Принципы организации документооборота

Данный принцип предполагает, что на предприятии функционирует специализированная служба делопроизводства и все технологические процессы с документами (прием и передача, регистрация и учет, контроль исполнения документов, формирование дел, информационно справочная работа по документам, а также их текущее хранение и подготовка к передаче в архив) сосредоточены в этой службе. Централизация организации делопроизводства дает возможность работникам других структурных подразделений предприятия работать с управленческими документами, так сказать, по существу. Это означает, что они получают для выполнения уже технологически обработанные документы, после чего рассматривают и анализируют их содержание, готовят на их основании другие документы и т.д. При этом нет необходимости в самом структурном подразделении регистрировать эти документы и осуществлять другие делопроизводственные операции, поскольку они были осуществлены службой делопроизводства, на которую возложено выполнение этих обязанностей. При такой организационной форме делопроизводства в структурных подразделениях не предусмотрена должность секретаря. С точки зрения организации делопроизводства централизованная форма работы с документами является эффективной, поскольку обеспечивает полный цикл технологической обработки документов в одном подразделении предприятия - службе делопроизводства. Такая форма дает возможность: внедрять единую систему электронного делопроизводства; наиболее рационально использовать средства компьютерной и оргтехники; сокращать объемы документооборота; надежно обеспечивать сохранность документационного фонда предприятия; квалифицированно проводить экспертизу ценности документов; реализовывать единый порядок отбора и учета документов, подлежащих постоянному и длительному (более 10 лет) хранению

Основное требование к организации документооборота заключается в том, что прохождение документов на предприятии должно быть оперативным и осуществляться с минимальными затратами времени и труда. Рациональная организация документооборота на предприятии предусматривает: - прямоточное движение документов (т.е. документы должны проходить кратчайшим способом, без лишних перемещений); - сокращение инстанций, в которые попадают документы на пути к выполнению (в частности при рассмотрении, регистрации, согласования и т.п.); - однократность технологических операций по обработке документов; - рациональное расположение в заведении структурных подразделений и рабочих мест. Выполнение указанных требований возможно только при условии централизации делопроизводства, тщательно продуманной технологии обработки документов, последовательности выполняемых операций. Желательно разработать на предприятии схему документооборота, а также маршрутные и технологические карты на служебную документацию. Например, схема документооборота на небольшом предприятии может быть такой (рис. 1). Составление маршрутных схем на отдельные потоки (группы документов) помогает выяснить следующие вопросы: - через какие структурные подразделения или каких исполнителей проходят определенные группы документов (например, договоры, акты о предоставлении услуг / выполнении работ); - в какой последовательности движется документ; - сколько раз документ попадает в одно и то же структурное подразделение или к тому же исполнителю; - какие технологические операции по документу осуществляются в каждом структурном подразделении или каждым конкретным исполнителем.

Движение документов между исполнителями должно быть прямоточным, т.е. исключать косвенные маршруты и необоснованные возвраты. Документы могут возвращаться в отдел или к исполнителю повторно, лишь в случаях крайней необходимости: важные дополнения, необоснованные исключения из документа значимой информации и др. Кроме того, как исключение на этапе резолюции документа руководителем документ дважды проходит через секретаря, так как именно он является посредником между руководителем и исполнителем. В рамках данного принципа следует соблюдать также принцип однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Различные операции по обработке документов следует выполнять параллельно, чтобы сократить время пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность выполнения.

Важным этапом в процессе документооборота является процедура согласования документов, то есть визирование документов заинтересованными людьми. С целью рационализации документооборота, визирование проекта документа следует закрепить только за должностными лицами, мнение которых имеет непосредственное влияние на управленческое решение. Процедуру согласования наиболее важных документов следует закрепить в инструкции по делопроизводству. К таким документам относятся, например, распорядительные документы, письма, договора и др. Кроме того, очень важно в организации согласования проектов документов сократить время на их визирование. Очень часто согласование документов занимает до одного месяца, а то и больше. За это время документ может утратить свою актуальность. Для избегания такой ситуации, следует установить сроки визирования документов в инструкции по делопроизводству не больше 3-5 дней .

Путь документов должен быть определен принятым управленческим процессом в каждой конкретной организации. Например, если руководитель требует, чтобы все получаемые документы сначала доводились до его сведения, и только он определяет исполнителя, такой путь документов будет многоступенчатым сверху вниз. Если же функции четко разграничены между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов попадает сразу к исполнителям. Так же от принятого в организации порядка разграничения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам аппарата зависит движение документов при согласовании и подписании. При проектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемы основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок разработки различных их категорий и установить на их основе оптимальный порядок работы с документами . Как правило, основными участниками документооборота являются: руководитель, секретари, руководители структурных подразделений, канцелярия и другие подразделения, ответственные за регистрацию и организацию работы с документами. Взаимодействие между основными участниками документооборота осуществляется в процессе передачи документов на подписание, согласование, ознакомление, выполнение, регистрацию. Традиционно в отечественной практике документы в подразделения направляются от руководителя к руководителю, «спускаясь» до конкретных исполнителей. Это позволяет каждому руководителю контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и часто формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Поэтому при разработке схем документооборота целесообразно составлять рациональный маршрут документов для выполнения должностными лицами таких процессов: Руководителями - визирование документов; прием решения о маршруте продвижения документов; проведение анализа сведений; принятие мер по улучшению исполнительской дисциплины. Канцелярией - прием документов; регистрация; рассылка; контроль за модификацией; получение информации об исполнителе; выдача напоминаний и сводок; снятие документов с контроля. Исполнителями - получение документов на выполнение; подготовка исходных документов; подписание у руководства и передача в канцелярию; получение распорядительной информации; отчет о состоянии выполнения документа.

В ходе проведенного в работе исследования относительно организации документооборота, мы установили, что при установлении требований организации документооборота следует исходить из следующих принципов: централизации приема и отправки документов; распределения документов на документопотоки, которые имеют одинаковый маршрут; организации предварительного рассмотрения документов, которые поступают в организацию; исключения возвратных движений документа, которые не обусловлены деловой необходимостью; однократности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организации; устранения необоснованных согласований проектов документов, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа; регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов. Рассмотренные принципы рациональной организации документооборота универсальны и должны соблюдаться в любой организации, независимо от характера и содержания ее деятельности. Таким образом, цель работы достигнута.

1. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76). 2. Анодина Н.Н. Документооборот в организации: практическое пособие / Н.Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2009. – 173 с. 3. Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря / Ассоц. бухгалтеров, аудиторов и консультантов; под ред. Г. Ю. Касьяновой. – М.: АБАК, 2011. – 267 с. 4. Корнеев И.К. Управление документами: учебник / И.К. Корнеев, А.В. Пшенко, В.А. Машурцев. – М.: ИНФРА-М, 2010. – 298 с. 5. Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / А. А. Раздорожный. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 302 с. 6. Янковая В.Ф. Правила организации документооборота [Электронный ресурс]. URL: http://www.sekretariat.ru/magazine/archive/fascicle170/677/ (дата обращения: 20.06.2014)