Любая фирма должна отражать происходящие в ней процессы в документах. Это нужно для внутренней организации, это требуется для составления отчетов в различные контролирующие органы. Причем все используемые бумаги и сведения постоянно обновляются: появляются одни, устаревают другие. Ну и, наконец, идет обмен между подразделениями, отделами, просто специалистами. Весь этот процесс и есть документооборот в организации. Сам документ представляет собой материальный объект, на котором зафиксирована информация в виде текста, записи звука или видеоизображения.
У нас вы можете заказать дипломную работу по транспорту. Преподаватели и аспиранты выполнят качественную дипломную работу для вас.
.
Последние две категории еще некоторое время назад вообще в качестве документов юридических лиц не рассматривались. Однако сейчас, когда невиданными темпами развивается организация электронного документооборота, такие формулировки никого не удивляют.
Предназначается документ для хранения и передачи этой информации другим лицам, при этом предусмотрены способы защиты от несанкционированного использования. С чего начинается документооборот у малого бизнеса Естественно, существуют определенные принципы, которые надо соблюдать, когда формируется документооборот в организации. Охарактеризуем их для только что созданного юридического лица.
Первое, что требуется сделать – это создать хотя бы краткий реестр документов, необходимых в деятельности. Такого закона, где были бы они все досконально расписаны, нет.
Но есть наработанная практика. Обязательно должен присутствовать устав, свидетельства о постановке на учет и т.д. С них начинается вся документация, которая на первых порах уместится в одном файле. Но затем начнут накапливаться еще и первичные документы, которые, кстати, положено хранить не менее пяти лет. Сюда относятся счета-фактуры, накладные, документы об оплате – все, что может подтвердить легальность проводимых операций. Это считается самой важной категорией.
Кроме того, документооборот в организации должен предусматривать накопление договоров с партнерами и контрагентами – те соглашения, которые сопровождают бизнесмена на всем протяжении его деятельности. Здесь можно использовать опыт предшественников.
Составляя договор аренды помещения, заключая контракт с иностранной компанией, можно использовать примерные образцы. В них сочетаются обязательные положения с теми, где можно проявить инициативу. Наконец, есть внутренние документы, создающиеся в отделах и навсегда остающиеся в недрах канцелярских шкафов. Сюда относятся разного рода регламенты, инструкции, приказы, докладные и прочее. Отдельной строкой можно назвать лишь документацию по оплате труда наемных работников. Здесь очень жесткие законодательные требования и в плане составления, и в плане сроков хранения в архиве. Что взять за основу? В итоге, чтобы создать более или менее удовлетворительный документооборот в организации, надо будет просмотреть немало инструкций и законов. Но можно посоветовать и другое: взять за образец подобное юридическое лицо с похожим режимом налогообложения и с историей деятельности.
А если там уже была налоговая проверка, то можно точно получить качественную консультацию. В итоге документооборот организации, причисляемой к малому бизнесу, организовать не очень сложно. Надо лишь проявить некоторую скрупулезность. Сложнее в крупных компаниях, где это целая система, где обращение документа проходит полный цикл: создание, регистрация, пересылка адресату или передача исполнителю, ознакомление и, наконец, исполнение. В них предусмотрены даже графики документооборота – схемы, отражающие процедуру движения документов, начиная с того момента, как они создаются, и заканчивая передачей их на хранение. Естественно, унификация здесь невозможна из-за разности структур предприятий. Поэтому каждая организация разрабатывает эти графики самостоятельно.
Внутренние документы акционерного общества
Деятельность любой организации должна быть регламентирована административно-правовыми нормами. Правила работы, нормы и положения, структуру компании, численность штатных сотрудников и их должностные права и обязанности в полной мере отражают организационные документы.
Наличие их гарантирует определенный порядок в работе отдельных подразделений и предприятия в целом. Оформление организационных документов — первоочередная задача руководящего состава компании. О том, как выполнить ее правильно, читайте в статье.
Основные положения Организационные документы являют собой основу деятельности организации, с их помощью реализуются нормы гражданского и административного права.
Такие документы в обязательном порядке утверждаются руководителем и вступают в действие до тех пор, пока не будут отменены или приняты новые. При реорганизации предприятия в обязательно порядке должны быть разработаны новые организационно-правовые документы.
Этим занимается преимущественно руководство компании с привлечением квалифицированных работников, знающих свое дело, а также специалистов юридической службы. К организационным документам относятся: устав предприятия, учредительный договор, положения (об организации, о структурных подразделениях, о временных органах и др.), организационно-методические и должностные инструкции, штатное расписание.
15 страниц
81% уникальность
2013 год
101 просмотров
