НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛА УЧРЕЖДЕНИЯ – ФУНКЦИИ И ПРАВИЛА РАЗРАБОТКИ

В процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий (юридических лиц) возникают документы многочисленных видов, разнообразного характера, содержания и назначения. Все они являются носителями информации и используются в деятельности управленческого аппарата. Документы после их использования группируются в дела, представляющие собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения. Правильная группировка документов в дела обеспечивает быстрый поиск исполненных документов по их содержанию и видам. Всестороннее использование документов достигается с помощью научно обоснованной первичной классификации документов в делопроизводстве по наиболее существенным признакам их сходства и различия, которая закрепляется в специальных классификационных справочниках - номенклатурах дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, которые создаются в делопроизводстве учреждения и оформлены в соответствующем порядке с указанием сроков хранения дел . Она нужна всем предприятиям для того, чтобы установить единый порядок формирования дел, обеспечить их учет, оперативный поиск документов по содержанию и виду, определить сроки хранения документов, чтобы знать, когда их можно уничтожать. Номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Как классификаторы номенклатуры дел могут быть структурного, производственно-отраслевого и функционального типа. Если в названиях разделов номенклатуры дел (классах в главной таблице) используются названия структурных подразделений учреждения, такая номенклатура дел является классификационным справочником структурного типа. Наименования разделов, которые представляют собой наименования структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, располагаются по уровню значимости подразделений в деятельности учреждения, в последовательности, отвечающей (но не всегда тождественной) официальной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Так, например, государственные органы и органы местного самоуправления, в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела используют названия «Управление делами», «Управление документооборота и контроля», «Административное управление», «Секретариат» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «Профсоюзный комитет», «Профсоюзная организация», «Организация ветеранов предприятия». В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов в главной таблице) номенклатуры дел функционального типа. Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру в связи с каждым изменением структуры организации. Номенклатуры дел производственно-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее (для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления), но они более стабильны и могут пересматриваться действительно только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.

Нормативные и методологические основы для создания номенклатур дел на сегодняшний день устанавливаются Правилами делопроизводства , в соответствии с требованиями которых организация создает свой документный фонд из образующихся в ее деятельности документов с помощью разработки номенклатуры дел и создания дел. Номенклатуру дел как основу формирования документного фонда рассматривают и в Методических рекомендациях . При создании номенклатуры дел следует использовать следующие основные нормативно-методические документы: Основные правила работы архивов организаций (раздел 3.4) - одобрены решением коллегии Росархива 06.02.2002. Документ имеет нормативный статус для государственных организаций и обязателен для негосударственных в части работы с документами Архивного фонда РФ. Ожидается в ближайшее время вместо него (устарел) появление нового документа; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (раздел 3.5) - утверждены Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76. Документ имеет рекомендательный характер, коммерческие структуры тоже могут использовать его как справочник (в том числе для разработки своей инструкции по делопроизводству), т.к. составлен на основании действующих норм по делопроизводству и архивному делу; Кроме этих двух основных документов, при составлении номенклатуры дел следует пользоваться следующими документами: Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения - утвержден приказом Министерства культуры РФ от 31.07.2007 № 1182;

Алгоритм разработки номенклатуры дел делится на 4 этапа работ, при выполнении которых требуются системные знания о деятельности учреждения и о делопроизводстве : 1. необходимо выбрать тип номенклатуры дел организации, разработать классификационную схему (главную таблицу); 2. сформулировать заголовки дел (описать состав и содержание документа, в заголовке дела используя признаки заведения дел) и установить сроки хранения дел; 3. систематизировать заголовки дел в номенклатуре дел в определенной последовательности (по уровню значимости документов и учитывая их взаимосвязь); 4. оформить проект номенклатуры дел, с последующим подписанием, согласованием и утверждением. Номенклатура дел может быть разработана самостоятельно организацией. Положительный момент в этом - максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше самих специалистов учреждения не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними. Отрицательный момент - большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки, Также разработка номенклатуры дел может быть поручена специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг. Положительный момент - служащие учреждения не тратят свое рабочее время и полученный документ, как правило, составлен грамотно. Отрицательный момент - не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

В данной работе в сжатой форме сконцентрированы важнейшие требования по работе с номенклатурой дел учреждения. Дано определение номенклатуры дел. Рассмотрены сущность и функции номенклатуры дел учреждения. Были подробно разобраны типы и виды существующих номенклатур дел. Показано значение данного нормативного документа в вопросах систематизации информации в учреждении. В контрольной работе приведена нормативно-методическая база разработки номенклатуры дел. А также детально описан алгоритм разработки номенклатуры дел. Подводя итоги вышесказанному, можно сделать вывод о том, что организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел. Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти. Вопрос об упорядочении документов в организации всегда был очень важным. Перефразируя известное высказывание, напомним: порядок в документах - порядок в управлении. Первый шаг в этом процессе - разработка номенклатуры дел.

1. Демин, Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов [Текст]/ Ю. Демин.- Издательство: Питер, 2009. 2. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база [Текст]/ О. И. Захаркина, Д. Е. Гусятникова, М. А. Шитова.- Издательство: Омега-Л, 2009. 3. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов [Текст]/ Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. 4. Организация работы с документами: Учебник [Текст]/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1999. 5. Петелин, В. Г. Делопроизводство на предприятии. Краткий курс. Деловая игра «Создай свое предприятие» [Текст]/ В. Г. Петелин.- Издательство: Ось-89, 2006. 6. Пшенко, А. В. Делопроизводство: практич. пособие [Текст]/ А. В. Пшенко, Л.А.Доронина. - М., 2004. 7. Смирнова, Е. П. Делопроизводство для секретаря [Текст]/ Е. П. Смирнова.- М.: Омега-Л, 2010. 8. Эффективное делопроизводство [Текст]// И.В. Клоков, В.С. Пташинский.- Издательство: Питер, 2008. 9. Все о делопроизводстве [Эл. ресурс]: http://delo-ved.ru 10. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 [Эл. ресурс]: КонсультантПлюс http://base.consultant.ru/cons/ 11. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477 [Эл. ресурс]: Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/ 12. Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела: Энциклопедия делопроизводства [Эл. ресурс]: http://www.edou.ru/enc/