Место и роль информационно-справочной документации в делопроизводстве

Делопроизводство представляет собой документирование деятельности организации, которое основано на научной организации с применением современной техники. Делопроизводство захватывает полный комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив. Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, - является главным подходом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, которые отражают итоги и процесс проведения производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы дают возможность реализовать управленческие функции, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. Из-за этого можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления современной организацией должны проводиться, опираясь на единые требования к оформлению документов, использованию фирменного стиля и применения современных технических средств в работе с документами. Это очень важно не только потому, что унификация оформления документов - это удобно и технологично, но и потому, что качество документов показывает культуру организации, как речь, поведение и одежда свидетельствуют о культуре человека. Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации.

---

Если нужно выполнение контрольных на заказ в Воронеже - Work5 поможет.

---

. Документы этой группы имеют служебное, вспомогательное значение по отношению к другим кадровым документам. В них нет распоряжений, они не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются необходимыми для исполнения и содержат информацию, которую принимают к сведению. Информационно-справочные документы являются основанием для издания приказов по личному составу. Процесс принятия управленческих решений базируется на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в разных источниках, но самое главное место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам (1). Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как либо с помощью справочных картотек, либо в автоматизированном режиме. Целью данной курсовой работы является глубокое и всесторонне изучение справочно-информационных документов, которые используются в деятельности организации .

Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации, предприятия сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда. Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п. Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде. Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия. На основе изложенного материала в данной контрольной работе можно сделать следующие выводы, что: • письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении; • докладная записка-документ, который адресован руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя; • объяснительная записка - документ, который поясняет содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка; • телеграмма-это документ, который передается по каналам телеграфной связи; • для передачи оперативной информации используют телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону; • телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи; • протокол - этот документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов; • акт - это документ, который составлен несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия; • справка - это документ информационного характера, который содержит описание производственной деятельности организации и подтверждение каких - либо фактов, событий; • деловая переписка по электронной почте давно стала неотъемлемой частью бизнеса, поэтому и на нее распространяется некоторые правила делового этикета.

Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. -- М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с. 2. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с. 3. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 76 с. 4. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб. Пособие. - 2 изд., перераб. и доп. - Ростов, 2001. - 320 с. 5. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2 изд. - СПб., 2007. - 272 с. 6. Байкова И.Ю. настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. - М., 2008. - 352 с. 7. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев.- М.: Экономика, 1991, 271 с. 8. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с. 9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с. 10. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. -- М.: ИМПЭ, 1998, 96 с. 11. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 288 с. 12. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998, 572 с. 13. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. -- М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994, 85 с. 14. СанкинаЛ.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. -- М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998, 91с.