Документирование - это процесс регулярной записи информации на бумаге или других носителях и обеспечение ее достоверности. Документация имеет важное значение в деловом общении. Действительно, ссылка на устное соглашение или распоряжение может быть опровергнута или оспорена, но если соглашение или распоряжение оформлено в виде документа, то такая ссылка юридически обоснована. Правила, регулирующие документы, закреплены в правовых режимах каждой страны или сложились традиционно. Административные документы составляют основу организационной документации. Эти документы универсальны, создаются правительствами, компаниями и государственными органами. Управление предприятиями неизбежно требует составления различных видов распорядительных документов, без которых невозможно решить такие вопросы, как планирование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, оперативное управление и комплектование штата предприятия.
Научно-технический прогресс, стремительное развитие научно-технической революции и ее влияние на все сферы человеческой деятельности требуют дальнейшего совершенствования управления, методов и процедур работы, а также повышения качества и эффективности управленческих задач. К началу третьего тысячелетия количество электронных документов на предприятиях достигнет миллионов, поэтому системы управления и архивирования электронных документов станут одним из важнейших элементов информационных систем бизнеса. Одним из способов обеспечения высокой эффективности инструментов управления является организация работы с хорошо контролируемыми документами. Поэтому систематизация знаний о современном документировании деятельности учреждения, что является целью данного курса, послужит инструментом повышения эффективности управления.
Организация документооборота в государственных организациях является важной частью процесса принятия административных и стратегических решений и оказывает непосредственное влияние на скорость и качество управления в целом. Поэтому автоматизированные потоки документов играют важную роль в:
Обеспечивает всесторонний обзор деятельности муниципальных органов власти,
Повышает эффективность (автоматизация рутинных задач), в работе персонал,
Координирует деятельность структурных подразделений в рамках интегрированного процесса управления,
мониторинг документооборота,
быстрая обработка информации; сохранение информации. Актуальность, надежность и последовательность,
Организация коллективной работы и ее оформление в документах,
- Организация поиска, хранения и архивирования документов,
Эффективное использование людей, коммуникаций и ресурсов, технических ресурсов и информации.
При рассмотрении теоретико-методологической базы, с учетом сущности, принципов и этапов управления документами, его места в управлении документами и методов совершенствования, были определены положения, составляющие основу для реализации поставленных задач. Принятие управленческих решений является основной задачей любой государственной организации. Для принятия решений первичные данные и информация, необходимые для этой цели, предоставляются организации в виде документов. Объем циркулирующих документов и объем работы увеличивается из года в год и, как правило, очень велик, тем самым заслоняя и подменяя основную деятельность. В результате эффективность управления Камышловом может быть значительно повышена за счет автоматизации документооборота. Не стоит забывать, что бумажный документооборот полностью не исчезнет. Важные документы по-прежнему будут выдаваться в бумажном виде. Однако существуют технологии, объединяющие бумажные и электронные технологии, при которых документы обрабатываются непосредственно в электронном виде, а бумажные копии направляются только в соответствующую организацию. Закон об электронной подписи позволяет обмениваться документами в электронной форме без копирования с бумажными копиями, обеспечивая их юридическую ценность и делая их полностью эквивалентными обычным подписям. Это позволяет значительно сократить расходы на производство документов. Хотя при разработке систем для электронных документов возникают различные трудности, очевидно, что в будущем управление документами в государственных органах будет все больше автоматизироваться.
Цель данного исследования достигнута, а именно изучены правовые механизмы ведения документации в деятельности государственных органов.
В процессе работы были реализованы основные задачи:
1. изучены теоретические основы документирования деятельности государственных органов, основные правила составления и оформления документов;
2. изучены процесс организации документационной деятельности государственных органов и его основные составляющие;
3. систематизированы и проанализированы полученные знания;
4. выявлены проблемы и пути совершенствования процесса документирования в государственных органах.
28 страниц
83% уникальность
2023 год
17 просмотров
