Особенности введения кадрового делопроизводства на примере ООО"Лента" г.Сургута

Актуальность. Организация кадрового учета на каждом отдельном субъекте хозяйственной деятельности имеет свои особенности. Для ведения учета кадров используются разнообразные программные продукты. Квалификация специалистов-кадровиков, сроки и способы ее повышения также имеют серьезные различия. Вне зависимости от этого кадровый учет предполагает осуществление определенного круга работ: • учет наличия и движения персонала; • документальное оформление приема на работу, перевода, предоставления отпуска, увольнения; • регламентация должностных обязанностей; • составление отчетности; • выдача необходимых справок. Для того, чтобы оформляемые документы имели юридическую силу, они должны быть надлежащим образом оформлены. Руководители организаций и предприятий могут выбрать, вести кадровое делопроизводство самостоятельно, наняв для этого квалифицированных специалистов, либо обратиться в стороннюю организацию, занимающуюся предоставлением услуг по ведению кадрового учета. Основная задача кадрового делопроизводства - правильность и своевременность оформления кадровых документов: по приему на работу и увольнению, переводам, предоставления отпусков и подготовке иных кадровых документов. Правильное документальное оформление трудовых отношений между работником и работодателем необходимо для того, чтобы исключить возникновение спорных ситуаций. Кадровое делопроизводство не должно противоречить действующему законодательству.

---

Не нужно писать реферат самому. Гораздо проще купить реферат по анатомии. Мы сделаем реферат по всем требованиям вашего учебного заведения!

---

. В противном случае сотрудники проверяющих организаций смогут применить к организации соответствующие санкции. Кроме того, решение всех спорных вопросов придется осуществлять в судебном порядке. А это может привести к потере финансовых ресурсов и времени. Все кадровые документы, регламентирующие трудовые отношение имеют важное значение, как юридическое и финансовое, так и социальное. Поэтому к их оформлению нужно подходить со всей ответственностью. Кадровые документы необходимы для обеспечения пенсионных, социальных и прочих гарантий, предоставляемых работникам российским законодательством. Цель работы – выявление особенностей ведения кадрового делопроизводства в ООО «Лента» г. Сургут. Задачи работы: - рассмотрение сущности понятия «кадровое делопроизводство»; - исследование нормативно-правовой базы, регулирующей кадровое делопроизводство; - рассмотрение применяемых в кадровом делопроизводстве информационных технологий; - анализ организации службы персонала ООО «Лента» г. Сургут и ее задач; - анализ организации кадрового делопроизводства на предприятии ООО «Лента» г. Сургут; - разработка основных направлений совершенствования кадрового делопроизводства на предприятии ООО «Лента» г. Сургут; - оценка экономической эффективности разработанных мероприятий. Предмет исследования – кадровое делопроизводство. Объект исследования - ООО «Лента» г. Сургут. Данная тема хорошо разработана в отечественной и зарубежной литературе, в частности, в работах: А.Я. Кибанова, А.П. Егоршина, К.Д. Ушинского, Е.А. Варламовой, И.А. Минервина, Т.Ю. Базарова, В.Р. Веснина, Б.М. Генкина, М.И. Магуры, Ю.Г. Одегова, А.И. Турчинова и др. Проблема, рассматриваемая в данном исследовании, заключается в противоречии между острым запросом организационной практики в разработке конкретных практических вопросов по организации кадрового делопроизводства и недостаточной разработанностью вопросов, связанных с ведением кадрового делопроизводства на предприятии. Гипотеза дипломной работы. Кадровое делопроизводство будет вестись в ООО “Лента” г. Сургут более эффективно при внедрении автоматизированной информационной системы кадрового делопроизводства. Основой методологии исследования, проведенного в данной работе, является системный подход к анализу ведения кадрового делопроизводства на предприятии. Для решения поставленных задач использовались методы: сравнительного и системно-структурного анализа, классификационный, статистический. Методологический фундамент исследования составили принципы объективности и системности, диалектическое представление о процессе и возможностях его познания. Достоверность информации в рамках дипломной работы доказывается совокупностью специально подобранных адекватных методов: наблюдения, анализа, опроса, количественной и качественной обработка данных. Новизна исследования состоит в проверке эффективности внедрения специально разработанной автоматизированной программы кадрового делопроизводства на предприятии. Практическая значимость работы состоит в том, что предложенные автором мероприятия по повышению эффективности ведения кадрового делопроизводства могут быть успешно внедрены в ООО “Лента” г. Сургут, и привести к значительной годовой экономии средств. Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений. Первая глава “Теоретические подходы к ведению кадрового делопроизводства” посвящена раскрытию сущности понятия “кадровое делопроизводство”, исследованию нормативно-правовой базы кадрового делопроизводства и автоматизированных программ ведения кадрового делопроизводства. Вторая глава “Анализ ведения кадрового делопроизводства в ООО “Лента” посвящена анализу компании ООО “Лента”, кадровой службе, раскрытию ее основных функций и задач, а также анализу ведения кадрового делопроизводства в компании. Третья глава “Совершенствование кадрового делопроизводства в ООО “Лента” посвящена выявлению основных направлений совершенствования кадрового делопроизводства на предприятии ООО “Лента” и обоснованию их экономической эффективности.

Кадровое делопроизводство – это понятие, которое подразумевает организацию работы с документами в рамках трудовых отношений. Кадровое делопроизводство фиксирует все управленческие решения и, соответственно, необходимые в рамках трудовых отношений процедуры. О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве доказательств или документов-оснований, работодатель может доказать свою позицию при общении с различными государственными органами. Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты и события, которые являются основанием возникновения взаимосвязанной сущности прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция одновременно является как документом, подтверждающим обязанности работника, так и его права на совершение юридически значимых действий в рамках исполнения своих должностных обязанностей. Профессиональная постановка и ведение кадрового делопроизводства невозможны без хорошего знания действующих нормативно-правовых актов. Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя: законодательные акты РФ в сфере информации и документации; указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне. Субъекты Российской Федерации издают акты, не противоречащие нормам федерального законодательства, работодатели издают локальные нормативные акты в рамках полномочий, предоставленных им трудовым законодательством. Обычно кадровое делопроизводство подразумевает ведение следующих функциональных групп документов: • документации индивидуального типа (трудовые книжки, личные дела и карточки сотрудников); • бумаг распорядительного назначения (приказы, журналы учета рабочего времени и выдачи заработных плат, иные учетные формы); • организационно-правовых документов (правила внутреннего распорядка, заявления, должностные инструкции, графики отпусков, штатное расписание и т.д.); • договорных (коллективные соглашения, трудовые договора); • разнообразных информационных и справочных документов. Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учёту кадров, личную карточку (форма № Т¬2, Т¬4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учёту кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. «Лента» - одна из крупнейших розничных сетей в России, и вторая по размеру сеть гипермаркетов в стране. Компания была основана в 1993 году в Санкт-Петербурге. Для обеспечения управления персоналом указом директора предприятия ООО "Лента" было создано специальное структурное подразделение, возглавляемое начальником отдела. Численность работников отдела управления персоналом составляет 5 единиц: руководитель отдела и 4 менеджера по персоналу, а их функциональные обязанности регламентированы должностной инструкцией. Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы предприятия ООО “Лента. В компании выбран децентрализованный способ ведения кадрового делопроизводства. При оформлении документов менеджер по персоналу - кадровик опирается на нормативные акты. Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. Все журналы прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива. Таким образом, в ООО “Лента” существует пять обязательных локальных нормативных актов: 1. Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). 2. Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ). 3. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ). 4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ). 5. Положение о защите персональных данных (гл. 14 ТК РФ). В процессе аудита кадровой документации нами были выявлены нарушения. Необходимо разработать план по исправлению выявленных нарушений, назначить ответственных (как правило, это сотрудник отдела кадров) и определить сроки. Анализ состояния работы с кадровой документацией в ООО «Лента» показал, что наиболее частыми ошибками в этой области являются: - отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов; - неверное оформление документов; - незнание правил придания документам юридической силы; - неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании того, какой вид документа должен подтверждать происходящие события; - организация хранения и уничтожения кадровой документации с нарушениями установленных правил. Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок в первую очередь необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также о порядке их оформления и последующего хранения. Кроме того, необходимо оптимизировать время на подготовку кадровой документации посредством применения разработанных автоматизированных систем. Внедрение автоматизированной информационной системы (АИС) позволит снизить финансовые затраты на обработку документов, уменьшить себестоимость и увеличить количество обрабатываемых документов. Помимо внедрения автоматизированной системы кадрового делопроизводства, для менеджера по персоналу – кадровика целесообразно ввести показатели эффективности работы. Один из основных - своевременное оформление документов. Еще одним направлением по совершенствованию кадрового делопроизводства в ООО “Лента” – это разработка инструкции по кадровому делопроизводству. Данный проект мероприятий может быть внедрен в течение года. Общая сумма затрат на реализацию проекта составляет 330000 рублей. При том, что затраты на реализацию данных мероприятий разовые, ежегодно предприятие будет получать экономию (или дополнительную прибыль) в размере 1365,5 тыс.руб. ROI проекта - 0,76, таким образом, проект рентабелен.

Нормативно-правовые акты 1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001 г.) (действующая редакция от 31.12.2014 г.). Литература 2. Аверин А.Н. Управление персоналом. – М.: РАГС, 2011 – 208 с. 3. Алехина О.Е. Стимулирование развития работников организации.//Управление персоналом. – 2012. – № 1. 4. Анисимов Л.Н. Трудовые отношения и внутренний трудовой распорядок. – М.: Актион-пресс, 2011. – 318 с. 5. Арсеньев Ю.Н., Шелобаев С.И. Управление персоналом: Модели управления – М.: ЭКСМО, 2011. – 296 с. 6. Афанасьев А. Как оценить инвестиции в персонал.//Финансовый директор. – 2012. – № 6. – С. 14-16. 7. Аширов Д.А. Управление персоналом. – М.: ТК Велби, 2012. – 428 с. 8. Базаров Т.Ю. Управление персоналом. - М.: Юнити, 2012. – 487 с. 9. Бизюкова И.В. Кадры управления: подбор и оценка. - М.: Экономика, 2012. – 152 с. 10. Борисова Е.А. Оценка и аттестация персонала. – СПб.: Питер, 2013. – 256 с. 11. Виханский О.С. Стратегическое управление. – М.: Гардарики, 2013. – 276 с. 12. Ворожейкин И.Е. Управление социальным развитием организации. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 256 с. 13. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления. – М.: Юнити-Дана, 2012. – 136 с. 14. Гущина И. Порядок и условия хранения кадровых документов /И. Гущина // Кадровик. Кадровое делопроизводство.-2009.-№7.-С. 63. 15. Даннинг Д. Твой тип карьеры: секреты личности для профессионального успеха. – М.: Феникс, 2010. – 382 с. 16. Делопроизводство: Практическое пособие. Андреева В.И. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2010. – 140 с. 17. Десслер Г. Управление персоналом. – М.: БИНОМ, 2011. – 800 с. 18. Долинин А.Ю. Кадровый аудит. – Рязань: Рязанский государственный университет им. С.А. Есенина, 2011. – 96 с. 19. Дятлов В.А. Управление персоналом. – М.: ПРИОР, 2012. – 480 с. 20. Егоршин А.П. Управление персоналом. – Нижний Новгород: НИМБ, 2013. – 248 с. 21. Ефремов П. Новации в работе кадрового агентства.//Управление персоналом. – 2011. – № 4. С. 68-69 22. Зайцев Г.Г. Управление деловой карьерой. – М.: Академия, 2012. – 200 с. 23. Иллария Б., Семилетов С. Электронный документ и документооборот. – М.: ИНИОН РАН, 2013. – 220 с. 24. Канунников А.Б. Правовая деятельность жизни трудового кодекса.// Трудовое право. – 2010. – № 10. – С. 19. 25. Кибанов А.Я. Оперативный план работы с персоналом.//Кадровик. Кадровый менеджмент. – 2013. – № 4. 26. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. – М.: ИНФРА-М, 2012. – 365 с. 27. Кибанов А.Я. Служба управления персоналом: учебное пособие. – М.: КНОРУС, 2010. – 416 с. 28. Контролинг как инструмент управления предприятием. – М.: ЮНИТИ, 2014. – 300 с. 29. Костромина Е. Современное понимание карьеры: анализ результатов исследования.// Кадровик. Кадровый менеджмент. – 2011. – № 1. 30. Крылова Н.М. Документационное обеспечение управления: Практикум. - М.: МУПК, 2013. – 94 с. 31. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез, 2012. – 210 с. 32. Лебедева Е.С. Управление персоналом: учебное пособие. – М.: Буклайн, 2013. – 320 с. 33. Ливена С.В. Официальные разъяснения по сложным вопросам кадровой практики. - Волгоград: ООО «Консалтинговая компания «Стратегия», 2014. – 332 с. 34. Ловчева М., Галкина Е. Общие вопросы организации кадрового делопроизводства / М.Ловчева, Е. Галкина //Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2009.-№6.-С.5. 35. Лукашевич В.В. Основы управления персоналом. – М.: КНОРУС, 2011. – 284 с. 36. Маковская Н. Анализ человеческих ресурсов в системе управления персоналом // Управление персоналом. – 2012. – № 3. – С. 82-86. 37. Мескон М.Х. Основы менеджмента. – М.: Дело. – 2011. – 1097 с. 38. Мильнер Б.З. Теория организации. – М.: ИНФРА-М, 2010. - 480 с. 39. Одегов Ю.Г. Управление персоналом. Оценка эффективности. – М.: Экзамен, 2012. – 230 с. 40. Ожегов С.И. Словарь русского языка. – М.: Оникс, 2010. – 1360 с. 41. Орлова О.С. Управление персоналом современной организации. – М.: Экзамен, 2012. – 312 с. 42. Паркинсон С.Н. Законы Паркинсона. – М.: Эксмо, 2012. – 464 с. 43. Пугачёв В.П. Руководство персоналом организации. – М.: Аспект Пресс, 2011. – 279 с. 44. Ращапов М.Н. Современные технологии управления персоналом.//Управление персоналом – 2012. - № 6. - С. 12-17. 45. Резник С.Д. Управление личной карьерой. – М.: Лотос, 2012. – 170 с. 46. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций: учеб. пособие. -М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 220 с. 47. Сарматова К.К. Карьера и женщина. – М.: ФАИР-ПРЕСС, 2010. – 430 с. 48. Смирнов Б.М. Кадровые нововведения в системе управления персоналом. - М: ГАУ; Варяг, 2013. – 196 с. 49. Сотникова С.И. Управление карьерой: учеб. пособие. – М.: Инфра-М, 2011. – 236 с. 50. Старков М. Расплатиться по капле.//Деловой квартал. – 2011. – № 16. – С. 16–18. 51. Труханович Л., Щур Д. Справочник по кадровому делопроизводству. – М.: Дело и сервис, 2010. – 156 с.