Ведение личного дела сотрудника

Актуальность темы работы обусловлена тем, что для любого работающего человека документы, подтверждающие его трудовую деятельность, имеют большое значение. На их основании определяется трудовой стаж, который дает право на пенсионное обеспечение в Российской Федерации. К кадровым документам относятся: трудовая книжка, личные дела, которые обязан вести работодатель, поскольку в них зафиксированы данные, в которых отражаются сведения об образовании, специальности, должности, карьерном росте работника и т.п. Они также подтверждают наличие трудовых правоотношений между гражданами и работодателями, определяют их полномочия и обязанности . Появление различных юридических лиц требует соблюдение требований действующих правовых актов по организации труда, правильному оформлению, ведению кадровой документации. Документы, относящиеся к кадровому делопроизводству должны быть во всех организациях, независимо от их вида деятельности и организационно-правовой формы юридического лица, которые установлены действующим трудовым законодательством. Поэтому изучение вопросов, связанных с кадровой документацией, включая ведение личных дел сотрудников, в современных условиях является актуальным.

---

Если вы не знаете где заказать дипломную работу по психологии, обращайтесь к нам. Мы напишем диплом качественно и в соответсвии со всеми вашими требованиями.

---

В ряде организаций из-за не компетентности работников кадровых подразделений, связанной с ненадлежащим ведением и хранением кадровой документации, сотрудники этих организаций сталкиваются с рядом всевозможных проблем, например с получением пенсионных выплат, налоговых отчислений и др. Особая роль данных документов в жизни каждого человека часто недооценивается руководителями коммерческих организаций, которые несут персональную ответственность за правильное ведение кадровой документации. В случае нарушения правил ведения, хранения и использования личной документации руководитель может быть привлечен к ответственности в соответствии с действующим законодательством. Следовательно, ошибки в ведении личной документации нарушают требования трудового законодательства. В процессе ведения данных документов следует руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают определенные правила, создание архива организации для обеспечения сохранности документов. Правильная работа с документацией должна быть результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной реальности деятельности каждого из сотрудников. Цель работы состоит в том, чтобы изучить теоретические положения о личных делах работников и разработать рекомендации по ведению и оформлению личных дел в коммерческой организации. В связи поставленной целью необходимо решить следующие задачи: 1) Изучить порядок оформления и состав личных дел; 2) Изучить особенности ведения личных карточек сотрудников, охарактеризовать понятие личной карточки, ее оформление и ведение; 3) Выявить проблемные вопросы ведения личных дел сотрудников в коммерческой организации. Объект исследования: Процесс ведения и обработки, оформления и хранения личных дел, включая кадровые документы ООО «Союз-Агро». Практическое значение работы заключается в том, что все рекомендации, разработанные в ходе работы, по ведению и оформлению личных дел в ООО «Союз-Агро» позволят улучшить работу отдела кадров с документацией. Структура работы: введение, две главы, заключение, список использованной литературы, приложения.

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие их трудовой стаж, необходимый для начисления пенсий, играют особую роль в жизни человека. Руководитель организации несет персональную ответственность за документооборот, образующийся в организации, и должен быть знаком с законодательством об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Документы поличному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов Рострудинспекции, органы, которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т. е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении. Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Эта документация, и особенно документация по учету кадров, служит подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. Представленные документы в приложении помогут правильной работе отдела кадров ООО «Союз-Агро». В заключении хотелось бы отметить, что, все кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Эта работа требует четких знаний по работе с документами, а именно умение их правильно составить, оформить и подготовить. Внося сведения надо быть особо внимательным. Значительно облегчает процесс формирования личного дела наличие специальных бланков (личные карточки, личные листки по учету кадров и т. д.), заполнение которых не занимает много времени. Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела), которые носят названия «личная папка», «личный файл» или «досье» вместо наименования «личное дело». В работе представлена информация о ведении личного дела, его понятии, этапах его оформления, а также раскрыто понятие личной карточки, ее ведении и оформлении, а также важнейшие вопросы для улучшения эффективности деятельности предприятия, вопросов управленческих решений в организации. В ходе анализа ООО «Союз-Агро» была изучена история деятельности, и структура отдела кадров, а также выявлена основная проблема с обеспечением и ведением документации организации и даны рекомендации по оптимизации работы отдела кадров.

I. Источники: 1. Трудовой кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства РФ. 07.01.2002. № 1 (ч. 1). ст. 3. 2. Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 (ред. от 02.07.2021 № 331-ФЗ «О персональных данных» // Собрание законодательства РФ. 31.07.2006. № 31 (1 ч.). ст. 3451. 3. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (начало действия с 01.09.2021 действует до 01.09.2027 г.) II. Литература: 4. Диденко А.Н. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. –М.: Просвещение, 2018. -156с. 5. Коваль А.П. Деловое общение. -М.: Просвещение, 2010. -151с. 6. Лихачев М.Г. Документы и делопроизводство: Справ. пособие. - М.: Высшая школа, 2019. -156с. 7. Лосев В.И., Кузнецова Т.В. Основы делопроизводства: Учебное пособие – М.,2019. -157с. 8. Румынина В.В. Румынина Л.А. Трудовые отношения: от приема...до увольнения (практическое руководство директора магазина). –М.: ФОРУМ:ИНФРА-М,2017.–168с. 9. РумынинаЛ.А. Документационное обеспечение организации. –М.: Издательский центр «Академия», 2017. -114с. 10. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. –М.: МЦФЭР, 2019. –104с. 11. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. 6-еизд., перераб. и доп. –М.: Издательство «Делоисервис», 2018. - 608с. III. Справочные и информационные издания 12. Андреева В.И. Трудовая книжка: что изменилось? // Справочник кадровика. 2019. № 6. –49с. 13. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство // Секретарское дело. 2010. № 9. - 60с. 14. Кузнецова Т.В. Документирование трудовых отношений // Секретарское дело. 2010 № 9. -60с. 15. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-1: рекомендации по заполнению // Секретарское дело. 2016. №1–45с. 16. Щербакова Г.И. Отчетность кадровика // Справочник кадровика. 2018. № 1. –15с. 17. Чеботарева Е. Штатное расписание: друг или враг кадровика // Секретарское дело. 2018. № 1 – 16 с. IV. Источники информации из сети Интернет 18. Дидух Ю. Состав личного дела работника - URL: //https:clubtk.ru/sostav-lichnogo-dela-rabotnika 19. Гончарова Н. Перечень документов в личном деле сотрудника - URL: //https://ppt.ru/art/kadri/dokumenti-v-lichnom-dele/ 20. Документы для личного дела работника и его формирование - URL: //https://assistentus.ru/sotrudniki/lichnoye-delo/ 21. Сигаева Е. Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника - URL: //https://www.klerk.ru/buh/articles/509159/