организация работы службы делопоизводства предприятия

Делопроизводство – это отрасль деятельности, в рамках которой осуществляется документирование и организация работы с официальными документами, которые сопровождают деятельность любого хозяйствующего субъекта. Информация, которая функционирует в данной сфере, необходима для стабильности в деятельности любой организации; она является основой для принятия управленческих решений. В рамках делопроизводства фиксируется информация и создаются условия, которые обеспечивают формирование документооборота. Поэтому целью деятельности системы делопроизводства всегда является создание документов, передача их на исполнение, систематизация и организация документооборота. Актуальность темы курсовой работы определена тем, что каждая организация должна учитывать специфику своей работы при организации документооборота, в связи с чем необходимо изучать особенности движения документов и в целом процессы, которые происходят в рамках организаций при функционировании данных единиц. Вопросы, связанные с особенностями организации системы делопроизводства изучаются во многих дисциплинах: документационное обеспечение управления, делопроизводство, архивное дело, кадровое дело, менеджмент и др. Изучению вопросов, связанных с функционированием системы делопроизводства, в своих трудах уделяют внимание авторы А.Б.

---

На нашем сервисе написание курсовой работы на заказ в Томске отличается особым качеством.

---

. Барихин, С.Ю. Кабашов, Т.Б. Колышкина и др. Объектом исследования является система делопроизводства ООО «Палитра». Предметом исследования является процесс совершенствования системы документационного обеспечения. Целью исследования является анализ организации работы службы делопроизводства в ООО «Палитра». В соответствии с целью определены следующие основные задачи: 1. Изучить принципы организации документационного обеспечения предприятия 2. Рассмотреть назначение, цели и задачи службы делопроизводства на предприятии 3. Дать краткую характеристику деятельности ООО «Палитра» 4. Изучить структуру, функции и численный состав службы делопроизводства 5. Рассмотреть нормативно-правовую базу, регламентирующую деятельность службы делопроизводства 6. Проанализировать организационную структуру компании и организацию работы службы делопроизводства. ООО «Палитра» существует на рынке г. Новокузнецка более 8 лет. Компания занимается оптовой продажей лакокрасочных материалов. Данная организационная структура компании – линейно-функциональная. Количество человек в организации – 30 человек. Так же в компании имеется служба делопроизводства, которая состоит из 2 штатных единиц: начальника отдела и секретаря-делопроизводителя. Деятельность службы регламентируется законодательством РФ, постановлениями Правительства, принятыми нормами и стандартами, а так же внутренними документами организации. При написании данной курсовой работы были использованы следующие методы: анализ, синтез, обобщение и т.д. Данная курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы.

Делопроизводство – это организационные, технические, информационные, технологические меры, которые обеспечивают документирование внутриорганизационных процессов. Данная сфера достаточно сложная в своей организации, для чего необходимо ориентироваться на повышение эффективности деятельности процессов, связанных с организацией информационного обмена. Делопроизводство обеспечивает документирование хозяйственной деятельности, организует работу с документами, поэтому документы могут рассматриваться как одно из средств общения в хозяйственной деятельности предприятия, юридически обосновывающие права и обязанности контрагентов и всех объектов, которые вовлечены в процесс функционирования организации. Так как любая организация имеет определенные потоки документов, то, соответственно, в можно говорить о том, что в ней организуется документооборот, под которым в целом понимается движение документов с момента создания (регистрации, поступления в организацию) до завершениях исполнения и передачи в архив. Делопроизводство в организации обеспечивает система специализированных отделов, к которым относят службу управления делами, общий отдел, канцелярию и ряд других, которые в целом называют службой делопроизводства. Организация должна обеспечивать подходы, позволяющие совершенствовать системы делопроизводства, что позволяет выполнять координацию, контроль и регулирование документопотоков, что соответствует интересам организации. В рамках курсовой работы была проанализирована система делопроизводства ООО «Палитра». Было определено, что система делопроизводства в ней является рассредоточенной, в ней задействовано большое количество работников организации. Анализ документооборота согласно классификации позволил увидеть, что в целом документооборот в организации растет, что является следствием расширения деятельности и, соответственно, заключения новых договоров, привлечения контрагентов; изменения масштабов деятельности; изменения организационный структуры. Процессы движения документопотоков в целом является строго регламентированными, но общее количество документов, структурность организации, количество структурных подразделений создает сложности в системе управления документооборотом, не всегда строго определяет ответственных за составление документов (авторов), в результате чего на людей, которые обеспечивают управление документооборотом в пределах своей компетенции, возлагается высокая нагрузка, в результате чего страдает качество труда, уровень производительности. Одной из важных проблем ООО «Палитра» является долгое согласование договоров, приказов, распоряжений, спецификаций и т.д. Связано это, в первую очередь, с отсутствием качественной системы электронного документооборота, в связи с чем все документы согласуются вручную, через подпись необходимыми согласующими. Отсутствие такой системы в условиях повсеместного внедрения информационных технологий негативно сказывалось на гибкости предприятия, усложняло и замедляло согласование договоров, обработку входящих и исходящих писем, выполнение приказов, распоряжений и т.д. На основании анализа предлагаемых на рынке СЭД была выбрана система Paydox. Внедрение системы электронного документооборота значительно повысило эффективность работы предприятия, сократив время согласования договоров и спецификаций.

1. Федеральный закон от 23.09.1992 № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (последняя редакция). – URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 20.04.2020). – Текст: электронный 2. Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (последняя редакция). – URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 20.04.2020). – Текст: электронный 3. Федеральный закон 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (последняя редакция). – URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 20.04.2020). – Текст: электронный 4. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (последняя редакция). – URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 20.04.2020). – Текст: электронный 5. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (последняя редакция). – URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 20.04.2020). – Текст: электронный 6. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (последняя редакция). – URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 20.04.2020). – Текст: электронный 7. Постановление Правительства РФ от 01.11.1999 № 1212 «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации» (последняя редакция). – URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 20.04.2020). – Текст: электронный 8. Постановление Правительства РФ от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (последняя редакция). – URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 20.04.2020). – Текст: электронный 9. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КноРус. – 2019. – 202 с. – ISBN: 978-5-390-00097-7. – Тест: непосредственный 10. Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот: практическое пособие / А.Б. Барихин. – М.: Книжный мир. – 2018. – 182 с. – ISBN: 978-5-8041-0311-9. – Тест: непосредственный 11. Грозова О.С. Делопроизводство. Учебное пособие для академического бакалавриата / О.С. Грозова. - М.: Юрайт. – 2019. – 475 с. – ISBN: 978-5-534-06787-3. – Тест: непосредственный 12. Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник и практикум для академического бакалавриата / А.Ю. Иванова, Н.Н. Шувалова. – М.: Юрайт. – 2020. – 251 с. – ISBN: 978-5-534-10848-4. – Тест: непосредственный 13. Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. – М.: Флинта, - 2018. – 741 с. – ISBN: 978-5-9765-0784-5. – Тест: непосредственный 14. Колышкина Т.Б., Шустина И.В. Деловые коммуникации, делопроизводство и документооборот: учебное пособие для прикладного бакалавриата / Т.Б Колышкина, И.В, Шустина. – М.: Юрайт. – 2018. – 199 с. – ISBN: 978-5-534-07299-0. – Тест: непосредственный 15. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство / И.Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, - 2018. – 165 с. – ISBN: 978-5-534-04275-7. – Тест: непосредственный 16. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству / М.Ю. Рогожин. – М.: Юстицинформ. – 2017. – 193 с. – ISBN: 978-597205-1072-5. – Тест: непосредственный