В дипломной работе проведен анализ функциональных обязанностей секретаря по документному обслуживанию, рассмотреть методы и способы его рационализации.
Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:
1. Рассмотрены теоретические основы деятельности секретаря, его роль в управленческой работе.
2. Рассмотрены современные технологии осуществления деятельности секретаря по документному обслуживанию.
Профессиональные задачи и функции секретаря в значительной степени определяются направлением и спецификой деятельности организации, ее корпоративной культурой, стилем работы руководителя и некоторыми другими факторами.
Секретарь отвечает за организационно-техническое обеспечение административно-управленческой деятельности руководителя, что является частью управленческого процесса организации.
Секретарь как ответственный исполнитель обеспечивает принятие руководителем качественных управленческих решений и их своевременное доведение до исполнителя, контролирует соблюдение установленных руководителем сроков исполнения, принимает участие в документировании результатов исполнения специалистами организации поручений руководителя.
Руководитель принимает решение на основании поступающей к нему информации. Часть информации, в т. ч. в задокументированной форме, поступает к руководителю непосредственно через секретаря. От полноты объема этой информации, ее оперативности и достоверности зависит качество принимаемого руководителем управленческого решения.
Секретарь руководителя участвует в каждом этапе управления, начиная от подготовки управленческого решения и заканчивая результатами его исполнения. От ответственности, организованности, оперативности и компетентности секретаря зависит административно-управленческий процесс в организации.
Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.
Задачи делопроизводства заключаются в следующем – оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.
Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации, или предприятия.
Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства.
Среди огромного многообразия видов деловых документов, обращающихся на фирмах, предприятиях и в организациях вне зависимости от их специфики можно выделить следующие основные группы:
- организационная документация (устав, учредительный договор, должностная инструкция, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка);
- распорядительная документация (приказ по основной деятельности, постановление, распоряжение, решение, указание);
- документация по личному составу фирмы (трудовой контракт, договор, личные дела, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки);
- финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, кассовые книги и др.);
- информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Оформляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.
Эффективный документооборот бывает, возможен лишь в случае постоянно работающих в организации профильных специалистов, что более характерно для крупных коммерческих и государственных компаний. В большинстве же организаций среднего и малого бизнеса выделение отдельной структуры документационного обеспечения управления часто не представляется возможным из-за недооценки, как важности этих процедур, так и причин финансового характера.
Оптимизация процессов, проводимая перед фактической их автоматизацией это возможность сокращения издержек, связанных с ошибочно функционирующими процессами, существующими в компании.
Каждая такая ошибка сопровождается большим количеством рисков (от чисто репутационных, к примеру, медленная реакция на входящую корреспонденцию, до юридических и финансовых, связанных с вероятностью утраты важной документации).
Необходимо обязательно отметить, что система документационного обеспечения управления, которую автоматизируют современные СЭД, предназначена для поддержки и совершенствования системы управления организацией.
Оптимизация документооборота является весьма желательным процессом при его автоматизации, позволяющим с минимальными затратами получить синергетический рост эффективности документационного обеспечения управления при внедрении в компании ЭДО, сочетая при этом сильные методические решения, с одной стороны, и автоматизацию документоориентированной деятельности – с другой.