Совершенствование процесса управления записями в ФБУ Кемеровский ЦСМ

Актуальность работы заключается в том, что целью процесса управления документацией является обеспечение гарантированного применения на каждом рабочем месте актуализированных документов на основе единых требований к разработке, согласованию, проверке, утверждению, тиражированию, актуализации, архивированию и аннулированию каждого вида документов СМК. СМК предусматривает два вида документального сопровождения процессов – документы и записи. Порядок управления документами СМК регламентирован настоящей документированной процедурой. Порядок управления записями регламентирован документированной процедурой СМК МПК ДП 4.2.4-01-12 Управление записями. Записи обеспечивают свидетельство тех или иных прав или активностей в деятельности данной организации. В отношении хранения записей, доступа к ним и уничтожения обычно установлены строгие требования. Записи должны храниться в неизменном виде, часто невыполнение требований по хранению записей грозит очень жесткими мерами.

---

Доверьте написание магистерской диссертации в Тюмени профессианалам Work5.

---

. Назначение систем для управления записями в большей степени связано с идентификацией записей, их хранением, поддержкой и предоставлением данных, которые описывают события в жизненном цикле организации, относящиеся к предписанным законом, регулирующим, финансовым или операционным активностям данной организации. В отличие от систем управления документами, репозиторий системы управления записями в основном сфокусирован на хранении только того, что необходимо в течение заданного периода времени. Управление записями требует, чтобы записи хранились в их оригинальном виде на случай, если они потребуются по требованиям регулятора или правовым запросам. Для надлежащего управления записями необходимо разместить их в правильном контексте таким образом, чтобы они хранились виде последовательностей или каталогов. Обычно правила хранения записей определяются не самой организацией, а задаются законом или регулятором. Часто хранение записей является столь серьезной задачей, что в дополнение к хранению на местах, многие организации используют центры удаленного хранения. Управление записями использует автоматизированные процессы для того, чтобы управлять записями последовательным образом и независимо от того, в каком формате они находятся. Электронная система хранения записей должна быть в состоянии сохранить не только содержание этих записей, но также тот контекст и структуру, в которой они поступила, в течение длительного периода времени. Не подлежащая изменению запись после размещения в репозиторий должна быть доступна аудиторской проверке в течение всего срока хранения. По окончании срока хранения запись должна быть удалена В настоящее время стандарты к безопасности записей и стандарты безопасности записей, хранимых в системе управления записями, в США определяются стандартом DoD 5015.2. Если система соответствует стандарту DoD 5015.2, то записи могут быть в соответствующее время перенесены в Управление национальными архивами США (NARA). Эти записи включают в себя персональные записи госслужащих, руководства, стандарты, директивы, документы, предназначенные для рассекречивания и публикации. В Европе аналогичным является стандарт MoReq 2. Уничтожение записей обычно регулируется законом и подчиняется строгим процедурам для того, чтобы информация, которая в них содержится, не оказалась разглашенной. Программное обеспечение для управления записями играет существенную роль в этом процессе благодаря наличию расписаний хранения и уничтожения, соответствующих требованиям регулирования. В госорганах записи не уничтожаются физически, а конвертируются в формат, принимаемый Управлением Национальных Архивов США или Национальными Архивами страны нахождения. Программное обеспечение для управления документами (Document Management) создано для того, чтобы упростить процессы хранения, применения и коллективной работы с электронной информацией. Программное обеспечение для управления записями (Records Management) создано для управления жизненным циклом записей таким образом, чтобы организации могли без труда соответствовать требованиям регулирования и обеспечивать процессы eDiscovery (предоставление записей для проверок, аудита, в ответ на правовые запросы). Объект исследования – ФБУ Кемеровский ЦСМ. Предмет исследования – процесс управления записями. Цель работы - совершенствование процесса управления записями в ФБУ Кемеровский ЦСМ. Задачи: - рассмотреть управление записями; - провести анализ системы УЗ на примере предприятия ФБУ «Кемеровский ЦСМ»; - описать совершенствование процесса управления записями в ФБУ «Кемеровский ЦСМ»; - дать оценку эффективности мероприятий по совершенствованию процесса УЗ на предприятии ФБУ «Кемеровский ЦСМ» ; - рассмотреть технику безопасности. Структура работы состоит из введения, пяти глав, заключения, списка литературы.

В результате проделанной работы решены следующие задачи: рассмотрено управление записями; проведен анализ системы УЗ на примере предприятия ФБУ «Кемеровский ЦСМ»; описано совершенствование процесса управления записями в ФБУ «Кемеровский ЦСМ»; дана оценка эффективности мероприятий по совершенствованию процесса УЗ на предприятии ФБУ «Кемеровский ЦСМ»; рассмотрена техника безопасности. В настоящее время в структуру управления качества ФБУ «Кемеровский ЦСМ» входят 3 отдела: отдел испытаний продукции, отдел сертификации продукции и систем менеджмента по стандартам ИСО, отдела технического контроля и приемки готовой продукции и сырья. Отдел испытаний продукции обеспечивает контроль за проведением испытаний готовой продукции, в т.ч. и для целей сертификации, технический контроль при приемке готовой продукции, в том числе и на экспорт и оформляет документы, удостоверяющие качество продукции. Отдел технического контроля и приемки готовой продукции и сырья обеспечивает входной контроль закупленной продукции в целях проверки соответствия качества закупленной продукции требованиям, установленным в НД и запрещает отгрузку продукции, несоответствующей требованиям НД. Отдел сертификации продукции и систем менеджмента по стандартам ИСО обеспечивает выполнение комплекса работ по функционированию систем менеджмента в подразделениях ФБУ «Кемеровский ЦСМ», организует и проводит работы по разработке документации систем менеджмента по стандартам ИСО и по совершенствованию действующей интегрированной системы менеджмента. Влияние системы менеджмента качества на производство гораздо шире, оно не ограничивается только вопросами качества. Как мы убедились, система качества — это рычаг, с помощью которого можно планомерно повышать эффективность работы предприятия и культуру производства, улучшать экономические показатели, укреплять авторитет и имидж ФБУ «Кемеровский ЦСМ» как стабильного и надежного партнера, удерживать позиции на международном рынке. Чтобы совершенствовать систему управления качеством на ФБУ «Кемеровский ЦСМ» необходимо. Определить перечень процессов, часть операций которых делается в других организациях. Разработать процесс контроля управления техническими условиями на продукцию, поставляемую потребителям, обеспечивающими современный анализ, распределение и внедрение всех технических стандартов потребителей и изменений к ним. Сделать запрос у потребителей перечня технических условий. Определить персонал, ответственный за качество продукции, который имел бы полномочия остановить производство, чтобы устранить проблемы в области качества во всех рабочих сменах. Разработать процесс мотивации работников для достижения целей в области качества, осуществления постоянных улучшений и создания условий для содействия инновациям. Этот процесс должен включать в себя пропагандирование качества и технической осведомленности во всей организации. Разработать план действий, предусматривающих возможность выполнять требования потребителей в чрезвычайных ситуациях (срыв в работе коммунальных служб, срыв поставок металлов, материалов, комплектующих, перебои в работе транспорта, перебои в работе заводов - поставщиков, отказ основного оборудования, нехватки рабочей силы). Разработать критерии оценки материалов, поставляемых ФБУ «Кемеровский ЦСМ» с целью контроля качества закупаемого сырья. Провести ревизию технологических процессов входного контроля на все закупаемые материалы, комплектующие изделия, металлы, инструменты с целью уточнения % контроля. В техпроцессах определить, в каких случаях требуется входной контроль с участием центральной лаборатории. Уточнить виды входного контроля, средства и методы оценивания входного контроля. Ввести систему периодических аудитов поставщиков с целью мониторинга качества поставляемой продукции.

1. Варакута, С.А. Управление качеством продукции: учебное пособие / С.А. Варакута. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 207 c. 2. Василевская, И.В. Управление качеством: Учебное пособие / И.В. Василевская. - М.: ИЦ РИОР, 2011. - 112 c. 3. Гембрис, С. Управление качеством / С. Гембрис, Й. Геррманн; Пер. с нем. М.Н. Терехина. - М.: СмартБук, 2013. - 128 c. 4. Герасимов, Б.И. Управление качеством: проектирование: Учебное пособие / Б.И. Герасимов, А.Ю. Сизикин, Е.Б. Герасимова. - М.: Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 176 c. 5. Горбашко, Е.А. Управление качеством: Учебник для бакалавров / Е.А. Горбашко. - М.: Юрайт, 2012. - 463 c. 6. Гордон, Д.М. Управление качеством литья под давлением / Д.М. младший Гордон; Пер. с англ. Е.З. Хрол. - СПб.: НОТ, 2012. - 824 c. 7. Елисеева, Е.Н. Управление качеством: № 2098: Курс лекций / Е.Н. Елисеева, Н.В. Шмелева. - М.: ИД МИСиС, 2012. - 92 c. 8. Загидуллин, Р.Р. Оптимальное управление качеством: Монография / Р.Р. Загидуллин. - Ст. Оскол: ТНТ, 2012. - 124 c. 9. Зворыкина, Т.И. Управление качеством и инфраструктура предпри-ятий сервиса бытовой и офисной техники: Учебное пособие / Н.М. Комаров, Т.И. Зворыкина, А.В. Максимов. - М.: СОЛОН-Пр., 2012. - 128 c. 10. Земедлина, Е.А. Управление качеством: Конспект лекций / Е.А. За-медлина. - Рн/Д: Феникс, 2008. - 186 c. 11. Карнаух, Н.Н. Охрана труда: Учебник / Н.Н. Карнаух. - М.: Юрайт, 2011. - 380 c. 12. Карнаух, Н.Н. Охрана труда: Учебник для бакалавров / Н.Н. Карнаух. - М.: Юрайт, 2013. - 380 c. 13. Коробко, В.И. Охрана труда: Учебное пособие для студентов вузов / В.И. Коробко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 239 c. 14. Кобяк, М.В. Управление качеством в гостинице: Учебное пособие / М.В. Кобяк, С.С. Скобкин. - М.: Магистр, НИЦ ИНФРА-М, 2012. - 512 c. 15. Коноплев, С.П. Управление качеством: Учебное пособие / С.П. Коноплев. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2012. - 252 c. 16. Логанина, В.И. Управление качеством на предприятиях стройиндустрии / В.И. Логанина, О.В. Карпова, Л.В. Макарова. - М.: АСВ, 2008. - 216 c. 17. Лютов, А.Г. Управление качеством в автоматизированном производстве. В 2-х т.Управление качеством в автоматизированном производстве: Учебник / А.Г. Лютов. - Ст. Оскол: ТНТ, 2012. - 800 c. 18. Ляшецкий, А.П. Управление качеством продукции / А.П. Ляшецкий. - М.: Изд.-во МГУ, 2014. 19. Магер, В.Е. Управление качеством: Учебное пособие / В.Е. Магер. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 176 c. 20. Магомедов, Ш.Ш. Управление качеством продукции: Учебник / Ш.Ш. Магомедов, Г.Е. Беспалова. - М.: Дашков и К, 2010. - 336 c. 21. Магомедов, Ш.Ш. Управление качеством продукции: Учебник / Ш.Ш. Магомедов, Г.Е. Беспалова. - М.: Дашков и К, 2013. - 336 c. 22. Мазур, И.И. Управление качеством: учебное пособие для студентов вузов / И.И. Мазур. - М.: Омега-Л, 2010. 23. Мишин, В.М. Управление качеством: Учебник для бакалавров / А.Г. Зекунов, В.Н. Иванов, В.М. Мишин; Под ред. А.Г. Зекунов. - М.: Юрайт, 2013. - 475 c. 24. Окрепилов, В.В. Управление качеством. М.: Экономика, 2008. - 295 c. 25. Разумов, В.А. Управление качеством: Учебное пособие / В.А. Разу-мов. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 208 c. 26. Рожков, В.Н. Управление качеством: Учебник / В.Н. Рожков. - М.: Форум, 2012. - 336 c. 27. Салимова, Т.А. Управление качеством: Учебник / Т.А. Салимова. - М.: Омега-Л, 2013. - 376 c. 28. Смирнов, Э.А. Управление качеством рекламы: Учебное пособие / Э.А. Смирнов. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 170 c. 29. Сопина, З.Е. Управление качеством сестринской помощи: Учебное пособие / З.Е. Сопина, И.А. Фомушкина. - М.: ГЭОТАР-Медиа, 2011. - 176 c. 30. Тавер, Е.И. Введение в управление качеством: Учебное пособие / Е.И. Тавер. - М.: Машиностроение, 2012. - 368 c. 31. Тебекин, А.В. Управление качеством: Краткий курс лекций / А.В. Тебекин. - М.: Юрайт, 2012. - 223 c. 32. Тебекин, А.В. Управление качеством: Учебник для бакалавров / А.В. Тебекин. - М.: Юрайт, 2011. - 371 c. 33. Тебекин, А.В. Управление качеством: Учебник для бакалавров / А.В. Тебекин. - М.: Юрайт, 2013. - 371 c. 34. Федюкин, В.К. Управление качеством производственных процессов: Учебное пособие / В.К. Федюкин. - М.: КноРус, 2013. - 232 c. 35. Фрейдина, Е.В. Управление качеством: Учебное пособие / Е.В. Фрейдина. - М.: Омега-Л, 2012. - 189 c. 36. Фрейдина, Е.В. Управление качеством: Учебное пособие / Е.В. Фрейдина. - М.: Омега-Л, 2013. - 189 c. 37. Черников, Б.В. Управление качеством программного обеспечения: Учебник / Б.В. Черников. - М.: ИД ФОРУМ, ИНФРА-М, 2012. - 240 c. 38. Шемякина, Т.Ю. Производственный менеджмент: управление качеством (в строительстве): Учебное пособие / Т.Ю. Шемякина, М.Ю. Селивохин. - М.: Альфа-М, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 272 c. 39. http://www.kmrcsm.ru 40. http://www.gost.ru