Актуальность темы исследования. В течение всего года в любой организации производится большое количество деловых бумаг. Некоторую часть из них нужно утилизировать, а часть – формируется в определенные дела и далее передается в архив на хранение. Вопросы подготовки к передаче документов в архив в настоящее время в связи с внесением изменений в действующее законодательство являются особенно актуальными.
В целом, архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое – длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов. Важно понимать, что сдача документов в архив – это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место. Для этого требуется установленный заранее порядок. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.
Хотелось бы отметить, что передача различных документов непосредственно на архивное хранение является очень важной процедурой для любой современной организации. Для того, чтобы этот процесс прошел успешно, нужно позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательством Российской Федерации четко регламентируются правила обработки, подготовки документации, которые имеют место перед передачей документов в архив организации.
Подготовка документации необходима не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым часто приводят ошибки в подготовке документов и дел.
В архив организации передаются все дела постоянного, а также временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Хотелось бы отметить, что передача дел всегда производится лишь по описям, а также в строгом соответствии с графиком, составленным заведующим архивом, согласованным с руководителями различных структурных подразделений и утвержденным руководителем предприятия. В архив вместе с делами также передаются различные регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы организации.
Степень разработанности темы. Данная тема является недостаточно изученной. В настоящее время разработкой различных аспектов темы занимаются такие ученые и исследователи, как Бузунова В.И., Карпова А.В., Карпычева Е.В. и другие.
Объектом исследования являются отношения, возникающие по поводу подготовки и передачи документов и дел в архив организации.
Предметом исследования является законодательно регламентированный порядок подготовки и передачи документов и дел в архив организации.
Целью курсовой работы является анализ сущности и специфики существующего в Российской Федерации порядка подготовки и передачи документов и дел в архив организации.
Задачи курсовой работы:
рассмотреть архив организации как многокомпонентную систему хранения и управления документами;
изучить внедрение новых Правил работы архивов организаций;
проанализировать порядок оформления, хранения и выдачи архивных документов организации;
привести пример инструкции по подготовке и передаче документов в архив организации.
Методы исследования: обобщение, классификация, анализ, синтез.
Структура исследования: содержание, введение, основная часть, заключение и список литературы.
Читать дальше
Архив является неотъемлемой частью организации, ее необходимостью. Федеральный закон от 22 октября 2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» предъявляет требования по организации архивов к организациям всех форм собственности. Под действие закона попадают все организации, деятельность которых связана с осуществлением юридически значимых действий, закрепленных в документах, включая электронные. Обязательное хранение архивных документов неизбежно и закреплено как в положениях архивного закона, так и в требованиях отдельных нормативных актов.
Необходимо рассмотреть архив как организацию или ее структурное подразделение, созданное с целью хранения документов и организации их дальнейшего использования, а также комплекс множества документов, находящихся на хранении в организации или у лица. Даже если руководитель организации исключает необходимость создания архива как структурного подразделения, то это не означает, что в организации его нет. Архив есть, но пока не имеет четкой формы, строго закрепленной функциональной нагрузки, отличается полным отсутствием какого-либо единого порядка и системы .
В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Форма зависит от объема документов.
Читать дальше
Инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации – один из важнейших локальных нормативных актов компании. Эта инструкция нужна и сотрудникам структурных подразделений, и работникам службы ДОУ. Поскольку унифицированной и обязательной для всех организаций формы инструкции по подготовке и передаче документов в архив организации нет, каждая компания разрабатывает ее сама, исходя из традиций и потребностей в хранении документов. В качестве основы для разработки инструкции можно использовать «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов..» .
Инструкция проходит обычный путь локального нормативного акта: работник архива разрабатывает ее проект, который согласует с заинтересованными должностными лицами. После документ утверждает руководитель организации. Все структурные подразделения должны получить копию инструкции.
Читать дальше
Таким образом, цель и задачи, поставленные в данной курсовой работе, были успешно выполнены. По итогам курсовой работы можно сделать следующие выводы:
Архивное хранение документов – это система мер, задачами которой являются в правильном размещении документов, требуемых дальнейшему архивному хранению. Она реализует не только их физическую сохранность, но и создает условия для дальнейшего использования. Федеральный закон № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного хранения документов.
Архив предприятия – это способ организации хранения документов, позволяющий систематизировать их для комфортной и быстрой работы. Архивная обработка – это необходимость как с законодательной точки зрения, так и с прикладной. На протяжении всего времени существования юридического лица появляются сотни и тысячи документов, в которых практически невозможно ориентироваться, если они не упорядочены должным образом. Существуют разные виды архивов организаций, такие как научно-технический, аудиовизуальный и т.д.
Порядок действий при подготовке и передаче документов и дел в архив организации является следующим: экспертиза ценности документов; изъятие документов временного срока хранения из дел; научно-техническая обработка каждого приказа; внутренние описи к каждому делу; переплет каждого дела; оформление обложки и корешка каждого дела; опись дел по временным признакам – постоянного и временного хранения.
Обязательно нужно оформить опись документов, передаваемых на хранение. Пропуск этого этапа означает, что, когда понадобится получить документ из архива, его будет сложно найти. Если архив документов большой, и отсутствует современная система учета и организации хранения документов, то велик риск не нахождения документов или вовсе их утери.
Читать дальше
1. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 04.08.2023) «О государственной тайне» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.02.2024) // Собрание законодательства РФ. – 1997. – № 41. – стр. 8220-8235.
2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 25.12.2023) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2004. – № 43. – ст. 4169.
3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 12.12.2023) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ. – 2006. – № 31 (1 ч.). – ст. 3448.
4. Постановление Правительства РФ от 22.12.2012 № 1382 (ред. от 10.10.2022) «О присоединении информационных систем организаций к инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме» (с изм. и доп., вступ. в силу с 19.04.2023) // Российская газета. – 2012. – № 303.
5. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830) // СПС «Консультант Плюс»
6. Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.09.2023 № 75119) // СПС «Консультант Плюс»
7. Бузунова В.И. Теоретический аспект архива организации и механизм учета и использования документов архива // Молодежь и наука. – 2017. – № 4-1. – С. 95-98.
8. Инструкция по подготовке и передаче документов в архив [Электронный ресурс] – URL: https://www.sekretariat.ru/article/210372-qqe-16-m5-instruktsiya-po-podgotovke-i-peredache-dokumentov-v-arhiv (дата обращения: 05.02.2024).
9. Карпова А.В. Архив как многокомпонентная система хранения и управления документами // Наука и образование. – 2020. – №4. – С. 68-72.
10. Карпычева Е.В. Электронные архивы организации // Научный вестник Крыма. – 2023. – №3 (38). – С. 1-9.
11. Ларин М.В. Правила работы архивов организаций: документоведческие проблемы // История и архивы. – 2022. – №2. – С. 1-6.
12. Новый порядок оформления, хранения и выдачи архивных документов [Электронный ресурс]. URL: https://www.klerk.ru/blogs/moedelo/580872/ (дата обращения: 05.02.2024).
13. Ударова О. Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2023. – №11. – С. 10-19.
14. Шалимова С.Е. Совершенствование архивного хранения документов в организации // Студенческие научные исследования. Сборник статей II Международной научно-практической конференции. – Пенза, 2020. – С. 69-72.
Читать дальше
23 страниц
38% уникальность
2024 год
60 просмотров
