Методы организации документооборота. Приём, группировка, порядок хранения документов

Актуальность исследуемой темы заключается в том, что документоведение становится важным направлением в деятельности любой организации. В настоящее время в законодательстве обязательность документирования информации регламентируется следующими законодательными актами: Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепляет обязательность документирования информации, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» определяет правила оформления первичных учетных документов, Гражданский кодекс Российской Федерации определяет правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования [2]. Поэтому каждому экономическому агенту, имеющему любое производственное направление и статус (частному, государственному, акционерному) следует особое внимания уделять вопросам делопроизводства и грамотности в подготовке документов. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц.

---

Если необходимо заказать диплом срочно , зайдите на Work5.

---

Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным. В условиях рыночной экономики вопрос эффективности функционирования коммерческих структур приобретает первостепенное значение, и в этом плане особую роль играют информационные технологии, в создание и развитие которых вкладываются большие средства. В связи с этим весьма важно принимать обоснованное решение в пользу выбора той или иной информационной технологии при создании или реорганизации корпоративной информационной системы. Практическая значимость исследования заключается в том, что полученные результаты анализа документооборота, а также разработанные мероприятия по ее совершенствованию документооборота на предприятии помогут в его дальнейшей деятельности. Источниковой базой послужили нормативно- правовые акты, а также такие авторы, как Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю., Якобсон. И., Стрелец И. А., Кузнецов. С. Л., Кочнев А., Петров М. В., Подолина. О., Журавлева. Н., Барановская Т. П., Белая Т.Р., Аладин. Н., Е. Каменева и другие, которые занимались изучением эффективности документооборота в организации и его автоматизации. Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью «КАРИ». Предмет исследования – система документационного обеспечения ООО «КАРИ». Цель работы – изучить методы организации документооборота, приём, группировку и порядок хранения документов на примере ООО «КАРИ». Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи: 1) раскрыть понятие, сущность и нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения управления в организации; 2) рассмотреть особенности организации документооборота: прием, группировка, порядок хранения документов; 3) дать организационно-экономическую характеристику ООО «КАРИ»; 4) проанализировать документооборот ООО «КАРИ»; 5) определит основные направления совершенствования документооборота ООО «КАРИ». Методы исследования – анализ, синтез, обобщение. Структура работы включает в себя введение, две главы, заключение, список используемой литературы, приложение.

Объектом исследования является предприятие ООО «КАРИ» — это Общество с ограниченной ответственностью, которое осуществляет свою деятельность на основании Гражданского Кодекса РФ, Налогового кодекса РФ, Федерального закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Устава предприятия и других нормативно-правовых актов. Основным видом деятельности компании ООО «КАРИ» является торговля розничная прочими товарами в специализированных магазинах. Проведенный анализ организации документооборота в ООО «КАРИ» показал, что на предприятии имеются входящие, исходящие и внутренние документы, за анализируемый период наблюдается увеличение затрат времени на обработку документов на 134 часа и на конец анализируемого периода количество часов потраченных на обработку документов составило 923 часа. Существующую систему организации документооборота в ООО «КАРИ» нельзя назвать совершенной, так как на предприятии отсутствует служба ДОУ, нет ответственных за ведение документации, документооборот не автоматизирован. В связи с изложенными выше недостатками, имеется необходимость в совершенствовании организационной структуры ДОУ и автоматизации документооборота в ООО «КАРИ». Для совершенствования структуры ДОУ необходимо введение штатной единицы - секретаря-референта, на которого будут возложены ряд функций документооборота. Существенным недостатком в организации документооборота в ООО «КАРИ» является то, что используется бумажный способ учета документации. Для совершенствования документопотока в ООО «КАРИ» необходима автоматизация. Наиболее конкурентоспособной программой является программа - DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Внедрение системы DIRECTUM характеризуется следующими преимуществами: сокращение трудозатрат, удобство хранения и поиска документов, все документы формируются в базе и передаются электронно, высокая скорость и большой процент подписания документов, уменьшение расходов. Таким образом, автоматизация документооборота на предприятии ООО «КАРИ» позволит устранить недостатки бумажного документооборота, повысит скорость обработки и поиска документов, обеспечит прозрачность бизнес-процессов, повысит исполнительскую дисциплину, исключит утечку информации, повысит скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов и др. Четкая организация документооборота, грамотная подготовка, своевременное и качественное исполнение принятых решений — залог высокой эффективности управленческой деятельности, а вслед за этим высокого авторитета властных структур, доверия к ним со стороны граждан. Ведь делопроизводство — это не просто техническая работа по учету, своевременному доведению документов до руководства и их хранению. Таким образом, цель работы достигнута, поставленные задачи выполнены.

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 01.07.2020 N 11-ФКЗ, от 06.10.2022). 2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ //Собрание законодательства РФ. 1994. № 32. Ст. 3301 (ред. от 14.04.2023). 3. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018). 4. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) (ред. от 15.01.2019). 5. Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. — М.: Юрайт, 2020. — 300 с. 6. Вешкурова А. Б. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. — М.: Директ-Медиа, 2020. — 170 с. 7. Доронина Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М.: Юрайт, 2018. — 233 с. 8. Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Юрайт, 2018. — 177 с. 9. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. — М.: Юрайт, 2020. — 463 с. 10. Корнеев И. К. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для среднего профессионального образования / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2023. — 438 с. 11. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие / О.П. Сологуб.. - М.: Омега-Л, 2019. - 207 c. 12. Стенюков М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия. / М.В. Стенюков. - М.: А-Приор, 2020. - 176 c. 13. Страхов О. А., Алексеева Т. В. Документационное обеспечение управления. Учебник. — М.: Рипол, 2020. — 132 с. 14. Шувалова Н. Н. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для среднего профессионального образования / Н. Н. Шувалова. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2023. — 247 с. 15. Общество с ограниченной ответственностью «КАРИ»: (официальный сайт) – URL: https://kari.com/ по состоянию на 20.02.2023.