Совершенствование организации делопроизводства в ООО ЧОП "Святовит-А"

Актуальность исследованиясостоит в том, что при социально-экономической обстановке в настоящее время, в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство важнейшее значение имеет решение многоаспектной проблемы делопроизводства,при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. К сожалению, в данный период времени для многих российских государственных организаций и частных организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, однако, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления фирмой, может существенно повлиять, а именно, увеличить эффективность деятельности организации. В связи с этим необходимость, исследования совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом актуальна. Теоретической и методологической основой исследования дипломной работы являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения. Проблемы организации и совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом нашли отражение в работах О.П.Сологуб, М.

---

Качественная дипломная работа под заказ в Кемерово . Обращайтесь в Work5.

---

.И. Додонова и др. Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований по теме нашего исследования. Опубликованные работы представлены в основном учебниками и учебными пособиями и т.д. Кроме того, при написании дипломной работы были использованы учебные пособия Т.А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. Санкина, М.И. Басакова, которые содержат информацию, необходимую для делопроизводителей о правилах составления документов по действующим стандартам. Рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя. В учебных пособиях М.И. Басаков, Т.А. Быкова представлены примеры заполнения основных документов учреждения: приказов о приеме, переводе, увольнении работников, справок по персоналу, командировочных удостоверений; приведены образцы оформления записей в трудовых книжках и личных делах работников, примерные образцы трудовых договоров по общеотраслевым должностям руководителей, специалистов и рабочих, а также примеры должностных инструкций работников. Так же были использованы публикации в периодических изданиях - таких, как журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»[46], который целесообразно использовать в процессе изучения организации делопроизводства и путей его совершенствования. Тщательно разработанная тематическая группировка библиографических записей делает легко обозримым весь массив статей. При необходимости можно получить исчерпывающую информацию о степени освещенности и разработанности тех или иных тем. Ценно то, что эти сведения весьма полно раскрыты в обзорно-аналитических статьях составителя, вошедших в структуру указателей содержания. Целью дипломной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию делопроизводства в ООО ЧОП «Святовит-А». Задачи дипломной работы: 1. Провести анализ теоретических основделопроизводства; 2. Проанализировать организациюделопроизводства в ООО ЧОП «Святовит-А»; 3. Разработать ряд мероприятий по совершенствованию организации делопроизводства в ООО ЧОП «Святовит-А». Объектом исследования является ООО ЧОП «Святовит-А». Предметом исследования является процесс совершенствования делопроизводства. В работе использовались методы системного подхода, сравнительно-сопоставительные методы - анализ, синтез, аналогия, классификация, социологический опрос, тестирование, а также статистические методы количественных показателей. Информационной базой исследования являются фактические и статистические данные, имеющиеся в научной литературе и периодической печати. Теоретическая значимость работы заключается в определении теоретико-методических основ делопроизводства на предприятие. Практическая значимость работы заключается в разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства на конкретном предприятии. Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ В работе были решены следующие задачи: 1. Исследованы теоретические основы делопроизводства; 2. Проанализированаорганизацияделопроизводства в ООО ЧОП «Святовит-А»; 3.Разработаны мероприятияпо совершенствованию организации делопроизводства в ООО ЧОП «Святовит-А». Далее сделаем более подробные выводы по каждой задачи. Документ - это средство закрепления на специальном материале (бумаге) результатов деятельности предприятия или учреждения. Документооборот фирмы - упорядоченное движение документов с момента их получения и до момента завершения исполнения указанных документов. Понятия делопроизводство и документационное обеспечение управления (ДОУ) являются синонимами. Организация делопроизводства является одним из самых важных моментов на предприятии любой формы собственности. Ведь процесс управления включает в себя планирование, организационные вопросы, кадровые вопросы, финансирование. Всё это собирается, обрабатывается, и передается в огромное количество информации, носителем которой является документ. Все этапы работы должны быть регламентированы, в индивидуальной для каждого предприятия инструкции по делопроизводству. Необходимо назначить человека, который будет отвечать за делопроизводство, обычно этим вопросом ведает секретарь либо же офис-менеджер. В теории определены правилаорганизации документооборота. Данные правила определены, как правило, с типами документооборота. Типов существует три: входящие, исходящие и внутренние документы. В настоящее время ради совершенствования делопроизводства многие фирмы вводят автоматизацию документооборота. Внедрение и создание системы автоматизации делопроизводства и документооборота преследует следующей цели - обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения. ООО ЧОП «Святовит-А» - организация частного охранного предприятия. Организация имеет линейно-функциональную структуру управления. Исходя из проведенного анализа, можно сделать вывод, что существующий порядок организации делопроизводстваООО ЧОП «Святовит-А»не стандартизирован, как все остальные процессы, протекающие в организации. При недостаточном контроле, происходит нарушение сроков исполнения документов. В существующей системе делопроизводства существуют следующие проблемы документационной деятельности:задержки прохождения и исполнения документов;потеря документов;избыточность документооборота;противоречивость принимаемых решений; сложные схемы согласования документов; отсутствие информации об исполнении в реальном времени; бесконтрольность исполнителей. Существующие недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию, для принятия верных решений и, исключает возможность, утраты документов и информации. Так как объем документов в отделе (и организации в целом) увеличивается и организация хранения копий затруднительно, встаёт вопрос об усовершенствовании документооборота. Во-первых, это создание единого стандарта по осуществлению документооборота. Во-вторых, в план развития входит внедрение электронного документооборота. Благодаря электронному документообороту контроль соблюдения сроков исполнения документов будет более эффективным. Однако с уверенностью можно сказать, что второе невозможно без первого. Прежде, чем осуществлять внедрение электронного документооборота, необходимо четко, ясно и лаконично прописать прохождение каждого документа и на каждом этапе прописать ответственное лицо. В дипломной работе было предложен к внедрению проект по замене документов на бумажном носители на систему электронного документооборота. Внедрение системы электронного документооборота в ООО ЧОП «Святовит-А» переведет её на новый уровень управления. Общая экономия за месяц после внедрения системы составит около 326 250 руб. При расходах в 780 000 руб. срок окупаемости внедрения СЭД составит менее полугода. Следовательно, предложенный проект экономически и социально выгоден. С внедрением системы автоматизации создает экономия ресурсов организации, происходит уменьшение затраченного времени на работу с документопотоком, а как следствие, улучшает деловые коммуникаций во внешней и внутренней среде организации, что приводит к увеличению прибыли организации за счет роста производительности труда.

1. Конституция Российской Федерации от 25.12.1993. – 48 с. 2. Трудовой кодекс РФ. – 14-е изд. – М: Ось – 89, 2008. – 256 с. 3. Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 18.12. 2006 года № 231-ФЗ 4. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ 5. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ 6. Алексеенко, В. А., Булаков О. Н., Зыкова И. В. Правоведение [Текст] : учебник / В.А.Алексеенко, О.Н.Булакова, И.В. Зыкова.- КноРус - Москва, 2011. - 472 c. 7. Аширов, Д.А. Управление персоналом [Текст] : учебник / Д.А.Ардаев. - М.: ТК Велби,2010. – 510с. 8. Басаков, М. И., Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003)[Текст] : учебник / М.И. Басакова. - М.: Дашков и К*, 2012.-340с. 9. Бухалков, М.И. Управление персоналом: развитие трудового потенциала [Текст] : учебное пособие / М.И. Бухалков. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 192 c. 10. Быкова, Т. А. Делопроизводство : учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. – Изд. 3-е, перераб. и доп. – М. : ИНФРА-М, 2012. – 363 с. 11. Быкова, Т. А.. ВяловаЛ. М., СанкинаЛ. В., Делопроизводство [Текст] : учебное пособие / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкин.- М.: ИНФРА-М, 2012.-450с. 12. Быкова, Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Документационное обеспечение управления (делопроизводство) [Текст] : учебник / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова. - М.: ИНФРА-М, 2012.-290с. 13. Быкова, Т.А., Делопроизводство [Текст]: учебник для студентов вузов / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. - М. : ИНФРА-М, 2012.-170 с. 14. Веснин, В.Р. Практический менеджмент персонала [Текст] : пособие по кадровой работе / В.Р. Веснин. - М.: Юристь, 2010. – 241с. 15. Глухов, В. В. Менеджмент [Текст] : для экономических специальностей / В. В. Глухов. – Санкт-Петербург: Питер Пресс, 2011. – 600 с. 16. Голенда, Л. К., Акинфина М. А. Электронный бизнес[Текст] : учебник / Л.К. Голенда, М.А. Акинфина.- БГЭУ - Москва, 2011. - 216 c. 17. Гончаров, В. И. Менеджмент [Текст]: учебное пособие / В. И. Гончаров. – Минск : Современная школа, 2010. – 635 с. 18. Гугуева, Т. А., Конфиденциальное делопроизводство[Текст] : учеб. пособие для студентов вузов / Т. А. Гугуева. - М. : Альфа-М : ИНФРА-М, 2012.-250с. 19. Егоров, С.Н. Управление персоналом [Текст]: учебное пособие / С.Н. Егоров. – Изд.: ПГУ Пенза, 2012. – 417с. 20. Журавлев, П.В. Технология управления персоналом[Текст] : настольная книга менеджера / П.В. Журавлев, С.В. Карташов и др. - М.: Экзамен, 2011. - 576 с. 21. Зайцева, Т.В. Управление персоналом [Текст] : учебник / Т.В. Зайцева, А.Т. Зуб. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 336 с. 22. Зайцева, Т.В. Управление персоналом [Текст]: учебное пособие / Т.В. Зайцева, А.Т. Зуб. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 336 с. 23. Ивлева, В.В. Настольная книга российского карьериста[Текст] : учебник / В.В. Ивлева.- М.,-2012.-220с. 24. Кабашов, С. Ю. Организация общего и специального делопроизводства в органах местного самоуправления [Текст]: учеб. пособие / С. Ю. Кабашов. – М. : ИНФРА-М, 2013. – 420 с. 25. Кабушкин, Н.И. Менеджмент [Текст] : Учебник / Н.И. Кабушкин. - 7-е изд. стер. – Минск: Новое знание, 2011.-280с. 26. Карсетская, Е. Кадровый документооборот. Локальные нормативные акты, которые проверит трудовая инспекция[Текст] : учебник / Е.Карсетская.-АйСи Групп - Москва, 2011. - 168 c. 27. Кирсанова, М. В., Современное делопроизводство [Текст] : учебное пособие / М.В. Кирсанова.- М.: ИНФРА-М, 2012.-329с. 28. Крюкова, Н. П., Документирование управленческой деятельности [Текст] : учебное пособие / Н.П. Крюкова.-М.: ИНФРА-М, 2013.-187с. 29. Крюкова, Н.П.: Документирование управленческой деятельности [Текст] : учебное пособие / Н.П. Крюкова. - М.: ИНФРА-М, 2010-135с. 30. Кузнецов, И. Н., Делопроизводство [Текст] : учебное пособие / И.Н.Кузнецова.- М.: Дашков и К*, 2013.-230с. 31. Кузнецов, И.Н.: Делопроизводство [Текст] : учебное пособие / И.Н.Кузнецова. - М.: Дашков и К, 2010.-320с. 32. Куняев, Н. Н., Демушкин А. С., Фабричнов А. Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот[Текст] : учебное пособие / Н.Н. Куняев, А.С. Демушкин, А.Г. Фабричная.- Логос - Москва, 2011. - 474 c. 33. Ловчева, М.В., Делопроизводство в кадровой службе[Текст]: учебно-практ. пособие для студентов вузов / М. В. Ловчева, Е. Н. Галкина, Е. В. Гурова. - М. : Проспект, 2012.-230с. 34. Панасенко, Ю, Делопроизводство: документационное обеспечение управления М.: РИОР : ИНФРА-М, 2012.-170с. 35. Прохоренко, Д. М. Электронный документооборот в программе Microsoft Outlook 2007[Текст] : учебное пособие / Д.М. Прохоренко.-РИВШ - Москва, 2010. - 437 c. 36. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии [Текст] : учебное пособие / М.Ю.Рогожин.- ГроссМедиа, РОСБУХ - Москва, 2011. - 248 c. 37. Самыгин, С.И. Основы управления персоналом [Текст] : учебное пособие / С.И. Самыгин, М.С. Зайналабидов, З.Г. Макиев и др. - Ростов н/Д.: Феникс, 2011. - 480 с. 38. Семенихин, В.В. Кадровый документооборот [Текст] : учебное пособие/ В.В.Семенихин.-М.: Эксмо - Москва, 2011. - 384 c. 39. Скопылатов, И.А. Управление персоналом [Текст] : учебное пособие / И.А. Скопылатов О.Ю. Ефремов. - СПб: Издательство Смольного университета, 2010. - 90 с. 40. Сологуб, О.П.: Практикум по документационному обеспечению управления [Текст] : учебное пособие / О.П. Сологуб. - М.: Омега-Л, 2010.-340с. 41. Спивак, В.А.: Документирование управленческой деятельности [Текст] : учебное пособие / Спивак В.А. - СПб.: Питер, 2010.-324с. 42. Управление персоналом организации[Текст] : учебник / А.Я. Кибанова. -М.: ИНФРА-М, 2010. - 638 с. 43. Бессолицына, Р.В. Инновационные подходы к организации научно-методической работы / Р.В.Бессолицына // Методист. – 2011.-№1.– С. 25-28. 44. Додонова, М. И. Документирование деятельности приказов и судебной практики в учреждениях Московского государства XVII века / М. И. Додонова // Делопроизводство. – 2013. – № 1. – С. 97–102 45. Носарева, Н. Загадки в оформлении приложений / Н. Носарева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – № 2. – С. 48–57. 46. Носарева, Н. Издание приказа / Н. Носарева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – № 2. – С. 26–37. 47. Слепова, В. А. Опыт организации работы секретаря самостоятельного хозрасчетного подразделения / В. А. Слепова, Л. Р. Фионова // Делопроизводство. – 2013. – № 1. – С. 64–69. 48. Смольянинова, М. Ненормированный рабочий день: тонкости оформления / М. Смольянинова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – № 2. – С. 78–94. – Начало статьи см. в № 1 за 2013 г.