Необходимость автоматизировать управление документооборотом давно осуществляется на практике, с каждым днем становится больше российских предприятий, которые начали внедрять у себя систему электронного документооборота. Значениеавтоматизации управления документооборотомразличные предприятия сегодня видят по-разному,уодних это повышениеэффективности организационных и распорядительных моментов,у других этоповышениеэффективноститрудавыполняющих функциональные работыспециалистов,которые создаютдокументы и используютих в повседневной работе,и как выяснилось,лишьмалая часть организаций уделяетвнимание обоиммоментам.Точкизрения в вопросах документооборотаделятся так, потому чтосами документы имеют разную значимость и играют различную роль в работеорганизации,имеетзначение стиль работыуправления,имеющееся отрасли производства, общий уровеньтехнологической зрелости.
Если появилась необходимость изготовить чертеж , можете обратиться к специалистам Work5.
. Зачастую поэтому для одной организации документкакбазовыйинструмент управления, а длядругойсредствои продуктпроизводства.
Актуальность работызаключается в том,что современный мир, пропитанный информационными технологиями, стал предъявлятьновые требования к документам,которые несутответственностьза их создание, обращение и хранение. Современные компьютерныетехнологии позволяютбыстро и качественносформироватьдокумент,вестиучет, контрользаисполнением документов, их передачупо каналам телекоммуникаций, оперативное хранение и поискнужной информации. Многиефункциивыполняемые бумажнымдокументооборотомможнополностьюавтоматизированы, что позволит быстрее принимать решенияи, соответственно, эффективнееуправлять организацией.Необходимо учесть, что переход на новые технологии потребует соответствующейправовой и нормативной базы,хорошо продуманногоархивного хранения,высококвалифицированных исполнителей и руководителей.
Цель курсовойработы выявлениепреимуществ электронного документа всовременном электронномдокументообороте.Задачи перед курсовойработой были следующие, дать характеристику электронному документу;проанализировать работуслужбыдокументационного обеспечения управления;выявить современные проблемыэлектронногодокументационного оборота.Объектом работыявляетсяэлектронный документ как единица современного электронного документооборота.Предметом работы стало рассмотрение проблем современного электронного документационного оборота.
1.Понятие электронного документаи его место в делопроизводстве
Каждый день мы сталкиваемся со ставшими уже привычными реалиями современной жизни, одной из которых стал электронный обмен данными. Интернет,локальныекомпьютерные сети, электронная почтаи этоневесьперечень средств,используемых дляобменаданными в электронном виде.
В последние годыпоявилисьираспространились новые инструменты для обеспечения эффективногоуправленческогопроцесса. В том числеипрограммныеобеспеченияобработки управленческихданных и документов.
Удобство использованиясистемы электронного документооборотав том, что онапозволяет организованнопередаватьданные оисполнениидокументов в электронном виде, чтов корне меняетконтрольисполнения документов.В связи с этимзначительноменяется процесс согласования документов. В рамках этого документа всесотрудники,которые участвуютв процессе согласования, имеют возможность обменятьсяэлектронными версиями согласуемых документов. Все это позволяетзначительносократить время,которое затрачиваетсяна передачу проектовдокументовв бумажном виде.
Организация, перешедшая на системуэлектронного документооборота обязательнодолжнавключитьтекущий электронный архив,он решает проблемы быстрогодоступа к информации ипозволит одновременноиспользоватьдокумент несколькими сотрудниками. Таким образоморганизованное хранение значительно снижает возможностьпотери информации и повышаетскоростьработы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.
С юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность. Поэтому вместесусовершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.
Документ - письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.
Требования к документамможно разделить на три группы.В первой группе отражаетсяинформационная функциядокумента: документомне может быть любая информация, записаннаяна бумаге, а только сведения определенной формы. Ко второйгруппе относяттребования,которые могут обеспечитьдоказательственную функцию документа (реквизиты,печатьилиподписьопределенного лица, персональные данныео человеке, сделавшем документ, требованияк бумажному носителю, например,защитныезнаки.Третья группакак быобъединяет две предыдущие, делает документюридически значимым. Документ,которыйиздан некомпетентным органом, подписанне уполномоченнымлицом или не подписан вовсе, не может являтьсяподтверждением изложенных в немфактов, удостоверением фактовили подтверждениемправ и обязанностей.
25 страниц
100% уникальность
2012 год
61 просмотров
