Делопроизводство на предприятии

Организация работы с документами – ключевая задача управления в любом учреждении. Весь процесс управления организацией пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на работе с документами, в которых эта информация фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления в любой организации, учреждении, предприятии рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

---

Нужен курсовик? Читай отзывы нашего сайта и выбирай лучшее.

---

. В любой, даже хорошо организованной, структуре делопроизводства всегда имеется ряд недостатков: документы теряются, тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа, сложность получения информации о прохождении документа и др. Цель работы – Разработка АРМ секретаря руководителя предприятия ФГУ ДЭП «Мосты и тоннели». Объектом исследования является процесс учету документов ФГУ ДЭП «Мосты и тоннели». Предмет исследования – автоматизированное рабочее место секретаря. Для реализации поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи: 1) проанализировать предметную область; 2) разработать логическую и физическую структуры разрабатываемого АРМ; 3) разработать структуры базы данных; 4) разработать автоматизированное рабочее место; 5) оценить надежность информационной системы; 6) рассчитать экономический эффект от внедрения АРМ. Методы и средства решения поставленной задачи: ? изучение научно-технической литературы; ? проектирование бизнес-процессов с помощью CASE-средства BPWin; ? проектирование логической и физической модели баз данных с помощью CASE-средства ERWin; ? разработка программного продукта с помощью среды программирования Borland Delphi 7. Основными практическими результатами являются АРМ секретаря руководителя предприятия ФГУ ДЭП «Мосты и тоннели». Данная выпускная квалификационная работа состоит из трех глав. Первая глава аналитическая, где рассматривается: анализ организационно–экономической схемы и её описания, анализ уровня автоматизации обработки управленческой информации и выявляются объекты и задачи автоматизации, рассматриваются существующие на рынке системы документооборота и обосновывается выбор стратегии автоматизации. Вторая глава проектная, где рассматривается: разработка концепции построения информационной модели автоматизированного рабочего места (АРМ), разработка структуры базы данных реализации АРМ, разработка программного обеспечения автоматизации функциональных задач управления. В третьей главе производится расчет экономической эффективности внедрения АРМ.

Результатом данной выпускной квалификационной работы является разработка АРМ секретаря руководителя предприятия ФГУ ДЭП «Мосты и тоннели». В ходе разработки тщательно исследована предметная область, определены задачи и требования к будущему программному продукту, осуществлено проектирование и программная реализация, выполнена документация сопровождения. В ходе исследования предметной области проанализирована деятельность ФГУ ДЭП «Мосты и тоннели», выполнен обзор программных продуктов, используемых в автоматизации документооборота. Реализация программы осуществлялась на языке высокого уровня Delphi. Программное обеспечение рассчитано на пользователя, обладающего минимальными навыками работы на компьютере. Практическая значимость разработки выражается в автоматизации документов секретарем руководителя ФГУ ДЭП «Мосты и тоннели», а также сниженной степенью возникновения ошибок за счет диалоговой системы предупреждений. Программа имеет эргономичный интерфейс, содержит средства визуализации данных и результатов, позволяющие структурировать расчетные и исходные данные с последующим выводом на печать. Программа предназначена для использования на предприятиях и в организациях, деятельность которых связана с ведением учета документооборота. Проведен расчет экономической окупаемости. Таким образом, разработанную программу можно считать достаточно эффективной. Об этом можно судить по невысокой стоимости программного продукта. Внедрение программы может дать значительный эффект за счёт экономии денежных средств на приобретение программного обеспечения, а также за счёт сокращения времени расчетов и уменьшения количества сотрудников, занимающихся решением тех же задач, которые осуществлялись ранее без использования данного программного продукта. Таким образом, цель работы – разработка АРМ секретаря руководителя предприятия ФГУ ДЭП «Мосты и тоннели» – достигнута, поставленные задачи решены.

1. Архангельский, А. Я. Программирование в Borland Delphi 7.0. [Текст]: рук. разработчика – М. : ООО «Бином-Пресс», 2009 – 1152 с.; 2000 – экз. - ISBN 5-9854-01670-5(в пер.). 2. Антонов, В. И. Экономика. Справочное пособие: практикум – СПб.: Питер, 2009. – 400 с.: ил. 1500 – экз. - ISBN 2-2568-12358-5 (в пер.). 3. Балтер, Э. Профессиональное программирование в Microsoft Office Access 2003 [Текст] : учеб. пособие для вузов; М-во общ. и проф. образования РФ. – 2-е изд., перераб. и доп. – М. : Вильямс, 2006. – 1296 с. ; с ил.; 25 см. – Библиогр.: с. 1290–1292. – Предм. указ.: с. 1293–1296. – 50000 экз. – ISBN: 5-8459-0952-X, 0-672-32550-0 (в пер.). 4. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2008. – 562 с. 5. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп.– М.: Финансы и статистика, 2006. – 544 с: ил. 6. ГОСТ 19.102-77 ЕСПД. Стадии разработки. [Текст] 2002–01–01. – М.: Изд-во стандартов, 2001 - 4 с. 7. ГОСТ 19.103-78 ЕСПД. Обозначение программ и программных документов. [Текст] 2002–01–01. – М.: Изд-во стандартов, 2001 – 2 c. 8. ГОСТ 19-404-79 ЕСПД. Пояснительная записка. Требования к содержанию и оформлению. [Текст] 2002–01–01. – М.: Изд-во стандартов, 2001 – 2 с. 9. ГОСТ 19.502-78 ЕСПД. Описание применения. Требования к содержанию и оформлению. [Текст] 2002–01–01. – М.: Изд-во стандартов, 2001 – 2 с. 10. ISO/IES 12207:1995-08-01 «Информационная технология. Процессы ЖЦ программного обеспечения»; 11. ГОСТ Р 53622-2009 «Стадии и этапы жизненного цикла, виды и комплектность документов»; 12. ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание АС»; 13. ГОСТ 34.603-92 «Виды испытаний АС»; 14. РД 50-34.698-90 «Требование к содержанию документов»; 15. ГОСТ 24.202-80 «Технико-экономическое обоснование»; 16. ГОСТ 34.20-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании АС». 17. ГОСТ 12.2.032-78 «Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования»; 18. ГОСТ Р 50923-96 «Дисплеи. Рабочее место оператора. Общие эргономические требования к производственной среде. Методы измерения». 19. ГОСТ Р 50949-96 «Средства отображения информации индивидуального пользования. Методы измерений и оценки эргономических параметров и параметров безопасности». 20. Грекул В. И., Проектирование информационных систем Издательство: М.: Интернет-Ун-т Информ технологий год издания: 2005. 21. Елиферов В.Г., Репин В.В. «Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник». – М.:ИНФРА-М, 2007. – 319с. – (учебники программы МВА). 22. Эдвард Йордон, Карл Аргила Объектно–ориентированный анализ и проектирование систем – М.: Лори, 2007. – 324 с. 23. В. И. Грекул, Г. Н. Денищенко, Н. Л. Коровкина Проектирование информационных систем – М.: «Бином. Лаборатория знаний», 2008. – 304 с. 24. Вигерс Карл, Разработка требований к программному обеспечению, Пер, с англ. – М.:Издательско–торговый дом "Русская Редакция", 2008. – 576с.: ил 25. Гвоздева Т. В., Баллод Б. А., Проектирование информационных систем, М, Издательство: Феникс, 2009. – 512 с. 26. Голицына О. Л., И. И. Попов, Н. В. Максимов, Т. Л. Партыка, Информационные технологии – М.: Издательство Инфра, 2009. – 608 с. 27. Емельянова Н. З., Партыка Т. Л., И. И. Попов, Проектирование информационных систем – М.: Издательство: Форум, 2009. – 432 с. 28. Симионов Ю.Ф., Боромотов В.В. Информационный менеджмент. — Ростов н.Д: Феникс, 2008. – 250с., ил. 29. Вендров А.М. CАSE–технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем – М.: Финансы и статистика, 2007. – 456 с. 30. Лешек А. Мацяшек Анализ требований и проектирование систем. Разработка информационных систем с использованием UML – М.: Вильямс, 2008. – 432 с. 31. Панкаж Джалота Управление программным проектом на практике – М.: Лори – 2007 – 268 с. 32. Коннолли Т., Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация, сопровождение. Теория и практика, – М.: Изд. дом "Вильямс", 2008. 33. Корчагин, С. В. Разработка программных комплексов. [Текст]: учеб. пособие для вузов – М.: "БХВ-Петербург", 2008 – 500с. 2000 – экз. - ISBN 2-4582-12457-5 (в пер.). 34. Кузнецов А.И. «Методика проведения обследования бизнес-процессов компании», источник: www.iteam.ru. 35. Кушнир А.Н. Access 2007. М.: Эксмо, 2008. – 272 с.: ил. – Тираж 3000 экз.– ISBN: 978-5-699-25257-2. 36. Орлов, С. А. Технологии разработки программного обеспечения. [Текст]: учебн. пособие. – СПб.: Питер, 2007 – 480 с. 1000 – экз. - ISBN 1-5689-23568-5 (в пер.). 37. Путилин, А.Б., Юрагов Е.А. Компонентное моделирование и программирование на языке UML. Практическое руководство по проектированию информационно-измерительных систем [Текст]:– М.: НТ Пресс, 2007 – 664с. – ISBN: 5-477-00046-5. 38. Робинсон С. Учебный курс ACCESS 2000. – СПб. Изд-во «ПИТЕР», 2007. 39. Ролланд, Ф. Основные концепции баз данных [Текст] : учеб. пособие для вузов – 2-е изд. – СПб. : Нев. диалект, 2008. – 256 с. ; с ил.; 24 см.– Предм. указ.: с. 254–256. – 5000 экз. – ISBN: 5-8459-0297-5, 0-1372-7827-6 (мягкая обложка). 40. Сеннов, А. С. Access 2003 [Текст] : Практическая разработка баз данных. М-во общ. и проф. образования РФ. – 1-е изд. – СПб. : Питер, 2009. – 256 с. – Предм. указ.: с. 255–256. – 12000 экз. – ISBN: 5-469-00847-9 (мягкая обложка). 41. Соколов, И. П. Технологии разработки программного обеспечения. [Текст]: учебн. пособие. – СПб.: Питер, 2009 – 480 с. 1000 – экз. - ISBN 1-5689-23512-5 (в пер.). 42. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. проф. Г.А. Титоренко. – М.: Компьютер, Юнитити – 2008. 43. Федотова Д.Э., Семёнов Ю.Д., Чижик К.Н. CASE-технологии: [Текст]: учебное пособие. – 1-е изд. – М.: «Горячая линия – Телеком», 2008. – 160 с.: ил.; 24 см. – Предм. указ.: с. 153–158. – 3000 экз. – ISBN 5-93507-121-X (мягкая обложка). 44. Хомоненко А.Д., Гофман В.Э. Работа с базами данных в Delphi [Текст]: учебное пособие. – 3-е издание., перераб. и доп. – СПб.: БХВ-Петербург, 2008 – 640с.: ил. ISBN 5-94157-361-8. 45. Шолохов, И. В. Алгоритмы в проектировании программ [Текст]: рук. разработчика – Институт высокопроизводительных вычислений и баз данных, 2008 - 200 с. 1500 – экз. - ISBN 4-2168-05547-2 (в пер.). 46. Стив Макконнелл Профессиональная разработка программного обеспечения – М.: Символ–Плюс – 2010 – 352 с. 47. Леффингуелл Д., Уидриг Д, Принципы работы с требованиями к программному обеспечению – М.: Вильямс, 2008. – 278 с. 48. Орлик С., Булуй Ю. Введение в программную инженерию и управление жизненным циклом ПО. Программная инженерия. Программные требования – М.: Вильямс, 2008. – 358 с. 49. Петров В. Н, Информационные системы, СПб.: Питер, 2008. – 688 с. 50. Симионов Ю.Ф., Боромотов В.В. Информационный менеджмент. — Ростов н.Д: Феникс, 2011. – 250с., ил.; 51. Глаголев В. Разработка технической документации. Руководство для технических писателей и локализаторов ПО (+ CD–ROM) – СПб.: Питер, 2011. – 192 с.