Стандартизация в ДОУ: цели. принципы, функции и задачи, методы.

Хотелось бы отметить, что управленческая деятельность в абсолютно любой компании основывается на обработке всех поступающих официальных документов в не зависимости от различных способов их пересылки, видов определенных носителей, а также производстве документной информации, официальных документов, которые предназначены для внутреннего использования на самом предприятии, для внешнего применения. Все это предполагает наличие определенных технологий обработки. Для преобразования всей информации и поступающих документов в информацию, которая направлена именно на достижение определенного результата, служат специализированные технологии. Данное понятие «технология» применяется в промышленном производстве, а также определяется некоторая как система способов обработки материалов, приемов изготовления товаров в производственном процессе. Распространяя все содержание данного понятия на документационное обеспечение управления (ДОУ), а также учитывая некоторую специфику информационных процессов, на которых оно основывается, технологию ДОУ можно определить как систему способов и методов сбора и передачи, а также обработки и накопления, хранения определенных документов, документной информации именно на основе использования единых методических приемов, правил. Хотелось бы отметить, что в управлении достаточно широко применяются электронные средства создания, а также обработки документов, именно поэтому документооборот может рассматриваться как составная часть всего информационного обеспечения управления. Он состоит из движения информационных потоков предприятия, то есть их получение и обработка, а также переработка и использование. То есть, какая бы технология не применялась для обработки документов, организация документооборота всегда должна основываться на некоторых принципах, или же правилах, которые обеспечивают оперативное прохождение документов по самому короткому пути, с наименьшими временными затратами. Можно сказать, что работа с документами, в не зависимости от определенной организационно-правовой формы, строится именно на основе различных законодательных, а также нормативно-методических актов, которые касаются некоторых вопросов документирования, работы предприятий. Вообще нормативно-правовая база делопроизводства является совокупностью определенных законов и нормативных правовых актов, а также методических документов, которые регламентируют технологию создания документов и их обработки, а также хранения, использования в текущей работе организации, деятельность службы делопроизводства, то есть ее структуру и функции, а также штаты и техническое обеспечение и прочие аспекты. То есть она регулирует определенные правила оформления всех документов, определенные правила работы с различными документами, обеспечение сохранности всех документов, а также порядок их передачи на архивное хранение, различные юридические аспекты, которые связаны с документами, и прочие вопросы. Вообще управление организацией представляется как определенный процесс получения некоторой информации, и ее обработки, а также принятия управленческого решения, доведения его до конечного исполнителя. Для принятия наиболее правильного управленческого решения нужна полная и оперативная, а также достоверная информация.

Хотелось бы отметить, что стандартизация является процессом установления, а также применения различных стандартов, под которыми принято понимать определенный образец и эталон, а также модель, которые принимаются именно за исходные для сопоставления с ними прочих подобных объектов. Можно сказать, что стандарт именно как определенный нормативно-технический документ определяет некоторый комплекс норм и правил, различных требований к объекту стандартизации, утверждается каким-либо компетентным органом. Использование стандартов активно способствует улучшению качества определенного создаваемого документа. В нашей стране деятельность по стандартизации постоянно координируется различными государственными органами стандартизации. Под унификацией принято понимать приведение к единой системе или же форме, а также единообразию. По определенному официальному определению унификация является выбором наиболее оптимального числа разновидностей продукции и процессов, значений их параметров, а также размеров. Различные управленческие документы, которые используются в различных сферах, а также органах управления, должны всегда оформляться единообразно. Все это дает возможность включать документы в некоторую единую для государства систему делопроизводства. Стандартизация также способствует их более оперативной обработке, исполнению, существенно снижает временные затраты на работу с различными документами, как делопроизводственного персонала, так и всех сотрудников управленческого аппарата. Вообще в документоведении такие понятии, как унификация, а также стандартизация рассматриваются как определенные процессы установления целостного подхода при создании, а также оформлении документов. Но между данными понятиями нельзя устанавливать знак равенства. Можно сказать, что стандартизация документов является высшей степенью их унификации, а также доведение ее результатов до уровня определенной обязательной правовой формы. Различные требования стандарта носят обязательный характер именно в пределах сферы его распространения. Именно поэтому унификация, как правило, проводится как некоторый предварительный этап стандартизации, однако она может быть также самостоятельным видом деятельности. Конечным результатом работы по унификации, а также стандартизации различных документов могут быть определенные стандарты на отдельные документы или же отдельные виды какой-либо продукции, а также на различные унифицированные системы документации. Хотелось бы отметить, что наиболее рационально организованный определенный комплекс связанных между собой документов, который создан по каким-либо единым правилам, а также требованиям, применяемый в некоторой области деятельности, принято называть унифицированной системой документации или УСД. Таким образом, суть стандартизации заключается именно в возведении в норму, которая является обязательной для применения, некоторых оптимальных правил, требований по разработке, а также оформлению документов, которые приняты в установленном порядке для всеобщего, многократного их использования в делопроизводстве. Определенные результаты разработки оформляются в виде различных межгосударственных (ГОСТ) и государственных (ГОСТР), а также отраслевых (ОСТ) стандартов , стандартов предприятий, организаций и учреждений (СТП). Рассмотрим основные требования к разработке определенных унифицированных форм документов. Различные унифицированные формы документов разрабатываются именно при возникновении необходимости формирования совершенно новых показателей для решения некоторых задач управления. Не допускается дублирование показателей в разных формах документов.

Можно сказать, что делопроизводство является деятельностью по созданию различных документов, а также дел именно в соответствии с определенными государственными стандартами, организации работы с ними, то есть создание необходимых условий для движения и поиска, а также хранения документов. Технологию ДОУ можно определить как систему способов и методов сбора и передачи, а также обработки и накопления, хранения определенных документов, документной информации именно на основе использования единых методических приемов, правил. Сегодня стандарт именно как определенный нормативно-технический документ определяет некоторый комплекс норм и правил, различных требований к объекту стандартизации, утверждается каким-либо компетентным органом. Использование стандартов активно способствует улучшению качества определенного создаваемого документа. В нашей стране деятельность по стандартизации постоянно координируется различными государственными органами стандартизации. Различные управленческие документы, которые используются в различных сферах, а также органах управления, должны всегда оформляться единообразно. Все это дает возможность включать документы в некоторую единую для государства систему делопроизводства. Стандартизация также способствует их более оперативной обработке, исполнению, существенно снижает временные затраты на работу с различными документами, как делопроизводственного персонала, так и всех сотрудников управленческого аппарата.

1. Анодина, Н. Н. Документооборот в организации : практическое пособие / Н. Н. Анодина. – М. : Омега-Л, 2009. – 173 с. 2. Басаков, М. И. Делопроизводство: документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003 : учеб. пособие / М. И. Басаков. – М. : Дашков и К°, 2010. – 347 с. 3. Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и Документооборот: Учебное пособие. – М.: Эксмо, 2011. – 560 с. 4. Белов А.А., Сонин Д.О. Системные принципы построения документационного обеспечения управления // Вестник Ивановского государственного энергетического университета. – 2012. – № 1. – С. 17-20. 5. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2013. – 172 с. 6. Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря / Ассоц. бухгалтеров, аудиторов и консультантов ; под ред. Г. Ю. Касьяновой. – М. : АБАК, 2011. – 267 с. 7. Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2012. – 544с. 8. Документоведение и документационное обеспечение управления: некоторые вопросы теории и практики : сб. ст. / Гос. образоват. учреждение высш. проф. образования «Алт. гос. ун-т», Фак. полит. наук, Каф. документоведения ; отв. ред. А. Р. Ивонин. – Барнаул : Изд-во АГУ, 2010. – 112 с. 9. Корнеев, И. К. Управление документами : учебник / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. – М. : ИНФРА-М, 2010. – 298 с. 10. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 2012. – 264 с. 11. Анализ современной нормативной базы по делопроизводству (стандарты, законы, инструкции). – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.managway.ru/mways-772-1.html 12. Международные стандарты в сфере документационного обеспечения организационных процессов как условие перехода к управлению знаниями. – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.rae.ru/monographs/84-2996 13. Нормативно-методическая база ДОУ. – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/3.htm 14. Стандартизация. – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/9.htm 15. Янковая В.Ф. Принципы организации документооборота. – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.profiz.ru/sr/7_2005/1549/