуществляется за счет: 1.Материально-технической базы организации, к ней относится помещение хранилища, организация системы безопасности, материальная база для контроля за влажностно-климатическим уровнем помещения. 2.Соблюдение условий, предписанных нормативными актами, хранения материалов (температурно-влажностный режим хранения, санитарно-гигиенический). Документы в хранилищах находятся в соответствии с температурно-влажностным режимом хранения. Далее в таблице приведены основные нормативы хранения документов.

Таким образом, можно сделать следующие выводы: 1.Архив – вид учреждения или структурного подразделения, основной деятельностью которого является комплектование, хранение, учет и использование архивных документов. 2. Государственный архив является государственным учреждением, финансируемым из федерального бюджета, бюджета субъекта Российской Федерации. Так же основные моменты были рассмотрены в контексте работы и деятельности государственных архивов. Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов. Архивный документ – документ, подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и имеющий одинаковую значимость для собственника. Под архивным делом предполагается деятельность по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов. Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Основными задачами архивов являются: 1.Комплектования документов, соответствующих требованиям Положения об архиве. 2.Обеспечение сохранности документов. 3.Организация научно-справочного аппарата. 4.Предоставление к использованию архивных материалов. Посредством архивных источников, исследователь и ученый производит открытия и изменяет мнения о том или ином событии. Архивы обеспечивают информационную базу для исследований. Именно сохранение документальных источников позволяет обеспечить сохранность и достоверное воспроизведение истории для потомков. Государственные архивы – это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России. Документы в хранилищах находятся в соответствии с температурно-влажностным режимом хранения. 1.Световой режим 2.Температурно-влажностный режим 3.Санитарно-гигиенический режим 4.Охранный режим 5.Размещение документов 6.Средства хранения 7.Топография Научно-справочный аппарат в архиве представляет собой комплекс описаний документов, предназначенной для поиска документов и информации о нем. Элементами научно-справочного аппарата являются описи, каталоги, справочники, обзоры, исторические справки. В Архиве любого субъекта Российской Федерации происходит комплектование, хранение, учет и использование документов архивного фонда и установлены следующие временные рамки для хранения документов. Работа по сохранению документов в Архиве осуществляется в соответствии с требованием о санитарно-гигиеническом состоянии документов и архивных источников. Соблюдается температурно-влажностный режим и соблюдается система безопасности хранилищ. Для осуществления сохранности документов предпринимаются следующие меры: 1.Соблюдена материально-техническая составляющая работы. Хранилище обеспечено средствами охраны, системой безопасности, приборами климатического контроля. 2.Соблюдаются меры нормативного контроля охраны архивных документов. Соблюдается температурно-влажностный режим, санитарно-гигиенический режим. Учет архивных документов осуществляется в соответствии с нормативной базой по сохранению и учету архивных документов в Архиве. К учетным документам здесь относятся: 1.Книга поступлений. 2.Список фондов и список фондов ценных документов. 3.Лист фонда. 4.Архивная опись. 5.Реестр описей. 6.Инвентарная книга 7.Карта фонда. 8.Дело фонда Учетная документация отображает все документы Архивного фонда. Она является основой создания банка архивных данных. В одну из функций Государственного архива входит обеспечение исполнения права граждан на получение архивной информации. Для этого гражданам необходимо сделать запрос в архивное отделение. Разновидностями архивного фонда являются: - архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов; - объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи; - архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации. К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).

Организация сохранности документов – комплекс мер, включающий в себя правильное размещение документов, контроль за их движением и сохранностью в соответствии с нормативной документацией, создание страхового фонда и фонда для использования. Обеспечение сохранности материала осуществляется за счет: 1.Материально-технической базы организации, к ней относится помещение хранилища, организация системы безопасности, материальная база для контроля за влажностно-климатическим уровнем помещения. 2.Соблюдение условий, предписанных нормативными актами, хранения материалов (температурно-влажностный режим хранения, санитарно-гигиенический). Документы в хранилищах находятся в соответствии с температурно-влажностным режимом хранения. Далее в таблице приведены основные нормативы хранения документов.