Цели и особенности проведения собраний и совещаний

Автор данной статьи В.В. Таболин, д-р юрид. наук, профессор, депутат муниципального собра-ния Ховрино г. Москвы. Статья называется «От оперативки до собрания: как правильно и результативно их провести» Статья посвящена вопросам эффективного и профессионального проведения совещаний и собраний в органах местного самоуправления. В данной статье автор рассмотрел 1. Функции совещаний «Как правило, совещание выполняет такие функции, как передача информации, оценка ситуации, реакции и исполнительности сотрудников, корректировка совместных действий, выработка и контроль решений. Чтобы эффективно использовать совещания, нужно разобраться в их преимуществах и недостатках » 2. Ошибки проведения совещаний «Характерными ошибками при проведении совещаний чаще всего являются: • отсутствие четкой цели. • неумение построить ход совещания в соответствии с целью. • недостаточная готовность участников к совещанию. • отсутствие четких временных границ (регламента) совещания. • противоречие между целью совещания и методами его проведения. » 3. Преимущества совещаний • обеспечивается лояльность сотрудников к принимаемому решению. • позволяет привлечь ресурсы коллектива для поиска оптимального решения. • дает возможность быстро получить обратную связь “снизу” . 4. Виды и типы совещаний Собрания и совещания представляют собой способ коллективного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Они различаются: • кругом участников (на совещаниях присутствуют руководители отделов, секторов, ответственные специалисты или заинтересованные лица, а на собраниях – весь персонал); • характером обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются текущие конкретные вопросы, а на собраниях ‒ более общие, накопившиеся за определенный период времени или перспективные); • целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствование текущей деятельности, на собраниях прежде всего подводятся итоги и определяются планы на будущее).

Итак, мы проанализировали 2 статьи посвященные теме «Цели и особенности проведения собраний и совещаний» Можно сказать что постановка целей совещаний более подробна описана в статье «Деловое совещание: все под контролем!», однако рекомендации, дающиеся в статье «От оперативки до собрания: как правильно и результативно их провести» носят более практических характер и более полезны при проведении совещаний. Знать виды и формы делового общения, уметь применять тактику ведения переговоров – это компетенции современного успешного человека. Деловые переговоры – это вид делового общения, целью которого является поиск решения (выработка решения) проблем, приемлемый для всех сторон. Деловые переговоры различаются по нескольким параметрам: а) официальные – неофициальные; б) внешние – внутренние. Переговорный процесс состоит из трех этапов: 1. Подготовка к переговорам. 2. Ведение переговоров. 3. Анализ результатов и выполнение договоренностей. Поведение в процессе переговоров можно построить по следующей схеме: мотивация собеседника, получение информации, передача информации, побуждение к принятию решения, собственно принятие решения. Завершающая стадия переговоров – анализ результативности – предполагает обсуждение следующих моментов: что способствовало успеху в общении, причины возникших трудностей, пути их преодоления, замечания по подготовке к переговорам, неожиданности, поведение партнеров, удачные стратегии. Такой «разбор полетов» созидает искусство делового общения, способствует дальнейшему становлению отношений с партнерами.