Организация учета документов в архивах: цели, задачи, принципы и методика проведения учета

Актуальность темы исследования определяется тем, что обеспечение сохранности документов является основной задачей архивов. Сложность решения проблемы определяется тем, что документы на «вечное» хранение еще никто не создавал. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а возможности восстановления остаются скромными. Современный подход к решению данной проблемы основан на принципе постепенного перехода к дифференцированному, выборочному принципу обеспечения сохранности архивных документов с учетом их ценности и физического состояния. Также актуальность данной темы выражается в том, что сама образовательная система постоянно развивается, увеличивается объем документов, а так же их количество, что в свою очередь приводит к необходимости более внимательно и ответственно подходить к вопросу сохранности архивных документов. Предметом данной курсовой работы является архивное дело в организации. Объектом данной курсовой работы является архив ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет» Целью данной курсовой работы является анализ организации учета документов в архивах на примере ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет». Для реализации данной цели были сформулированы следующие задачи: 1. Ознакомиться с понятием и значением архива 2. Изучить цели, задачи и принципы учета документов в архивах 3.

---

Качественная дипломная работа под заказ в Краснодаре . Обращайтесь в Work5.

---

. Изучить с комплексной автоматизацией деятельности архивов 4. Дать краткую характеристику деятельности архива ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет» 5. Изучить организацию учета документов в ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет» При написании данной курсовой работы были использованы следующие методы: анализ, синтез, обобщение и др. Для написания данной курсовой работы использовалась, нормативно-правовые акты, государственные стандарты и регламенты, специальная литература, статьи специалистов в архивном деле, внутренние документы образовательной организации. Для рассмотрения особенности деятельности архивов образовательных организаций, была изучена литература и статьи по данному вопросу таких авторов как: С.И. Цеменковой, В.П. Козлова, М.В. Ларина, С.Ю. Кабашова, М.И. Басакова и др. Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы

Проанализировав основные направления работы архивов образовательных организаций, можно сказать, что вне зависимости от типа и типа организации ее архив будет выполнять задачи комплектования, регистрации документов, организации хранения документов, использования документов, передачи документы на хранение в государственный архив. Рассмотрев документальный фонд образовательной организации высшего профессионального образования, можно сказать, что документация образовательной организации, составляющая ее документальный фонд, представляет собой значительную по объему и разнообразную по видовому составу документацию. комплексы, отражающие общее руководство и конкретную деятельность образовательной организации. Изучив архив Российского государственного профессионального педагогического университета, можно сказать следующее - архив Российского государственного педагогического университета является структурным подразделением кафедры делопроизводства. В своей деятельности архив руководствуется нормативными правовыми актами в области архивного дела, а также локальными актами, регулирующими и регулирующими все аспекты его работы. Архив РГППУ выполняет следующие направления работы: организация хранения и обеспечение сохранности документов, учет документов, комплектование архива, организация использования документов, передача дел на государственное хранение. На хранение в архив принимаются следующие документы: личные дела студентов, аспирантов, докторантов; личные дела ППС, абитуриентов и сотрудников вуза; лицевые счета сотрудников, приказы ректора по основному виду деятельности и персоналу. С каждым годом увеличивается документооборот, а значит, увеличивается и объем документов, поступающих в архив, на хранение, а значит, требуется увеличение архивов. Для экономии места и защиты информации и документов от физического уничтожения, а также для быстрого поиска необходимых документов в архиве РСВПУ было предложено ввести электронный архив. Это предложение значительно ускорит поступление в архив документов, которые на данный момент остаются необработанными. В этом решении полезную роль может сыграть привлечение сторонней аутсорсинговой организации, так как объем документов, не полученных в архиве, велик, а сотрудники архива РСВПУ могут быть не готовы перейти на электронный архив. Действия профессионалов позволят без ошибок и в кратчайшие сроки поместить необработанные документы в архив. После этого в дальнейшем можно будет перейти на самостоятельное ведение электронного архива.

1. Федеральный закон от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Электронный ресурс. Режим доступа: http://base.garant.ru/12137300/ 2. Решение Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. «Основные правила работы архивов организаций». Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/ 3. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения) / М.И. Басаков. – М.: КноРус. – 2020. – 162 с. 4. Бурова Е.М., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение: теория и методика / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева. – М.: Термика. – 2019. – 185 с. 5. Бурова Е.М., Муравьева Н.А. Справочник по архивному делу для работников и организаций / Е.М. Бурова, Н.А. Муравьева. – М.: Термика. – 2018. – 163 с. 6. Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учебное пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. – М.: Флнта. – 2019. – 166 с. 7. Козлов В.П. Архивоведение: учебник и практикум / В.П. Козлов. – М.: Юрайт. – 2021. – 330 с. 8. Козлов В.П. Российское архивное дело / В.П. Козлов. – М.: Юрайт. – 2017. – 336 с. 9. Куняев Н.Н. Информационные технологии в документационном обеспечении управления в архивном деле: учебник / Н.Н. Куняев. – М.: Логос. – 2016. – 408 с. 10. Ларин М.В. Варламова Л.Н. Сборник учебно-методической документации по направлению подготовки бакалавров «Документоведение и архивоведение». Базовая часть / М.В. Ларин, Л.Н. Варламова. – М.: Термика. – 2015. – 163 с. 11. Попов А.В. Архивоведение. Зарубежная Россика / А.В. Попов. – М.: Юрайт. – 2020. – 169 с. 12. Ралот А.А. Архивное дело: учебник / А.А. Ралот. – М.: Издательские решения. – 2018. – 128 с. 13. Раскин Д.И. Архивоведение / Д.И. Раскин. – М.: Юрайт. – 2020 г. – 372 с. 14. Тельчаров А.Д. Архивоведение / А.Д. Тельчаров. – М.: Дашков и К. – 2019. – 145 с. 15. Технотронные документы - информационная база источниковедения и архивоведения. – М.: Издательский центр РГГУ. – 2011. – 320с. 16. Цеменкова С.И. Архивоведение. История архивов России с древнейших времен до начала ХХ век / С.И. Цеменкова. – М.: Юрайт. – 2020. – 154 с.