Архив организации и его функции

1.1 Понятие, функции архива организации Архив в системе происходящих трансформаций обретает множественность проявлений своих интерпретаций и функционирования, что затрудняет понимание его роли для человека и общества. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей, согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [1]. Цель архива организации – прием документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения. Архив создается или как самостоятельное подразделение в организации или как подразделение в составе делопроизводства. Форма зависит от объема документов [2]. Архив организации в своей деятельности преследует следующие задачи:  комплектование документами;  сохранность и учет документов;  организация научно–справочного аппарата к документам архива;  активное использование документов;  подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение [14].

2.1 Анализ использования архивных документов Архив АО «СОГАЗ» функционирует на правах самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива – на руководителя самостоятельного структурного подразделения. Основные задачи архива АО «СОГАЗ» 1. Комплектование архива документами; 2. Обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов, 3. Организация практической работы, связанной с использованием документов, хранящихся в архиве; 4. Подготовка и своевременная передача документов АФ РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ; Одним из локальных нормативно-правовых актов, которые регулируют деятельность архива АО «СОГАЗ», является Стандарт организации СТО 102-225 М – 2017 «Системы менеджментов. Хранение документов», который играет роль инструкции по делопроизводству. Данный Стандарт устанавливает порядок хранения документов в структурных подразделениях АО «СОГАЗ», а также дочерних обществ и учреждений.

Таким образом, в соответствии с законодательством архивное дело в Российской Федерации – это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Архивное законодательство намного меньше, чем понятие архивное право, объединяющее в себе законодательные акты, принятыми высшими органами государственной власти, а также инструкции о деятельности архивов и архивных работников, организовывая оперативное и архивное хранение документов организации, необходимо руководствоваться не только законодательством в области организации архивного хранения, но и специальным законодательством, регламентирующим деятельность всей организации. Архив – архив – учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее приём, комплектование и хранение архивных документов в интересах пользователей, либо отдел учреждения, где хранятся старые документы, книги, оконченные производством дела. Организация архивного хранения документов собственными силами предприятия – это сложной процесс, требующий больших финансовых затрат и специальной подготовки ответственных сотрудников-архивариусов. Нарушение основных правил может привести к порче и гибели информационных носителей, разглашению конфиденциальных данных в результате доступа в хранилище третьих лиц. Выполнен анализ деятельности архива организации на примере АО «СОГАЗ», в ходе которого были выявлено следующее: подготовкой документов к сдаче в архив занимается работник архива. На основе перечней документов и номенклатур дел определяют сроки хранения и ценность документов. По результатам экспертизы составляют опись о выделении бумаг на хранение и уничтожение. В зависимости от срока хранения в акционерном обществе производится полное или частичное оформление, которое включает в себя проведение следующих работ: проверка грамотности группировки документов в дела – заключается в контроле соответствия бумаг в деле заголовку и расположению внутри папки по определенным принципам (алфавит, тип вопроса, хронология); подшивка (брошюровка). Осуществляется при полном оформлении дел. Как правило, зачастую производят подшивку в твердую обложку. За последним документом вкладывается лист для заверительной записи. Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи. Далее составляется лист заверитель. В листе указывают особенности состояния дела, а также другие нюансы документов (отсутствуют ли некоторые листы, нарушена нумерация). Составление внутренней описи документов дела составляется в случаях, когда в делах содержатся документы особой ценности (бланки строгой отчетности, судебные дела и прочие). На дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись – справочник, в котором отражен систематизированный перечень единиц хранения. Описи формируются отдельно на дела постоянного, временного хранения, а также на дела по личному составу. После оформления дел и передачи их на хранение необходимо грамотно оформить утилизацию документов, которые утратили практическое значение. Таким образом, цель достигнута, задачи решены в полном объеме.

1. Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125–ФЗ (в ред. от 23.05.2016) – Текст: непосредственный // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. – № 43. – Ст. 4169; 2016. – № 22. – Ст. 3097. 2. Алексеева, Е. В. Архивоведение / Е. В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. – М.: ПрофОбрИздат, 2022. – 272 с. 3. Бурова, Е. М. Архивоведение: (теория и методика): учебник для вузов / Е. М. Бурова. – М.: МЭИ, 2022. – 483 с. 4. Вовкотруб, О. В. Архивоведение: учебное пособие / О. В. Вовкотруб. – Пенза: Изд–во ПГУ, 2015. – 132 с. 5. Гавриленко, С.Д. Документирование в организации. В помощь секретарю–референту / С.Д. Гавриленко. – Минск: Амалфея, 2016. – 128 с. 6. Дубровина, Е.А. Архивоведение / Е.А. Дубровина – Сахалин: Сахалинское книжное издательство, 2019. – 123 с. 7. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М: ИНФРА, 2018. – 304 с. 8. Клоков, И.В. Эффективное делопроизводство / И.В. Клоков. – СПб: Питер, 2013. – 224 с. 9. Кудряева, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряева. – М.: ИНФРА, 2019. – 592 с. 10. Крайская, З.В. Архивоведение / З.В. Крайская– М.: НОРМА, 2016. – 224 с. 11. Кошелева, Е.А. Формирование дел в организации и их текущее хранение / Е.А. Кошелева – Текст : непосредственный // Секретарь-референт. – 2023. – № 9. – С. 5–75. 12. Надершина, М.Д. Порядок и сроки хранения документов коммерческих организаций в современном российском законодательстве / М.Д. Надершина // Секретарское дело. – 2021. – № 12. – С. 4-66. 13. Семенова, Н.И. Делопроизводство и архивное дело / Н.И. Семенова – М.: ПРИОР, 2018. – 210 с. 14. Санкина, Л.В. Делопроизводство / Л.В. Санкина. – М.: МЦФЭР, 2022. – 288 с. 15. Тельчаров, А. Д. Архивоведение: конспект лекций / А. Д. Тельчаров. – М.: Приориздат, 2019. – 160 с. 16. Чмыхало, А. Ю. Архивное дело: учебное пособие / А. Ю. Чмыхало. – Томск: Томский политехнический университет, 2014. – 136 с. 17. Шабанова, Т. А. О некоторых проблемах фондирования документов Архивного фонда / Т. А. Шабанова. – М.: Наука, 2018. – 116 с.