формирование и хранение дел в делопроизводстве

Для любой организации желателен порядок хранения документов, при котором легко можно было бы найти нужную информацию для решения любого поставленного вопроса. Все исполненные документы должны подшиваться в папки в определенном порядке, т.к. часто приходится обращаться уже к исполненному документу по прошествии какого-либо промежутка времени.Папки, в которые помещаются исполненные документы, называются делами. Вся эта процедура расположения документов в дела, которая называется формирование дел, является строго регламентированной процедурой.

---

Нужно помочь составить отчёт студента по преддипломной практике ? Обратитесь к квалифицированным специалистам Work5.

---

. Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дела формируются все документы, отложившиеся в процессе деятельности организации (входящие, исходящие и внутренние). Дела в организации заводятся, как правило, в начале каждого делопроизводственного года (с 1 января) и представляют собой обычные папки-скоросшиватели. Документы в них подшиваются по мере создания (получения) и исполнения. Итак,актуальной темы настоящей работы очевидна, т.к. в настоящее время в связи обилием информации, большой разнообразностью отчетов, входящей и исходящей документации, очень важно правильно формировать дела. Цель настоящей работы – рассмотреть особенности процесса формирования и хранения дел в делопроизводстве. Для реализации цели предполагается решение следующих задач: ? рассмотреть основные понятия, связанные с делопроизводством; ? дать определение понятию «номенклатура дел»; ? рассмотреть структуру номенклатуры дел, перечислить функции и основные виды номенклатуры дел; ? рассмотреть процедуру формирования дел в делопроизводстве, для этого необходимо ввести понятие «формирование дел», определить основные правила и порядок формирования дел, а также определить значение формирования дел в организации; ? рассмотреть процедуру хранения дел в делопроизводстве. Объектом исследования является организация и ведение процесса делопроизводства. Предметом исследования является процедура формирования и хранения дел в делопроизводстве. Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, личный опыт.

В настоящее время мы живем в постоянно развивающемся и меняющемся мире. Какое-то событие еще не успело уйти, как ему на смену приходит новое. Все события приносят в нашу жизнь новые правила и тенденции. Современное динамичное общество не терпит ошибок, поэтому очень важно правильно организовать свою жизнь. Для правильного ведения дел в любой организации была создана процедура документооборота. Документооборот – это движение (оборот) документов, как внутри организации, так и между организациями, сотрудничающих между собой по каким-либо вопросам или в какой-либо сфере. Документооборотявляется одной из основных частей делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут – прямым, а время прохождения минимальным. Основное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда. Для того, чтобы правильно организовать процесс документооборота были разработаны специальные правила, называемые формированием дел в делопроизводстве. Формирование дел – это размещение исполненного документа в дело, выбрав его по номенклатуре дел. Так же важно придерживаться систематизации в процессе группировки документов. При формировании дел следует соблюдать ряд правил, их выполнение помогает правильно определить место хранения любого документа: • необходимо группировать в дело исключительно исполненные документы; • важно правильно выбрать дело в соответствии с номенклатурой дел; • документы по одному вопросу должны располагаться вместе; • приложения нельзя отделять от основного документа; • дела обычно формируют в течение одного календарного года; • нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения; • помещать в дела следует только один экземпляр документа, без черновиков;количество листов – до 250 в одном томе при толщине до 4 см; • электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела. Существуют определенные принципы, которыми необходимо руководствоваться при определении расположения документов внутри дела: хронологический принцип;алфавитный принцип; вопросно-логический принцип. Однако, часто руководствуются сочетанием нескольких перечисленных принципов. Завершающий этап процесса делопроизводства – это подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

1. Андреева В.И. Делопроизводство: учебное пособие/ В.И. Андреева. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009. – 192 с. 2. Андреева В.И. Делопроизводство. Издание 10-е, переработанное и дополненное: Практическое пособие/В.И. Андреева. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005. – 200 с. 3. Архипова Н.Г. Делопроизводство на компьютере: учебное пособие/ Н.Г. Архипова. – М., 2007. – 260 с. 4. Барахин, А.Б. «Делопроизводство на предприятии»: практическое пособие / А.Б. Барахин. – М.: 2009. 5. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие/ М.И. Басаков. – Ростов-на-Дону, 2004. 6. Воржаева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. М.: Попурри, 2007 – 602 с. 7. Иванова А.Л. Законодательство и нормативы по обеспечению сохранности документов: А.Л. Иванова – М.: 2006. – 185 с. 8. Ишутина Е. Секретарь – доверенное лицо руководителя. М.: Деловая книга, 2005. – 302 с. 9. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 4 изд./ М.В Кирсанова – М.: ИНФРА-М, 2004. 10. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб.пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. – 304с. 11. Крайнова, Л.А. Делопроизводство в кадрах: Л.А. Крайнова – М.: 2004. – 154 с. 12. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие – 6 изд./ Т.В. Кузнецова – М.: 2007. 13. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учеб.пособие для учащихся нач. проф. учебных заведений/ Л.А. Ленкевич. – М.: Издат. Центр Академия, 2007. – 224с. 14. Лихачев, М.Т. Документы и делопроизводство: справочное пособие/ М.Т. Лихачев. – М.: Экономика, 2000. 15. Максимович, Ю.А., Берестова В.И. Делопроизводство в кадрах: Учебное пособие – 4 изд./ Ю. А. Максимович. – М.: 2008. 16. Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации/А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. – 480 с. 17. Печникова, Т.В., Печникова, А.В. Практика работы с документами в организации: учебное пособие/ Т.В. Печникова. – М.: ЭКМОС, 2003. 18. Рогозина, К.В. Документационное обеспечение управления: Учебник – 5 изд./ К.В. Рогозина. – М.: 2003. 19. Селезнева Т.А. Секретарь-референт в структуре управления современной организацией. – М., 2008. – 512 с. 20. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. – М.: ПРИОР, 2004. 21. Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2007. – 256 с.