Делопроизводство – это наука, которая учит работать с документами:
правильно составлять, заполнять и оформлять деловые бумаги, а также
контролировать их движение, учет, исполнение, организовывать хранение. Ни
одна компания сейчас не обходится без ведения делопроизводства.
Документационное обеспечение управления сегодня стало важнейшим
инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи
между органами государственного управления и предприятиями, с одной
стороны, и частными лицами — с другой, а также предприятиями между собой
осуществляются с помощью обмена документацией.
Делопроизводство или система документооборота, распространяется на
практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых
других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой
деятельности. Управление документами в организации включает следующие
задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами;
распределение ответственности полномочий по управлению документами;
установление распространение процедур, руководящих указаний; предоставление
ряда услуг, относящихся к управлению документами, их использованию;
интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности.
Онлайн-калькулятор рассчитает стоимость доклада в Ростове на сайте.
.
Документооборот – это движение документов внутри предприятия с начала
их написания или получения до завершения их обработки. Электронный
документооборот - это различные компьютерные программы, которые позволяют
эффективно вести документирование и документооборот.
Документирование - это запись необходимой информации в соответствии с
определенными правилами.
Документ - это способ подтверждения разнообразными методами какого-то
факта, действия, права или умственной деятельности человека. Проще говоря,
документы - это деловые бумаги, которые свидетельствуют какой-либо факт или
право владения чем-то.
1. Понятие, сущность и виды официальных документов
Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных
управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав
документационной базы определяется руководителем организации. Организация
издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения,
приказы, указания, инструкции.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на
бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих
действий, то есть создании управленческих документов.
Официальные документы - это документы, созданные юридическими или
физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Как носители информации, документы выступают в качестве непременного
элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой
фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных
сотрудников.
Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат
доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также
материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности
документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством
соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием
различных распорядительных документов; планирование - посредством
подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки
статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации;
контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.
Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные
документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному
значению[1]:
1) личные - заявление, автобиография, резюме, доверенность, расписка и
другие;
2) директивные и распорядительные документы - приказ, распоряжение,
решение;
3) административно-организационные - устав, положение, должностная
инструкция;
4) информационно-справочные - акт, справка, докладная записка,
протокол;
5) деловые письма - письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-отказ и
другие;
6) финансовые и учетные документы - платежные ведомости.
Все официальные документы подразделяют на: управленческие, научные,
технические, технологические, производственные и другие.
Управленческие документы составляют основу документации организации и
являются объектом делопроизводства.
В состав управленческой документации входит: организационная,
распорядительная, информационно-справочная, по личному составу, плановая.
Состав документов в организации зависит от порядка принятия решений
(единоначалие или коллегиальность), объема и характера взаимосвязей в
организации, характера взаимоотношений с другими организациями и
государственными органами.
Документ возник, прежде всего, для того, чтобы зафиксировать
информацию и придать ей юридическую силу. Юридическая сила документа - это
свойство официального документа, сообщаемое ему действующим
законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным
порядком оформления.
Из этого определения следует, что орган управления или должностные
лица, выпускающие документ, обязаны: соблюдать при его подготовке
действующие нормы законодательства, издавать документы только в пределах
своей компетенции, соблюдать действующие в определенное время
общегосударственные правила составления и оформления документов.
Для управленческой деятельности юридическая сила документов
чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным
доказательством заключенной в них информации[2].
Юридическая сила официального документа предполагает его
обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников
управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений,
общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые
руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или
воздерживаются от нее.
Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным
организацией, необходимо соблюдение определенных требований не только к
содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных
документов регламентировано стандартами. Единые требования к оформлению
документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в
ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению
документов.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного
вида документов. Реквизит документа - обязательный информационный элемент
(автор, дата), присущий тому или иному виду письменного документа[3]. В
настоящем стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 определено 30 реквизитов.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число
реквизитов определяется целями создания документа, его назначением,
требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов
число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав
реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом
случае, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть
обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только
тогда она становится документом.
Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать
слово "заявление", текст (предмет или причина составления заявления), дату
и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации,
содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий
распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и
подпись.
Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные
реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных
видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к
реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.
Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты,
расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую
(реквизиты, расположенные после текста)[4].
В зависимости от типа и назначения, документ может содержать разный
набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых
для обеспечения юридической силы документа. Стандартная форма документов
упрощает организацию учета и контроля.
2. Функции официальных документов
Как уже было сказано, любой официальный документ одновременно
выполняет несколько функций. Среди функций выделяют общие и специальные.
К общим функциям документа относятся информационная функция,
определяется потребностью запечатления информации с целью сохранения и
передачи и присуща всем без исключения документам[5].
Причина появления любого документа - необходимость фиксировать
информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной
деятельности. Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на
ретроспективную (относящуюся к прошлому), оперативную (текущую),
перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие классификации
информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам;
видам; носителям и проч.
Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный
потенциал), то есть количество и качество информации. Информационная
емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность,
достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и
новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция: документ является социально значимым объектом,
поскольку порожден той или иной социальной потребностью. Документ также сам
может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли
в данном обществе, причем может не, только стимулировать их развитие
социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция: документ выступает в качестве средства связи
между отдельными элементами общественной структуры, в частности между
учреждениями. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не
могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых
ярко выражена коммуникативная функция:
1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы,
распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка,
договорные документы и т.д.).
Культурная функция: документ - средство закрепления и передачи
культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-
технической документации находит отражение уровень научного и технического
развития общества. Специальные функции документа:
Управленческая функция: документ является инструментом управления;
этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые,
отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально
создаваемые для целей управления. Эти документы играют большую роль в
информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные
уровни принятия решений.
Политическая функция, которая тесно связана с функцией управления,
поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов
государственной власти и государственного управления.
К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в
древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных
носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей,
взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей
действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и
групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные
памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения
правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов,
наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее
на время.
В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие,
изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а
также другие документы, влекущие за собой юридические последствия.
Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти
(законы, указы, постановления), судебные, прокурорские, нотариальные и
арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта,
пропуска, удостоверения) и оправдательно - финансовые документы (накладные,
приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).
Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают
эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах
следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ
может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой
функцией, функция исторического источника: документ выступает в качестве
источника исторических сведений о развитии общества.
Существует две точки зрения[6]: первая - документ становится
историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая
- документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но
осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в
архив.
Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он
выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную
проблему, функция учёта, которая необходима не только для решения
многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в
целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в
обществе. Эта функция находит отражение, прежде всего в бухгалтерской,
статистической, плановой, отчётной документации, она дает не качественную,
а количественную характеристику информации.
Познавательная функция, которая отражает связь документированной
информации с социальным познанием. Эта функция присуща, прежде всего,
научной документации, поскольку целью научного познания является получение
новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе
производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в
частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития
общества.
В последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации.
В результате не которые документоведы не без оснований включили в состав
функций официального документа также и функцию защиты информации.
Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют
основные правила составления и оформления документов.
Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией,
объективно же этот документ несет, и иные функции и с течением времени
удельный вес той или иной функции изменяется.
Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного
характера, время действия которых ограничено, (управленческая, правовая,
учета) и функции постоянно действующие, (информационная, социальная,
исторического источника).
3. Основные функции системы управления делопроизводства
Основными делопроизводственными функциями системы управления
персоналом являются: своевременная обработка входящей и исходящей
документации, регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу,
разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам,
доведение документации до соответствующих работников для исполнения,
контроль за исполнением требований документов, размножение документов по
кадровым вопросам и другие.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие
операции: прием входящих документов, первоначальная (экспедиционная)
обработка, предварительное рассмотрение и распределение по подразделениям и
исполнителям, регистрация, рассмотрение документов руководством,
передача документов в подразделения и исполнителям,
исполнение резолюций руководства, отправка ответных документов (при
необходимости).
Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от способа
доставки (почта, телетайп, факс) и адресата проходит соответствующую
обработку в канцелярии (или в секретариате на малых предприятиях).
Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:
составление проекта документа, его распечатка, согласование проекта, его
визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение) документа,
регистрация и отправка документа.
Внутренние документы проходят следующие стадии[7]: подготовка проекта
документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение.
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной
форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска
документов, придания им юридической силы. На документы, не подлежащие
регистрации, составляется специальный перечень, утверждаемый руководителем
организации.
Журнальная форма применяется как для регистрации документов, так и для
учета личного состава. Для регистрации документов ведется журнал приказов
(распоряжений) о приеме на работу, переводах, увольнениях работников,
трудовых договоров, трудовых книжек, выдачи командировочных удостоверений,
личных дел работников, выдачи различного рода изложения соответствующих
вопросов, справок персонального характера.
Карточная форма регистрации используются для контроля исполнения и
прохождения документов, их можно систематизировать по любому признаку (виду
документа, содержанию и другие), что облегчает поиск необходимой
информации.
Компьютеризация делопроизводственных процессов в кадровых службах
позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на
современную автоматизированную. При этом большинство программ заносится в
электронную карточку, выводящую на экран компьютера, как традиционные
реквизиты, так и ряд дополнительных.
Важной функцией делопроизводственной службы организации является
систематизация и хранение документов. Для текущего и длительного хранения
документы комплектуются в дела. Дело - совокупность документов или
документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных
в отдельную обложку.
На каждой обложке (папке) помещается заголовок-этикетка.
Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с
указанием сроков их хранения называют номенклатурой дел.
Ведение дел вне номенклатуры не допускается. Различают сводную номенклатуру
дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений.
Формирования дел - группирование исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формирование дел должно отвечать следующим основных требованиям:
оперативность поиска документов, надежность документационного обслуживания
управления, сохранность документов.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
распределение и раскладка исполненных документов в дела,
расположение документов внутри дел в определенной последовательности,
оформление обложек дел.
Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих
один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы
(подлинники или заверенные копии). Документы постоянного и временного
сроков хранения группируются в дела раздельно.
Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают
основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в
хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения
вопроса.
До передачи исполненных документов в архив организации они могут
находиться в структурных подразделениях, на исполнении, у исполнителя в
папках с надписью. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы
исполнителя. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается
специальной инструкцией.
Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в
специальных папках-регистрах. Документы, законченные делопроизводством, в
конце года сдаются в архив организации.
Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с
установленными правилами. Оформление дел начинается с момента заведения их
в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в
ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были
заведены.
Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке
документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи,
составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на
обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка
дела.
Оформление дел проводится работниками службы документационного
обеспечения организации и структурных подразделений.
Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую
обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится
заверительная надпись.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются
упрощенно[8]: они не подшиваются, листы, в них не нумеруются, уточнение
обозначений на обложках дел не производится, описи на дела не составляются,
учет ведется по номенклатуре дел.
Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов,
заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется
составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале
дела.
После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в
структурных подразделениях, при методической помощи архива составляются
описи дел для последующей передачи в архив.
Отдельная опись составляется на дела по личному составу организации.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи
утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны
получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения и
дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной
организации.
Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в
государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел,
остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах.
В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы
с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет
включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации
(учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых
лет).
Документы принимают в архив после проведения экспертизы ценности и
оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям,
одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до
10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.
Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы,
архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию является
завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу
научной и практической ценности документов, оформление и описание дел,
обеспечение сохранности документов, передачу их в архив организации.
Экспертиза ценности документов — это отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для
передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания
методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах
создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В
остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии
(ЭК).
Экспертная комиссия организации в своей работе должна
руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации,
требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России,
нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами,
типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их
хранения.
Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре
группы по различным срокам хранения: постоянного хранения в государственных
архивах, временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет),
временного хранения (до 10 лет);
подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуществляется по
описям. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в
организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разрешения
архивной организации.
Уничтожение документов и дел оформляется актом. Уничтожение дел с
истекшим сроком хранения, имеющих грифы: «Секретно», «Для служебного
пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со
специальными инструкциями.
Письмо-предупреждение фирме, занимающейся пусконаладочными работами на
предприятии, директором которого Вы являетесь, и срывающей сдачу объекта в
срок. Наименование предприятия и остальные данные укажите самостоятельно.
Служебные письмо – обобщенное название большой группы управленческих
документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными
лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные,
гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные,
письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы, письма-
предупреждения и другие.
Письма оформляются на специальном бланке для писем. В письмах название
вида документа не указывается.
На бланке указывается: эмблема, наименование предприятия, почтовый адрес
(полностью), банковские реквизиты, № телефона, № факса, № и дата
документа, подпись, отметка о наличие приложения.
Бланки могут изготавливаться с угловым и продольным расположением
реквизита. Почтовый адрес корреспондента указывается полностью.
Письма, имеющие юридические и финансовые последствия заверяются печатью
организации. Датой документа является дата его регистрации.
15 страниц
100% уникальность
2011 год
158 просмотров
