Понятие электронной системы управления документооборотов (ЭСУД) Требование к ЭСУД

Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI). Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже сегодня в некоторых областях деятельности электронным способом обрабатывается до 90 % информации. В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов. Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях. Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества.

---

Диссертация по менеджменту на заказ - один из наиболее успешных способов получить качественно написанную работу. Доверьте вашу диссертацию экспертам из Work5.

---

. Помимо перечисленного, электронные документы позволяют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных алфавитно-цифровых данных на потоки данных, дополненные большими объемами неструктурированного текста, изображений, звука, видео и графики. Такие документы смогут также включать гипертекстовые связи, переработанные OLE-объекты, текстовые объекты и реляционные данные. Электронный документ будет ограничен такими параметрами, как его содержимое, структура данных, форматы и стандарты режима передачи и, самое важное, характер его использования. При изменении любого из этих параметров соответственно будет меняться документ. Он будет открытым, гибким, адаптируемым, многомерным. За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ - это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS). Мощные системы класса EDMS, работающие чаще всего на распределенных архитектурах, основаны на комбинации технологий сбора, хранения, поиска и распространения электронных документов. Значительное повышение производительности при использовании технологии EDMS отмечено во многих отраслях: правительство, судопроизводство, юриспруденция, фармацевтика, страхование, финансовые услуги, здравоохранение, производство и систему высшего образования. Можно выделить следующие основные задачи, которые призвана решать система управления документами - уметь переводить бумажные документы в электронный вид и уметь перехватывать все создаваемые электронные документы из всех источников поступления: - из приложений, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для настольных издательств; - факсовые сообщения, пришедшие через факс-сервер предприятия; - входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты; - отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов. Многофункциональные системы управления документами развиваются под влиянием перехода от вычислительных сред на базе мейнфреймов к системам на базе микропроцессоров, от монолитных закрытых приложений к открытым и интегрируемым программным компонентам.

В последнее время многие организации при формировании своей политики в области информационных технологий уделяют особое внимание повышению эффективности использования средств вычислительной техники и снижения общей стоимости владения информационными системами. Люди и информация - основные ценности любой организации. Для решения стоящих перед ней задач существенное значение имеет управление людьми, их навыками, ролями и полномочиями. Велика важность корпоративных данных, документов, правил и процедур, а также эффективное управление ими. Люди и информация приводятся в действие с помощью системы управления деловыми процессами и коммуникационной инфраструктуры. Поэтому естественным выглядит желание многих руководителей интегрировать ЭСУД с имеющимися у них информационными компонентами так, чтобы она в наибольшей степени соответствовала как имеющимся структуре и бизнес-процессам компании, так и стратегии развития компании в целом. Важно, чтобы при внедрении такой системы вид и функциональные возможности уже имеющихся документов не только сохранялись, но и могли быть расширены и легко адаптированы к нуждам организации. Обобщая вышесказанное, можно утверждать, что ЭСУД должна: - быть интегрируема в сложившуюся информационную инфраструктуру организации; - Иметь приемлемую стоимость владения (TCO); - Быть масштабируемой в заданных пределах; - Быть расширяемой стандартными средствами; - Являться продуктом финансово устойчивого производителя, занимающего лидирующие места на рынке; - Нести максимальную функциональность в стандартной поставке продукта; - Обеспечиваться службой поддержки производителя; - Соответствовать отраслевым стандартам; - Обладать эргономичным интерфейсом, «прозрачностью» для пользователя; При этом особенно велика востребованность комплексных решений. Комплексных, во-первых, в смысле возможности максимальной интеграции с уже имеющимися системами, а во-вторых, в смысле максимальной реализации, с учетом перспектив развития, потребностей организации в информационном сервисе без привлечения дополнительных средств. Основной тенденцией в области разработок ЭСУД в настоящее время является объединение в одной системе всех функций, связанных с получением электронных документов, преобразованием бумажных документов в электронный вид , загрузкой их в электронный архив, хранением и поиском электронных документов, маршрутизацией передвижения документов и контролем исполнения документов и деловых процессов. К таким системам относится, например, FormFlow 2.0 компании Symantec, PowerDOCS™, Compaq Work Expeditor R-STYLE и др.

1. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html 2. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 1997. №1 3. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 1997. №1 4. Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html 5. Смирнова Г.Н. Учебное пособие по дисциплине “Электронные системы управления документооборотом” / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики – М., 2003.