Кадровое делопроизводство – это организация и ведение документа-ции, связанной с управлением персоналом в организации. Включает со-здание, сбор, обработку, хранение и обновление информации о сотрудни-ках, отражающей их трудовую деятельность и все аспекты управления персоналом.
Кадровая работа имеет важное значение для эффективного функцио-нирования организации. Она помогает управлять персоналом, обеспечива-ет соблюдение законодательных норм и регулирований, а также осуществ-ляет контроль за соблюдением политик и процедур в области управления персоналом.
Основные задачи кадрового делопроизводства:
1. Набор и прием на работу: создание и обработка документов, связанных с процессом найма новых сотрудников, таких как резюме, заяв-ления на прием на работу, контракты, соглашения о конфиденциальности и другие документы, необходимые для формализации трудовых отноше-ний.
2. Учет персонала: создание и поддержание учетных карточек со-трудников, содержащих информацию о персональных данных, квалифи-кации, трудовой и финансовой истории, отпусках и других аспектах тру-довой деятельности.
3. Развитие и обучение персонала: документация, связанная с обучением и развитием сотрудников, планирование и проведение тренин-гов, семинаров, курсов повышения квалификации, оценка результатов обучения и подготовка отчетов.
4. Управление заработной платой и компенсациями: отслеживание информации о заработной плате, выплатах, налогах и других компенсаци-онных выплатах сотрудникам, обработка данных об отпусках, больнич-ных листах, пособиях и других социальных льготах.
5. Управление производительностью: создание и поддержание документации, связанной с оценкой производительности сотрудников, це-левыми показателями, системами поощрений и санкций.
6. Управление трудовыми отношениями: обработка документа-ции, связанной с трудовыми отношениями, такой как заявления о перево-дах, повышениях, увольнениях, соглашения о конфиденциальности и т.д.
В современных организациях кадровое делопроизводство часто ав-томатизировано с помощью специализированных программных систем, что позволяет более эффективно управлять персоналом, сократить бюро-кратические процессы и обеспечить сохранность данных. Однако, незави-симо от используемых инструментов, правильное и точное ведение кадро-вой администрации остается неотъемлемой частью успешного управления персоналом в любой организации.
Кадровые документы – это набор документов, связанных с управле-нием персоналом в организации. Они представляют собой формализован-ную информацию о сотрудниках, их трудовых отношениях, квалифика-ции, профессиональном развитии и других аспектах, необходимых для эффективного управления персоналом.
Кадровые документы выполняют несколько функций:
1. Учетная функция: они служат для создания и поддержания учетной информации о сотрудниках. Это включает персональные данные, такие как ФИО, дата рождения, адрес, контактные данные, а также инфор-мацию о трудовой и финансовой истории, стаже работы, должностях и прочих данных, отражающих профиль сотрудника.
2. Трудовая функция: кадровые документы отражают трудовые отношения между организацией и сотрудником. Они включают договоры о приеме на работу, соглашения о конфиденциальности, договоры об условиях труда, заявления о переводах, повышениях, увольнениях и дру-гие документы, регламентирующие трудовой процесс и права, и обязанно-сти сторон.
3. Образовательная и развивающая функция: кадровые докумен-ты отражают информацию о профессиональном образовании, курсах по-вышения квалификации, тренингах и других мерах, направленных на раз-витие и повышение компетенций сотрудника. Они могут включать про-граммы обучения, сертификаты, дипломы, отчеты о прохождении обуче-ния и оценку результатов.
4. Управленческая функция: кадровые документы могут включать оценки производительности, целевые показатели, планы развития, отчеты о выполнении задач и другую информацию, необходимую для оценки ра-боты сотрудника и принятия решений в области управления персоналом.
Примеры кадровых документов включают в себя:
1. Анкеты соискателей и резюме;
2. Трудовые договоры и приказы о приеме на работу;
3. Табели учета рабочего времени и отпусков;
4. Личные дела сотрудников, включая копии документ
Автоматизация кадрового документооборота имеет важное значение для современных организаций, которые стремятся повысить эффектив-ность и точность управления персоналом. Вот некоторые аспекты, подчер-кивающие важность автоматизации кадрового документооборота:
Эффективность и ускорение процессов: Автоматизация устраняет необходимость ручного заполнения и обработки бумажных документов, что сокращает временные затраты на рутинные задачи и позволяет сосре-доточиться на стратегическом управлении персоналом. Процессы, связан-ные с наймом, увольнением, переводами, обучением и другими аспектами управления персоналом, могут быть автоматизированы, что способствует ускорению обработки и сокращению временных задержек.
Сохранность и целостность данных: Автоматизированная система кадрового документооборота обеспечивает централизованное хранение и защиту конфиденциальных персональных данных сотрудников. Она также позволяет вести аудит и контроль доступа к данным, минимизируя риск утечки информации и неправомерного использования.
Сокращение ошибок и улучшение точности: ручная обработка до-кументов подвержена ошибкам, таким как опечатки, пропуски или непра-вильное заполнение полей. Автоматизированная система кадрового доку-ментооборота уменьшает вероятность ошибок, поскольку данные вводятся единожды и автоматически распространяются по всем связанным докумен-там и процессам. Это способствует повышению точности и надежности ин-формации.
Улучшенный доступ к информации: Автоматизация кадрового доку-ментооборота обеспечивает легкий и быстрый доступ к необходимой ин-формации о сотрудниках и управлении персоналом. Различные документы и данные, такие как контракты, резюме, трудовые книжки, оценки произ-водительности, могут быть легко найдены и просмотрены, что способству-ет оперативному принятию решений и выполнению задач.
Улучшенное аналитическое планирование: Автоматизированная си-стема кадрового документооборота предоставляет возможность проводить анализ данных и получать полезную информацию о персонале, такую как структура, квалификация, производительность, потребности в обучении и другие показатели. Это позволяет руководству принимать обоснованные решения по управлению персоналом, планированию ресурсов и развитию компетенций.
Сокращение бюрократических процессов: Автоматизация кадрового документооборота позволяет сократить объем бумажной работы, связан-ной с управлением персоналом. Это снижает бюрократическую нагрузку, упрощает процессы утверждения и обмена документами, а также способ-ствует экономии времени и ресурсов организации.
В целом, автоматизация кадрового документооборота повышает эф-фективность, точность и безопасность управления персоналом. Она позво-ляет сократить временные задержки, снизить риски ошибок и утечки ин-формации, а также обеспечить легкий доступ к важным кадровым данным. Это важный шаг в развитии современных организаций, стремящихся к оп-тимальному использованию своих ресурсов и повышению конкурентоспо-собности на рынке.
В МУП «Горэкоцентр» для кадрового документооборота применяет-ся автоматизированная система «1С:Зарплата и Управление персоналом 8», тогда как в ООО «Кабуки» кадровое делопроизводство ведется вруч-ную. При этом численность персонала МУП «Горэкоцентр» почти в 4 раза больше, чем в ООО «Кабуки» (192 человека и 50 человек). Однако вопро-сами кадрового документооборота в МУП «Горэкоцентр» ведает 1 чело-век (1 бухгалтер), а в ООО «Кабуки» – 2 человека (2 бухгалтера).
По результатам проведенного исследования и выполненного анализа деятельности коммерческой и бюджетной организации сделаны следующие предложения. Ведение автоматизированного кадрового документооборота в деятельность дает возможность снизить трудоемкость труда кадровой службы. Именно поэтому важно его внедрить в ООО «Кабуки». Он позво-ляет вести кадровый учет и расчет заработной платы в различных компа-ниях, от небольших до крупных, в том числе имеющих обособленные под-разделения. В этой версии поддерживается возможность конфигурирова-ния для более точной адаптации программы к особенностям конкретного предприятия. Эффективность внедрения обусловлена и снижением трудо-емкости (нагрузки) на бухгалтеров ООО «Кабуки». Это будет очень эф-фективно для кадрового документооборота. Именно поэтому предложение должно быть принято к реализации на ООО «Кабуки» в 2023 году. При соблюдении сроков исполнения работ проект будет принят и начнет дей-ствовать с 24.10.2023 года.
50 страниц
61% уникальность
2023 год
46 просмотров
