Введение 3 1. Теоретические основы деятельности секретаря, его роль в управленческой работе 5 1.1 Секретарь в структуре документационного обеспечения управления 5 1.2 Роль современных информационных технологий в работе секретаря 11 2. Современные технологии осуществления деятельности секретаря по документному обслуживанию 20 2.1 Нормативно-методическая основа делопроизводства 20 2.2 Документационное обслуживание секретаря 26 2.3. Основные методы и способы рационализации деятельности секретаря по документному обслуживанию 38 3. Составление и оформление управленческой документации 44 Заключение 52 Список использованной литературы 56 Приложение 1 59 Приложение 2 60 Приложение 3 61 Приложение 4 63 Приложение 5 64

Анализ функциональных обязанностей секретаря по документномуобслуживанию, методы и способы его рационализации.

дипломная работа
Деловой этикет
55 страниц
100% уникальность
2013 год
141 просмотров
Петрова Н.
Эксперт по предмету «Делопроизводство и документооборот»
Узнать стоимость консультации
Это бесплатно и займет 1 минуту
Оглавление
Введение
Заключение
Список литературы
Введение 3 1. Теоретические основы деятельности секретаря, его роль в управленческой работе 5 1.1 Секретарь в структуре документационного обеспечения управления 5 1.2 Роль современных информационных технологий в работе секретаря 11 2. Современные технологии осуществления деятельности секретаря по документному обслуживанию 20 2.1 Нормативно-методическая основа делопроизводства 20 2.2 Документационное обслуживание секретаря 26 2.3. Основные методы и способы рационализации деятельности секретаря по документному обслуживанию 38 3. Составление и оформление управленческой документации 44 Заключение 52 Список использованной литературы 56 Приложение 1 59 Приложение 2 60 Приложение 3 61 Приложение 4 63 Приложение 5 64
Читать дальше
Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. По подсчетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес – это в значительной степени непрерывный процесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодателей и персонала, происходит передача информации между предприятиями и гражданами – за всем этим стоят документы. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки. Неправильное оформление, хранение документов может обернуться риском потери ценной информации, прямыми убытками при расторжении сделки или невыгодными условиями контракта, что негативно отразится и на финансовом положении предприятия, и на его деловой репутации. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием, подтверждающей его стаж, размер заработной платы, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований трудового законодательства РФ.


Можно легко узнать цены на курсовые работы на сервисе Work5.


. Организация и ведение делопроизводства требует профессиональных знаний и навыков. Как правило, эту работу на предприятии ведут службы делопроизводства или секретари. Однако каждый специалист предприятия и работник аппарата управления должен знать основы делопроизводства. Объект исследования: функциональные обязанности секретаря по документному обслуживанию. Предмет исследования: рационализация документирования управленческой деятельности организации. Цель дипломной работы: провести анализ функциональных обязанностей секретаря по документному обслуживанию, рассмотреть методы и способы его рационализации. Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи: 1. Рассмотреть теоретические основы деятельности секретаря, его роль в управленческой работе. 2. Рассмотреть современные технологии осуществления деятельности секретаря по документному обслуживанию. Теоретической основой для исследования послужили труды отечественных ученых и специалистов в области теории и практики документоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме. Методологическая основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как систем. На разных этапах исследования и в зависимости от характера разрабатываемых теоретических задач использовались разнообразные современные методы исследования: диалектический; сравнительно-аналитический; системный.

Читать дальше
В дипломной работе проведен анализ функциональных обязанностей секретаря по документному обслуживанию, рассмотреть методы и способы его рационализации. Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи: 1. Рассмотрены теоретические основы деятельности секретаря, его роль в управленческой работе. 2. Рассмотрены современные технологии осуществления деятельности секретаря по документному обслуживанию. Профессиональные задачи и функции секретаря в значительной степени определяются направлением и спецификой деятельности организации, ее корпоративной культурой, стилем работы руководителя и некоторыми другими факторами. Секретарь отвечает за организационно-техническое обеспечение административно-управленческой деятельности руководителя, что является частью управленческого процесса организации. Секретарь как ответственный исполнитель обеспечивает принятие руководителем качественных управленческих решений и их своевременное доведение до исполнителя, контролирует соблюдение установленных руководителем сроков исполнения, принимает участие в документировании результатов исполнения специалистами организации поручений руководителя. Руководитель принимает решение на основании поступающей к нему информации. Часть информации, в т. ч. в задокументированной форме, поступает к руководителю непосредственно через секретаря. От полноты объема этой информации, ее оперативности и достоверности зависит качество принимаемого руководителем управленческого решения. Секретарь руководителя участвует в каждом этапе управления, начиная от подготовки управленческого решения и заканчивая результатами его исполнения. От ответственности, организованности, оперативности и компетентности секретаря зависит административно-управленческий процесс в организации. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Задачи делопроизводства заключаются в следующем – оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов. Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации, или предприятия. Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства. Среди огромного многообразия видов деловых документов, обращающихся на фирмах, предприятиях и в организациях вне зависимости от их специфики можно выделить следующие основные группы: - организационная документация (устав, учредительный договор, должностная инструкция, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка); - распорядительная документация (приказ по основной деятельности, постановление, распоряжение, решение, указание); - документация по личному составу фирмы (трудовой контракт, договор, личные дела, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки); - финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, кассовые книги и др.); - информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.). Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Оформляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста. Эффективный документооборот бывает, возможен лишь в случае постоянно работающих в организации профильных специалистов, что более характерно для крупных коммерческих и государственных компаний. В большинстве же организаций среднего и малого бизнеса выделение отдельной структуры документационного обеспечения управления часто не представляется возможным из-за недооценки, как важности этих процедур, так и причин финансового характера. Оптимизация процессов, проводимая перед фактической их автоматизацией это возможность сокращения издержек, связанных с ошибочно функционирующими процессами, существующими в компании. Каждая такая ошибка сопровождается большим количеством рисков (от чисто репутационных, к примеру, медленная реакция на входящую корреспонденцию, до юридических и финансовых, связанных с вероятностью утраты важной документации). Необходимо обязательно отметить, что система документационного обеспечения управления, которую автоматизируют современные СЭД, предназначена для поддержки и совершенствования системы управления организацией. Оптимизация документооборота является весьма желательным процессом при его автоматизации, позволяющим с минимальными затратами получить синергетический рост эффективности документационного обеспечения управления при внедрении в компании ЭДО, сочетая при этом сильные методические решения, с одной стороны, и автоматизацию документоориентированной деятельности – с другой.
Читать дальше
1. Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. 3-е изд. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и K°», 2004. 2. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Под ред. Т.В.Кузнецовой.-М.: ЮНИТИ, 2003. 3. Доверие и недоверие как факторы отношения личности к соблюдению нравственных норм делового поведения // Экономическая психология: актуальные теоретические и прикладные проблемы: Материалы шестой научно-практической конференции / Под общ. ред. А.Д. Карнышева. Иркутск: Изд-во БГУ ЭП, 2005. С. 22-24. 4. Дорофеев В. Д., Шмелева А. Н., Частухина Ю.Ю. Организационное поведение: Учеб. пособие. – Пенза: Изд-во ун-та, 2004. – 142 с. 5. Журавлев А.Л., Купрейченко А.Б. Нравственно-психологическая регуляция экономической активности. — М.: Изд-во «Институт психологии РАН», 2003. — 436 с. 6. Занковский А.Н. ПСИХОЛОГИЯ ДЕЛОВЫХ ОТНОШЕНИЙ: Учебно-методический комплекс. – М.: Изд. центр ЕОАИ, 2008. – 384 с. 7. Занковский А.Н. Организационная психология: Учебное пособие для вузов по специальности «Организационная психология». — 2-е изд. — М.: Флинта: МПСИ, 2002. — 648 с. 8. Захарова Т.И. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОВЕДЕНИЕ: Учебно-методический комплекс. – М.: Изд. центр ЕАОИ. 2008. – 330 с. 9. Интеграционные процессы в современной социальной психологии и ордерный подход к изучению организационной культуры// Российский психологический журнал, 2006. Т. 3. № 4. – С. 26-36. 10. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие для студ. высш. учеб. завед., обучающихся по экон. спец. / Рос. академия гос. службы при Президенте РФ, Сиб. акад. гос. службы.-3-е изд.-М.; Новосибирск: ИНФРА-М; Сиб. соглашение, 2002. 11. Коврижных И.В. Формирование эффективной структуры организации: Учебно-методическое пособие для слушателей отделения переподготовки. – Барнаул: АФ СибАГС, 2005. – 115с. 12. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря: Справочник. – СПб.: Герда, 2005.-С.41. 13. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями.-М.: Омега-Л, 2005. 14. Нужна ли предварительная оптимизация документооборота перед его автоматизацией?// Современные технологии делопроизводства и документооборота, 08.2012 г. 15. Персональный помощник. Электронный ресурс. Источник доступа: www.secretariat.ru 16. Психология и этика делового общения/ Под ред. В.Н. Лавриненко.- М.: Юнити, 2002.-С.292–294. 17. Самбутян Л.М. Алло, мы ищем талантливых и перспективных хозяек офиса!, или Чего хочет работодатель?/ СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 7 ИЮЛЬ / 2011. – с. 4 – 8 18. Секретарь-референт. Секретарское дело: Л. А. Ленкевич — Москва, Академия, 2007 г.- 80 с. 19. Серегин Н.С., Тарасов Н.Н. Основы секретарского дела. Учебное пособие. – М.: ООО "Новая правовая культура", 2005. – 165 с. 20. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Учеб. пособие. М. – 2008 – 524 с. 21. Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций.-М.: Приор, 2004. 22. Столяренко Л.Д. Психология и этика деловых отношений: Учеб. пособие для студентов сред. проф. образования.-2-е изд., доп. и перераб. – Ростов н/Д: Феникс, 2003. 23. Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005.-С.237–241. 24. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному;рец.: А.Н. Данчул, М.В. Ларин, Р.Г. Пихоя, Н.Н. Полуденный.-М.: МЭИ, 2010. - 295 с..-Прил.: с. 275-279.-Библиогр.: с. 280-294.
Читать дальше
Поможем с написанием такой-же работы от 500 р.
Лучшие эксперты сервиса ждут твоего задания

Похожие работы

дипломная работа
"Радио России": история становления, редакционная политика, аудитория. (Имеется в виду радиостанция "Радио России")
Количество страниц:
70
Оригинальность:
61%
Год сдачи:
2015
Предмет:
История журналистики
курсовая работа
26. Центральное (всесоюзное) радиовещание: история создания и развития.
Количество страниц:
25
Оригинальность:
84%
Год сдачи:
2016
Предмет:
История журналистики
практическое задание
Анализ журнала "Индекс. Досье на цензуру"
Количество страниц:
4
Оригинальность:
75%
Год сдачи:
2013
Предмет:
История журналистики
реферат
Анализ журнала The New York Times
Количество страниц:
10
Оригинальность:
Нет данных
Год сдачи:
2013
Предмет:
История журналистики
реферат
Гиляровский и Суворин о трагедии на Ходынском поле
Количество страниц:
10
Оригинальность:
86%
Год сдачи:
2013
Предмет:
История журналистики

Поможем с работой
любого уровня сложности!

Это бесплатно и займет 1 минуту
image