Организация и технология документационного обеспечения управления

Актуальность данной темы обусловлена тем, что при отсутствии правильной организации документирования у любой организации возникают похожие проблемы – запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки. Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Документооборот, который рационально организован, обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. Примерно 85% всей информации, которая необходима организации, сосредоточена в документах. Вся работа коллектива связана с документированием получаемой и используемой информации. Документы являются важной частью любой организации, так как с помощью документов до сотрудников доводятся указания руководителей, исполнение данных решений, происходит контроль исполнения. В документах фиксируется информация об оперативной работе организации. Также документы содержат полные сведения об аппарате управления предприятия и его деловой активности. Проблема исследования документа в качестве основного носителя информации является междисциплинарной. Представлением о содержании и сущности понятия «документ» в документоведении и документационном обеспечении управления в организациях в различные периоды занимались такие ученые как М.

---

Если вам необходима кандидатская диссертация на заказ, цена на Work5 вас удивит.

---

.И. Басаков, Е.Н. Басовская, М.В. Кирсанова, В.П. Козлов, И.Н. Кузнецов, Ю.В. Нестерович, М.С. Слободяник. Изучением функциональных особенностей документов и организацией их оборота в организациях занимались такие ученые как М.И. Басаков, Т.А. Гугуева, И.Н. Кузнецов, И.Н. Куняев, М.В. Ловчева, Ю.М. Михайлов, А.Н. Сокова. Объект исследования: процесс документационного обеспечения управления. Предмет исследования: особенности организации и технологии документационного обеспечения управления. Цель исследования: рассмотрение и анализ организации и технологии документационного обеспечения управления. Задачи исследования: ­ изучить нормативно–методическую базу организации делопроизводства, в том числе локальные нормативные акты; ­ рассмотреть виды документов, отражающие основную деятельность организации; ­ исследовать основные принципы организации документооборота; ­ проанализировать проблемы организации делопроизводства в ООО «ХЛЕБ–С» хлебозавод; ­ разработать рекомендации по совершенствованию документирования основной деятельности в ООО «ХЛЕБ–С» хлебозавод. Методы исследования: изучение документации, сравнительный анализ, конспектирование, обобщение. Практическая значимость: разработанные рекомендации по совершенствованию документирования основной деятельности могут быть использованы в практической деятельности в ООО «ХЛЕБ–С» хлебозавод. Структура исследования: работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, приложения.

Документирование представляет собой процесс создания и оформления документа. В аппарате управления оно может осуществляться на естественном и на искусственном языках с использованием определенных носителей для каждого способа. В современных организациях в управленческой практике преобладающим способом документирования является компьютерная печать. В основу управленческой деятельности входит работа с документами. Интерпретация традиционных документоведческих терминов «делопроизводство и «документооборот» очень близка к формальным процессам создания и движения документов в организации. В обыденной трактовке под делопроизводством понимают канцелярские функции по учёту документов, а под документооборотом – бизнес–процессы, связанные с функциональной деятельностью организации. Для систематизации делопроизводства все основные виды документов организации принято классифицировать по следующим основаниям: способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино– и фотодокументы); месту составления (внутренние, входящие и исходящие); сфере использования (организационно–распорядительные, финансовые, бухгалтерские, отчетно–статистические); юридической силе (оригиналы, копии, заверенные копии, выписки, дубликаты); степени обязательности (информационные и директивные); содержанию (простые, посвященные одному вопросу, и сложные, освещающие ряд тем); характеру содержания (первичные (содержат оригинальные данные результатов изучения или исследования) и вторичные (результат аналитико–синтетической переработки первичных документов); форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые, примерные, унифицированные); степени гласности (открытые, с грифом ограничения доступа); срокам исполнения (срочные и несрочные); срокам хранения (временного, долговременного и постоянного хранения). Абсолютно вся деятельность фирм и организаций должна быть зафиксирована. Для этого предусмотрены различные виды документов. На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными. Все они являются необходимыми элементами любого организации. Таким образом, организационными документами организации можно назвать группу документов, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру организации. Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего персонала. Это внутренние нормативные документы организации. ООО «ХЛЕБ–С» хлебозавод организует свою деятельность на основании четырех групп документов: правоустанавливающих локальных документов: программных локальных документов, локальных актов, касающиеся прав работников организации, а также административной документацией. Работой с документами занимается специалист–делопроизводитель. Организация работы с документами ООО «ХЛЕБ–С» хлебозавод регламентируется должностной инструкцией делопроизводителя, состоящей из шести разделов: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, заключительные положения. Для результативной работы в ООО «ХЛЕБ–С» хлебозавод необходимо периодически проводить анализ показателей состояния документооборота, чтобы иметь возможность выявления и прогнозирования «узких» мест в реализации процессов документооборота, которые негативно сказываются на всей работе предприятия.

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ // Консультант Плюс [электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru (дата обращения 17.10.2021) 2. Андреева, В.И. Справочник секретаря и офис–менеджера / В.И. Андреева. – Минск: Амалфея, 2017. – 155 с. 3. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2017. – 296 с. 4. Анзорова, С.П. Организация труда государственных и муниципальных служащих / С.П. Анзорова, С.Г. Федорчукова. – М.: Инфра-М, 2017. – 160 с. 5. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления / М.И. Басаков. – Ростов н/Д.: Феникс, 2016. – 350 c. 6. Басаков, М.И. Справочник кадровика / М.И. Басаков. – М.: Феникс, 2017. – 382 с. 7. Басовская, Е.Н. Делопроизводство: Учеб. пособие / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева. – М.: Форум, 2018. – 256 c. 8. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: ТЕРМИКА, 2018. – 304 с. 9. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. СПб: Питер, 2017. – 272 с. 10. Бурновская, Г.А. Делопроизводство / Г.А. Бурновская. – Минск: Высш. шк., 2017. – 144 с. 11. Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник для студ. вузов / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. – М.: Инфра-М, 2016. – 346 с. 12. Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. вузов / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина – М: Инфра-М, 2016. – 486 с. 13. Гавриленко, С.Д. Документирование в организации: В помощь секретарю–референту / С.Д. Гавриленко. – Минск: Амалфея, 2017. – 128 с. 14. Демин, Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент / Ю.М. Демин. – М.: Бератор, 2017. – 578 с. 15. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М: ИНФРА–М, 2017. – 304 с. 16. Клоков, И.В. Эффективное делопроизводство / И.В. Клоков. – СПб: Питер, 2017. – 224 с. 17. Кирсанов, М.В. Курс делопроизводства / М.В. Кирсанов, Ю.М. Аксенов – М.: Феникс, 2017. –167 с. 18. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова – М.: ЗАО «Бизнес–школа «Интел–Синтез», 2016 – 818 с. 19. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие для студ. вузов / Н.П. Крюкова. – М.: Инфра-М, 2018. – 268 с. 20. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2017. – 576 с. 21. Куняев, Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н.Н. Куняев. – М.: Логос, 2018. – 500 c. 22. Лукина, Л. И. Организация делопроизводства и документооборота ДОУ / Л. И. Лукина. – М.: Сфера, 2017. – 128 с. 23. Маневцова, Л. М. Организация делопроизводства в дошкольном учреждении / Л. М. Маневцова, С. А. Бабак. – М.: Академия, 2016. – 236 с. 24. Михайлов, Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу / Ю.М. Михайлов. – М.: Альфа-Пресс, 2018. – 224 c. 25. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления / Ю.А. Панасенко. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2018. – 112 c. 26. Кудряева, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряева. – М: ИНФРА, 2016. – 592 с. 27. Раздорожный, А.А. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / А.А. Раздорожный – М.: ИНФРА-М, 2016. – 304 с. 28. Костомаров, М.Н. Унификация и стандартизация документов управления / М.Н. Костомаров // Секретарское дело. – 2016. – №3. – С. 3-40. 29. Кошелева, Е.А. Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / Е.А. Кошелева // Секретарь–референт. – 2018. – №4. – С. 5-53. 30. Пластинина, Н. В. Ускоренный документооборот, или С изготовлением каких документов стоит поторопиться / Н.В. Пластинина // Секретарь-референт. – 2016. – №6. – С. 2–45. 31. Hare, C. Records management in the Information Age / C. Hare // Mananing Information – London, 2017; vol.4, № 4, Р. 3-25. 32. Pohle, K. Managementrolle: Wissenvermittler / K. Pohle Wiesbaden, 2018. Р. 7-23.